Stadt Marsberg

Zeiterfassung per App

Herausforderung

Welche positiven Auswirkungen eine hohe Mitarbeitermotivation nach sich zieht, erlebte die Verwaltung der nordrhein-westfälischen Stadt Marsberg eindrucksvoll im vergangenen Jahr. Am 1. August 2017 – und damit fünf Monate früher als geplant – war mit dem Start in den Echtbetrieb das Ziel erreicht: mittels mobiler Zeiterfassung die „Zettelwirtschaft“ im städtischen Betriebshof zu beenden. Der Grund dafür: Ein von Anfang an vorhandenes und von den 32 Mitarbeitern konsequent verfolgtes Engagement, den manuellen Stundenzettel durch die direkte Erfassung der Tagesleistungen über eine Smartphone-App ad acta zu legen. Mit Erfolg. Durch den so erzielten Zeitgewinn zwischen der Datenerfassung vor Ort und ihrer Verfügbarkeit in der IT sorgte der Wechsel in den digitalisierten Ablauf nicht nur für eine beträchtliche Produktivitätssteigerung. Vielmehr qualifizierte sich die Stadt im Sauerland mit diesem Projekt, das laut Jury-Begründung zeigt, welche Chancen die Digitalisierung auch für vermeintlich wenig IT-affine Bereiche der Kommune bietet, als Finalist beim Innovationspreis 2017 von Axians Infoma.

Lösung

Für diesen „echten Qualitätssprung in der Verwaltung der städtischen Ressourcen“, wie Betriebshofleiter Florian Müller konstatiert, ist die App Mobile Datenerfassung (MDE) von Infoma newsystem im Einsatz. Sie macht Schluss mit der Doppelerfassung von Leistungen und der daraus resultierenden Fehlerproblematik durch falsche Übertragung, unrichtige Auftragsnummern und unvollständige oder nicht lesbare Aufschriebe.

Initiiert wurde das Projekt in Marsberg gemeinsam von Kämmerei, Haupt- und Personalamt und Betriebshof. Hintergrund war, den aufwändigen Prozess der Auftrags- und Zeiterfassung für die Mitarbeiter von Betriebshof und Verwaltung effizienter und vor allem papierlos zu gestalten. Gleichzeitig sollten die automatisierte Erkennung von Zuschlägen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) und die Einführung von Leistungsarten, wie z.B. Tätigkeitsschlüsseln, realisiert werden.

Bis dato hatten die Betriebshof-Mitarbeiter ihre schriftlichen Rapportzettel in die Verwaltung gegeben, die alle Informationen wie z.B. Zuschläge oder Überstunden erfassen und die entsprechenden Kosten im Rahmen der internen Leistungsverrechnung zuordnen musste. Es folgten im Anschluss die Abrechnung über die Budgets sowie eine nochmalige Prüfung – Grund genug, den Prozess durch Digitalisierung zu optimieren.

Der in einer Kick-off-Veranstaltung festgelegte Zeitrahmen von etwas mehr als einem Jahr für die Testphase sah zunächst den Start in den Produktivbetrieb für Anfang 2018 vor und hatte in erster Linie das Ziel, einen möglichst reibungslosen Übergang auf die mobile Erfassung sowohl technisch als auch mitarbeiterorientiert zu gewährleisten.

Dafür wurden zunächst fünf Bauhof-Mitarbeiter mit den mobilen Geräten ausgestattet. Sie hatten die Aufgabe, zwei Monate lang ihre Stundenzettel doppelt, also manuell und mobil, zu erfassen. Um die Qualität der Eingabe zu analysieren, wurden die Daten in der Buchhaltung plausibel geprüft. Ihre hohe Qualität stellte sich schnell heraus.

Parallel glich die Verwaltung zudem die manuell erfassten mit den aus den Mobilgeräten übernommenen und automatisch generierten TVöD-Daten ab. Das Ergebnis sorgte für allgemeine Zufriedenheit. Anstelle der manuellen Erfassung durch die Verwaltung gibt es nun nur noch eine Übernahme und Überprüfung der mobilen Daten.

