Kreis Bergstraße

Vertragsverwaltung managt alle Verträge

Herausforderung

Der hessische Kreis Bergstraße präsentiert sich als Region mit Zukunft. Die in Deutschland einmalige Zugehörigkeit zu zwei Metropolregionen – Rhein-Main und Rhein-Neckar –, ein wirtschaftliches Rückgrat mit einem sowohl prosperierenden Mittelstand als auch zahlreichen Global Players und ein auf insgesamt sieben Universitäten und Hochschulen in der Umgebung basierendes hohes Bildungsangebot machen den Kreis zu einem gefragten Standort. Diese Leistungsfähigkeit spiegelt sich auch in der Verwaltung wider. Bereits seit 2008 ist hier die Doppik der führende Buchungsstil, ergänzt durch integrierte Verfahren wie Anlagenbuchhaltung, Vollstreckung und Zentrale Adressverwaltung, um im Hinblick auf noch mehr Bürgernähe, Transparenz und Wirtschaftlichkeit die Abläufe weiter zu optimieren.

Entschieden haben sich die Verantwortlichen seinerzeit für Infoma newsystem von Axians Infoma. Die Softwarelösung bot ihnen aufgrund ihrer Integrationsfähigkeit und der kontinuierlichen Weiterentwicklung die Grundlage, auch Anforderungen zu erfüllen, die sich zu einem späteren Zeitpunkt ergeben. So zum Beispiel beim Thema Vertragsverwaltung, das in der Regel einen hohen organisatorischen Aufwand bedeutet – existieren in einer kommunalen Verwaltung doch eine Vielzahl unterschiedlichster Verträge. Diese sind oftmals über die verschiedensten Abteilungen verteilt und werden dort auf unterschiedliche Weise gehandhabt. Sich einen Gesamtüberblick über dieses Sammelsurium an Schriftstücken zu verschaffen, ist zeit- und arbeitsintensiv. Hinzu kommt, dass unter Umständen zusätzliche Kosten entstehen, dann nämlich, wenn Verträge nicht rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden.

Auch der rund 263.000 Einwohner zählende Kreis Bergstraße sah hier Handlungsbedarf. „Bis dato hatten wir unsere Vertragsdaten und -dokumente in einem selbst entwickelten Sharepoint-Web hinterlegt“, erläutert Peter Seliger, Controlling. „Unsere Anforderung an Axians Infoma war, neben der reinen Vertragsverwaltung die vorhandenen Daten auch an die Finanzbuchhaltung zu übergeben und darüber hinaus aus dem System mittels Vorlagen z.B. eine Buchungsanordnung oder ein Kündigungsschreiben erzeugen zu können.“

Lösung

Frei nach dem Motto „Gemeinsamkeit macht stark“ entschied sich der Landkreis, mit fünf anderen Kommunen das Projekt als Pilotkunde umzusetzen. Dafür sondierte Axians Infoma in Einzelgesprächen die Bedarfslage. In einem gemeinsamen Termin mit allen Pilotämtern wurden dann der grundlegende Funktionsumfang bzw. die Anforderungen besprochen. Dazu Peter Seliger: „Der Vorteil eines Pilotanwenders ist, dass man seine Erfahrungen und Anregungen einbringen kann.“

In der Kreisverwaltung sowie in einer Beteiligung des Kreises Bergstraße, die als Mandant geführt wird, übernimmt das Infoma newsystem-Modul Vertragsverwaltung die Verwaltung und Steuerung aller vorhandenen Verträge. Derzeit sind rund 1.470 Verträge im System – Versicherungs-, Handy-, Leasingverträge, Zeitschriftenabonnements etc. –, die nach der Freigabe von 65 Mitarbeitern dezentral verwaltet werden sollen.

Alle Verträge vereinigt das Modul in einem zentralen Verzeichnis. Der Anwender erhält einen Überblick über die zu zahlenden Beträge, dem Vertrag zugeordnete Dokumente sowie über anstehende Fristen, die eingehalten werden müssen. Dabei können sich die zuständigen Mitarbeiter auf Wunsch über fällige Fristen per Wiedervorlage bzw. per E-Mail benachrichtigen lassen. Nach bestimmten Verträgen kann mit Hilfe der Explorer-Technik gesucht werden.

Neben dieser komfortablen Verwaltung erhofft sich der Kreis Bergstraße durch die Integration in die Buchhaltung zum einen weitere Synergieeffekte. Da beispielsweise im Vertragswesen alle auch buchhalterisch benötigten Daten, wie Debitoren/Kreditoren, Kostenträger, Kostenstellen, Betrag, Vertragsnummer etc., vorhanden sind, können diese Daten direkt in die Finanzbuchhaltung importiert werden, ohne sie noch einmal manuell eingeben zu müssen. Darüber hinaus ist es künftig den verantwortlichen Mitarbeitern leichter möglich, sich einen Überblick über die eigene Vertragslandschaft zu verschaffen und Finanzdaten für Reporting und Planung zu verwenden.

Zum anderen bietet das Modul eine gute Ausgangsbasis für ein effektives Vertragscontrolling. Hierfür trifft sich bereits mehrmals jährlich eine Arbeitsgruppe zur Weiterentwicklung des Konzepts und zur Besprechung von Problemstellungen.

Im Vorfeld der gemeinsam mit Axians Infoma durchgeführten Überleitung der Vertragsdaten und -dokumente in die Vertragsverwaltung im November 2012 gab es allerdings von den Ulmern noch eine individuelle Besonderheit umzusetzen. Durch die bereits vorhandene Sharepoint-Lösung war es den Verantwortlichen wichtig, nahezu alle dieser darin enthaltenen Kriterien auch in die Vertragsverwaltung von Axians Infoma integrieren zu können. Deshalb war eines der Anliegen, dass in dem Modul mehrere frei definierbare Felder zur Verfügung stehen. Sie werden genutzt, um z.B. anzuzeigen, ob der Vertrag disponibel oder indisponibel ist oder ob bei Vertragsverlängerung Neuverhandlungen geführt werden müssen. Aber auch Informationen zu Kostenerstattungen durch Dritte (Bundes- oder EU-Mittel) und zu Vor- oder Folgeverträgen gehören dazu. Ein Wunsch, den Axians Infoma aufgrund der Flexibilität des Produkts ohne Weiteres erfüllen konnte. Und auch der derzeit aus Sicht des Pilotanwenders noch fehlenden Möglichkeit, Verträge mit investivem Charakter an die Buchhaltung inklusive Anlagenbuchhaltung weiterzugeben, hat sich das Axians Infoma-Team bereits angenommen.

Nutzen

Obwohl die Möglichkeit der dezentralen Erfassung/Änderung von Vertragsdaten für die Fachabteilungen noch nicht realisiert ist, zieht die Kreisverwaltung nach den ersten Tests ein positives Fazit. Es wird eine wesentliche Verbesserung und Erleichterung bei den Arbeitsabläufen hinsichtlich der Kündigungsfristen und im Anordnungswesen erwartet und damit eine Effizienzsteigerung für die Kreisverwaltung.