Leibniz-Institut für Regionalentwicklung und Strukturplanung (IRS)

Kamerale und doppische Darstellung in einem Schritt

Die sozialwissenschaftliche Raumforschung des Leibniz-Instituts für Regionalentwicklung und Strukturplanung (IRS) im brandenburgischen Erkner – eine von 89 selbstständigen Forschungseinrichtungen der Leibniz-Gemeinschaft – zielt darauf ab, die Zukunftsfähigkeit von Städten und Regionen zu stärken. Das außeruniversitäre Institut erforscht unter anderem die Geographie von Wissenspraktiken, Kreativität und Innovation, den institutionellen Wandel im Umgang mit raumgebundenen Gemeinschaftsgütern auf regionaler Ebene, die Entwicklung kommunikativ konstruierter Räume, Entwicklungsdynamiken und Handlungsansätze von Städten im Strukturwandel sowie Urbanisierungspfade und Planungskulturen im 20. Jahrhundert. Darüber hinaus beherbergt das IRS unter dem Dach der Historischen Forschungsstelle die einzige wissenschaftliche Sammlung zur Bau- und Planungsgeschichte der DDR in der Bundesrepublik Deutschland.

Herausforderung

Die finanzielle Basis der Forschungseinrichtung generiert sich neben einem sehr großen zur Verfügung stehenden Drittmittelbereich aus einer 50/50-Förderung durch Bund und Land. Für diese Zuwendungsgeber stand 2010 die Forderung nach einem kaufmännischen doppischen Jahresabschluss im Raum. Da aber die Abrechnungen aller Zuwendungen in der Regel kameral erfolgen, ergab sich daraus die Notwendigkeit einer neuen Softwarelösung, die beide Sichtweisen abbildet. „Wir haben zwei Jahre versucht, aus einer kameralen Darstellung in den kaufmännischen Abschluss überzuleiten“, erinnert sich Kathrin Westphal, Leiterin Finanz- und Leistungsmanagement,„Letztendlich war das nicht mehr handhabbar, da es einfach zu viele Buchungen waren. Deswegen haben wir uns 2012 auf dem Markt nach einem entsprechenden Produkt umgesehen.“ Fündig wurden die Verantwortlichen beim Ulmer Anbieter Axians Infoma und dem Infoma newsystem Finanzwesen.

„Für uns war interessant, dass bei Axians Infoma im Hintergrund immer die Finanzrechnung mitläuft“, erläutert Kathrin Westphal. „Diese Anforderung erfüllen aber nur Programme, die auf Forschung oder Kommunen spezialisiert sind. Das hat den Anbieterkreis ziemlich eingegrenzt.“ Wichtig war ihr aber auch die Erfassung der Mittelbindung in Form von Bestellungen sowie ein relativ einfaches, flexibles Berichtswesen für eine Reihe unterschiedlicher Anforderungen: „Wir müssen zum einen gegenüber unseren verschiedenen Zuwendungsgebern und der Leibniz-Gemeinschaft berichten, zum anderen aber auch Steuererklärungen und Abschlüsse durchführen, praktizieren also ein ziemlich umfangreiches Reporting.“

Lösung

Daher war das Leistungsmerkmal eines komfortablen Berichtswesens ein wesentlicher Grund für die Entscheidung zugunsten der Axians Infoma-Lösung. Ausschlaggebendes Kriterium war aber die gebotene hohe Effektivität bei den Buchungen: in einem Schritt die Daten kameral und doppisch darstellen zu können, ohne doppelte Überleitungen o.ä.

Nach einer extrem kurzen Entscheidungs- und Einführungsphase – vom Anschaffungsentschluss bis zum Einsatz dauerte es nicht mal ein halbes Jahr – startete das IRS mit dem doppischen Infoma newsystem Finanzwesen inklusive der Module Anlagenbuchhaltung sowie Kosten- und Leistungsrechnung am 1. März 2013 in den Echtbetrieb. Den erfolgreichen Übergang hatten Kathrin Westphal und ihr dreiköpfiges Mitarbeiterteam in Zusammenarbeit mit Axians Infoma in intensiven Schulungen vorbereitet. Eigentlich mehr Workshop als Schulung, wurden hier gemeinsam zahlreiche Vorschläge für effiziente und bedarfsgerechte Ablauf- und Arbeitsprozesse entwickelt.

Beispielsweise wurde die Abrechnung des Drittmittelbereichs mit seinen vielen, gesondert abzurechnenden Projekten über den Weg der Investitionsrechnung gelöst. „Es ging uns immer darum, bestimmte betriebswirtschaftliche Prozesse in den vorgegebenen Axians Infoma-Strukturen umzusetzen“, erklärt Kathrin Westphal. „Deshalb haben wir stets versucht, schon vorhandene Programmierungen unseren Bedürfnissen anzupassen.“

Was allerdings nicht in jedem Fall möglich war. So galt es für Axians Infoma, eine individuelle Lösung für die Budgetauswertung zu programmieren. Der Grund dafür war der Wunsch des IRS, mit Hilfe eines Vorabdatierungsfilters die registrierten Bestellungen auswerten zu können. Durch die erfolgte Softwareanpassung funktioniert das nach anfänglichen Schwierigkeiten zwischenzeitlich einwandfrei und ist auch schon in den Updates berücksichtigt.

Nutzen

Überhaupt zeigen sich die beteiligten Mitarbeiter zufrieden mit dem Infoma newsystem Verfahren, empfinden es als gut durchdachte, im Vergleich zum Vorsystem sehr komfortable Lösung. „Dennoch“, weiß auch Kathrin Westphal, „ist eine Softwareeinführung ja mit einem Jahr nicht erledigt, sondern für beide Seiten mit einem gewissen Maß an Anpassungsaufwand verbunden. Aber die Buchhaltung läuft, wir können alle Daten erfassen, bereits eine Menge sowohl in standardisierten als auch individuellen Berichten auswerten. Und nach einigen Feinjustierungen werden wir auch für 2013 den ersten kaufmännischen Jahresabschluss aus Infoma newsystem vorlegen können.“

Bereits jetzt steht aber die intensivere Nutzung des Berichtswesens auf der Agenda des IRS. Dabei ist die Verknüpfung der verschiedenen Datensysteme (Personal, Forschungsinformationssystem, Finanzbuchhaltungssystem) ein wichtiger Faktor, generiert sich letztendlich doch daraus ein effizientes Reporting. Diese Planungen hängen allerdings ein bisschen davon ab, wie sich das gesamte Berichtswesen am Institut entwickeln wird.