Nutzen

Für Antonius Löhr, Allg. Vertreter des Bürgermeisters und Kämmerer der Stadt Marsberg, liegen die Vorteile der fast ein halbes Jahr früher in die tägliche Praxis gestarteten digitalen Abläufe auf der Hand: „Es müssen keine „kryptischen“ Stundenzettel mehr erfasst werden und die Standardisierung der Auftrags- und Zeiterfassung durch die Mobilgeräte ermöglicht bessere Auswertungen. Beispielsweise lassen sich Bautätigkeiten an Schulen abrechnungstechnisch jetzt zeitnah per Knopfdruck ermitteln.“

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Neben dem großen Nutzen erhöht die Mobility auch den Spaß an der Arbeit! So unterstützt die moderne Technologie die 26 Betriebshof-Mitarbeiter dabei, ihre Tagesleistungen am Einsatzort schnell und komfortabel zu erfassen – für die sechs Saisonarbeiter übernimmt das der Kolonnenführer; Favoriten erleichtern zudem das Reporting. Die Betriebshofleitung kann nun die Daten der Mitarbeiter schneller überprüfen und korrigieren und verfügt über wesentlich aktuellere Leistungs- und Auftragsdaten im System. Last but not least profitiert auch die Verwaltung von der Mobilen Datenerfassung. Für die beiden zuständigen Mitarbeiter entfallen vollständig die manuelle Übertragung von Rapport-Zetteln und damit die Gefahr von Fehleingaben; Überstunden-, Nacht- und Feiertagszuschläge werden aus den mobilen Daten automatisiert generiert. Kurzum: Die App bietet allen Beteiligten mehr Komfort und Qualität, erweist sich darüber hinaus aber auch als Schlüsselinnovation für die digitale Steuerung in einer „Smarten Verwaltung“.

„Die Entscheidung, die Arbeitsaufträge digital zuzuordnen, die Zeit automatisch zu erfassen, zu verbuchen und abzurechnen, hat unsere Leistungsfähigkeit deutlich erhöht und unsere Kultur positiv verändert“, zieht Antonius Löhr Bilanz und hofft, „dass unser erfolgreiches Projekt auch andere Bereiche offener an neue Ideen herangehen lässt. Denn mit einer solchen App sind viele Einsatzmöglichkeiten denkbar.“

Nachgefragt bei Antonius Löhr, Allg. Vertreter des Bürgermeisters und Kämmerer der Stadt Marsberg

Frage: Wie haben die Mitarbeiter auf die digitale Umstellung reagiert?

Antwort: Wir haben von Anfang an Wert auf größtmögliche Transparenz gelegt. Das heißt, wir haben mit Unterstützung der Bauhofleitung und Vertretern aus dem Personalrat in vielen Gesprächen den Mitarbeitern das Projekt genau erläutert und konnten so auch Bedenken ausräumen, die z.B. hinsichtlich einer möglichen Arbeitszeitkontrolle aufkamen. Das hat überzeugt, sodass wir mit keinerlei Widerständen kämpfen mussten. Vielmehr ermöglichte uns die enorme Motivation der Mitarbeiter die Umsetzung in weitaus kürzerer Zeit als vorgesehen.

Frage: Wo sehen Sie den besonderen Vorteil des Projekts?

Antwort: Neben der erreichten Prozessoptimierung ist es die höhere Produktivität. Vor rund 30 Jahren wechselte die Verwaltung von Lochkarte und Microfiches auf PC-Arbeitsplätze. Nun steigt unser Betriebshof von der Zettelwirtschaft auf die mobile Erfassung um. Beides steigerte deutlich die Leistungsfähigkeit unserer Kommune.

Frage: Welchen Tipp würden Sie Kommunen geben, die ähnliche Projekte angehen wollen?

Antwort: Verwaltungsprozesse sollten nicht nur in Teilen, sondern immer in der Gesamtheit auf ihre Effizienz überprüft werden. Meist bieten sich dann hochintegrative IT-Verfahren an, die Abläufe wesentlich zu vereinfachen.

Referenzkundenfilm

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