Experteninterview: Integriertes Berichtswesen Plus

Wie erklärt ihr das Produkt „integriertes Berichtswesen Plus“ eurer Nachbarin?

Ralf:  Das integrierte Berichtswesen Plus ist unser Produkt, das viele Informationen aus der Finanzbuchhaltung und anderen Softwaremodulen schnell und einfach in einer grafischen Darstellung abbildet. Die grafische Auswertung reagiert auf Mausklick, und der Kunde kann seine Zahlen analysieren. So lässt sich schnell für jedermann sehen, was im „roten Bereich“ liegt und wo gehandelt werden muss.

Simon: Die Grundvision des Produktes ist, dem Endanwender Informationen schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. Somit müssen sie keine Informationen mehr abholen oder selbst zusammenstellen, sondern bekommen aktuelle Daten für ihre täglichen Entscheidungen in der ersten Ansicht ihres Programms präsentiert. Das Modul ist so aufgebaut, dass es auf Benutzereingaben kontextsensitiv reagiert – also bspw. beim Klick auf einen bestimmten Balken im Diagramm detailliertere Informationen genau dazu nachlädt. Der Benutzer kann also im Dialog mit dem System immer tiefer in die Analyse seiner Zahlen vordringen. Wir wollten ein Modul entwickeln, das die Freude am Umgang mit den eigenen, oft trockenen, aber nun mal sehr wichtigen Zahlen fördert und damit fundierte Entscheidungen unterstützt.

In welchen Bereichen kommt das Modul zum Einsatz?

Ralf: Klassischerweise in der Finanzbuchhaltung und in der Kasse. Aber eben auch in den anderen Fachabteilungen unserer Kunden. So zum Beispiel beim Steueramt oder dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Es lässt sich für das gesamte Spektrum einsetzen, das die Kunden mit Infoma newsystem abwickeln.

Welche Positionen arbeiten mit dem Produkt?

Simon: (Antwort kommt wie aus der Pistole geschossen) Alle

Ralf: Jeder Anwender, der mit Infoma newsystem arbeitet.

Simon: Ja, sogar darüber hinaus. Wir stellen die Informationen in unterschiedlichen Detailstufen bereit, und damit sprechen wir natürlich auch unterschiedliche Zielgruppen an. Ein Sachbearbeiter kann sehr tief ins Detail gehen. Ein Bürgermeister möchte vielleicht erstmal eine Übersicht erhalten – also Auswertungen auf einer höher aggregierten Ebene, um dann bei größeren Abweichungen mit dem jeweiligen Sachbearbeiter mehr in die Tiefe gehen zu können. Das heißt: unterschiedliche Detailebenen und Ansichten für unterschiedliche Zielgruppen.

Ralf: Ja, und es lassen sich auch Externe durch die automatische Verteilung einbinden. Zum Beispiel können Kindergärten automatisch per E-Mail eine aktuelle Auswertung in Form eines PDFs zum Stand der finanziellen Lage erhalten. Grafiken sind immer besser zu verstehen als Zahlenkolonnen, und als Kindergartenleitung weiß ich so, wie ich finanziell aufgestellt bin.

Man kann also sagen, leicht verständlich für jeden?

Simon: Ja, genau. Das PDF kann sogar zeitgesteuert versendet werden. Es muss sich keiner aktiv um die Verteilung der Berichte kümmern. Das erspart enorm viel Arbeit und Ressourcen.

Könnt ihr mir noch ein anderes konkretes Beispiel geben?

Gibt es Unterschiede zum Thema Business Intelligence (BI)?

Ralf: Ja, definitiv. Unser Produkt „integriertes Berichtswesen Plus“ ist auch für den Gelegenheitsanwender gedacht. Hier sind einfache Auswertungsmöglichkeiten gegeben, selbsterklärende Grafiken, direkt integriert in Infoma newsystem. Der Kunde nutzt dieselbe Oberfläche, die er schon kennt, und fühlt sich wohl.

Simon: Das BI bietet vor allem mehr Freiheiten in der Zusammenstellung der Daten und der Gestaltung der Berichte – nebst erweiterter Funktionalität wie Prognosen und Kennzahlen. Dort können neben den Standardberichten auch Berichte von Grund auf selbst erstellt werden. Im integrierten Berichtswesen haben wir uns auf die wichtigsten Fragestellungen zu bestimmten Themengebieten fokussiert und versucht, dazu möglichst schnell und unkompliziert hilfreiche Informationen für alle Anwendergruppen bereitzustellen.

Gab es Momente bei der Entwicklung des Produkts, in denen ihr euch gedacht habt, das läuft nicht ganz rund?

Ralf. Bei mir nicht. (lacht)

Simon: Gerade in der Anfangszeit gab es Diskussionen, die schwierig waren. Wir haben versucht, den Nutzen für den Kunden größtmöglich zu gestalten. Die Abstimmung zwischen den Fachbereichen Produktmanagement, Presales, Consultants u.a. – also zwischen vielen Interessensgruppen – unter einen Hut zu bringen, war schon eine Herausforderung. Aber wir wollten ja alle das bestmögliche Produkt für den Kunden entwickeln. Das richtige Setup zu finden, hat uns einiges an Hirnschmalz abverlangt.

Da gab es schon den einen oder anderen Moment, wo man eigentlich anderer Meinung war. Letztlich waren die Abstimmungsrunden jedoch immer konstruktiv und haben zur Sinnhaftigkeit des Produktes beigetragen. Mir wäre nie in den Sinn gekommen hinzuwerfen. Es waren Meilensteine, alle auf einen Nenner zu bringen.

Ralf: Ja, das stimmt. Am Anfang auf der grünen Wiese war es schon schwierig. Es gab viele unterschiedliche Ansätze und Meinungen, was denn das Beste für den Kunden wäre. Jeder hat seine Idee für die beste gehalten. Als wir dann einen Plan hatten und vor allem durch das Feedback der Pilotanwender, wurde es einfacher.

Ein Blick in die Kristallkugel – was bringt die Zukunft für das Produkt?

Ralf: Wir bieten dem Kunden ein Produkt, das für ihn großen Nutzen bereithält. Er wird Auswertungen zu jedem Zeitpunkt mit einem Klick generieren. Flächendeckend über alle Infoma newsystem Produkte und Module, die er bei sich im Einsatz hat, und für alle Benutzergruppen.

Simon: Es handelt sich beim integrierten Berichtswesen Plus um ein Produkt, das von nahezu allen in der Verwaltung genutzt werden kann. Und hier liegt auch der Fokus für die Zukunft: Informationen einfach, schnell, grafisch und leicht bedienbar für jedermann darzustellen und Anknüpfungspunkte zu anderen Modulen zu nutzen, um damit die Software insgesamt zu verbessern.

Beide: Das ist das, wofür wir arbeiten.

Vielen Dank für das Gespräch.

Geführt wurde das Interview durch: Merle Rudisch, Mitarbeiterin im Marketing bei Axians Infoma