Stadt Dornhan

Online-Zählerstandserfassung reduziert Aufwand für Verwaltung und Bürger

Mit der Einführung der Online Zählerstandserfassung haben sich unsere Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht: manuelle Erfassungsfehler entfallen und die Daten werden automatisch auf abweichende Angaben zum Vorjahr geprüft. Das verhindert schon im Vorfeld Fehleingaben.

Same procedure as every year! Jedes Jahr versenden die Kommunen Ablesekarten zur Erfassung der Zählerstände an die Haushalte. So auch die auf einer sonnigen Höhenlage am Rande des Schwarzwalds gelegene Stadt Dornhan. Rund 2.200 Karten werden hier gegen Ende eines Jahres verschickt, um den Wasser-Verbrauchsstand der vergangenen zwölf Monate zu ermitteln. Für den Empfänger bedeutete dies bis dato: Zählerstand ablesen, Karte ausfüllen und zurückschicken. In der Verwaltung war der Aufwand ungleich höher: Hier galt es, die eingegangenen Karten zunächst nach den acht Ortsteilen und dann nach Straßen zu sortieren, auf Plausibilität zu prüfen und bei Unstimmigkeiten noch einmal nachzufragen, in die entsprechenden Ableselisten einzutragen und anschließend alphabetisch nach Straßen abzulegen.

Herausforderung

Um den Arbeitsprozess zu optimieren und gleichzeitig den Service für die Bürger zu verbessern, suchten die Dornhaner nach einer effizienten Möglichkeit, die das Prozedere der Zählerstandserfassung für beide Seiten vereinfachen sollte. Mit Erfolg, seit Dezember 2014 können die Bürger ihre Verbräuche auch online an die Verwaltung übermitteln. Die Aufbereitung und Verarbeitung der erfassten Zählerstände erfolgt über das in Dornhan genutzte und beim IT-Dienstleister KIRU gehostete Infoma newsystem Finanzwesen.

Lösung

Entwickelt wurde die Online-Lösung von Axians Infoma in einem Pilotprojekt mit der Dornhaner Verwaltung und weiteren Kommunen. Dabei formulierte Ziele waren sowohl die einfache Erfassung der Zählerstände und Reduzierung der manuellen Erfassungszeiten als auch eine Verringerung der Papiermengen und die Verkürzung des Rückmeldezeitraums durch Wegfall der Postlaufzeiten. „Wichtigste zu erfüllende Anforderung war für uns aber die automatisierte Prüfung der Bürgereingaben im System“, erläutert Jens Behling, stellvertretender Kämmerer und Steueramtsleiter bei der Stadt Dornhan. „Wenn also ein niedrigerer Zählerstand als im Vorjahr eingegeben wird, erfolgt sofort eine Warnung. Das Gleiche passiert, wenn beispielsweise nur 20 Kubikmeter Wasserverbrauch angegeben werden, es bisher aber immer 100 Kubikmeter waren. Auch hier kommt sofort ein entsprechender Hinweis für den Online-Nutzer, die Angabe noch einmal zu überprüfen. Das erleichtert uns natürlich die Arbeit sehr, denn so werden im Vorfeld bereits eventuelle Fehler entdeckt und korrigiert.“

Grundlage dieser effizienten Vorgehensweise ist ein von Axians Infoma mit der Stadt Dornhan als Initiator und weiteren Kommunen erarbeitetes Konzept, dessen Realisierung in enger Zusammenarbeit mit allen Beteiligten erfolgte. Dabei hatten die Verwaltungen als Pilotanwender den Vorteil, definieren zu können, welche Voraussetzungen und Funktionen umzusetzen waren. Und auch während der Testphase wurden noch Änderungen durchgeführt, die sich erst im Einsatz als notwendig herausgestellt hatten. Auf diese Weise entstand eine Lösung, die alle Anforderungen der Piloten erfüllte.

In Dornhan nutzten knapp elf Prozent der Haushalte schon im ersten Lauf die Möglichkeit, ihre Zählerstände über das von Axians Infoma eingerichtete und betriebene Internet-Portal anzugeben. Und es hätten sogar noch mehr sein können, wäre die Deadline 31.12.2014 eingehalten worden. Jens Behling: „Es gab nach diesem Termin noch eine ganze Reihe von Interessenten, die online melden wollten, aber das Portal war nur bis zu diesem Tag freigeschaltet.“

Dennoch ist er mit der Resonanz zufrieden, die nach seiner Meinung vor allem auf das einfache Prinzip zurückzuführen ist: „Wir haben mit den Ablesekarten ein Anschreiben verschickt und darin die Online-Alternative angeboten. Auf jeder Karte stand hinter der Web-Adresse ein individueller Code. Nach dessen Eingabe – wahlweise per Computer, Tablet oder Smartphone – erschienen auf der Internet-Seite sofort Kassenzeichen und Zählernummer, sodass vom Nutzer nur noch der aktuelle Zählerstand einzutragen war.“

Neben dem Aufruf des Portals über den personalisierten Link konnte aber auch ein QR-Code genutzt werden, der direkt auf die Seite führte. Ein gemeinsam mit Axians Infoma auf der Internet-Seite eingerichteter individueller Text erläuterte zudem allen, die nicht über den Link auf die Internet-Seite zugegriffen hatten, wie und in welcher Weise das Kassenzeichen einzugeben war.

Nutzen

Jens Behling zieht nach der ersten Echtbetriebsphase eine positive Bilanz. Für ihn hat sich der Arbeitsablauf spürbar vereinfacht, die Bürger können sich über einen komfortablen Service freuen. Und wenn es Ende des Jahres wieder heißt „Same procedure as every year“ erleichtert ihm eine bereits installierte, aber noch nicht aktivierte Funktion dann die Arbeit zusätzlich: Automatisch erhält er zu jedem online abgegebenen Jahresverbrauch eine Mail über den Zählerstand und ist damit bei Rückfragen sofort auskunftsfähig, ohne aufwändige Suchaktionen starten zu müssen. Für ihn ein weiteres Leistungsmerkmal, das für noch mehr Komfort und Effizienz sorgt.