Bestell- und Rechnungsworkflow steigert Produktivität im Gebäudemanagement

Die stetig steigenden Anforderungen an die kommunalen Verwaltungen machen auch vor dem Bereich Gebäudemanagement nicht halt. Immer mehr und neue Aufgaben müssen von immer weniger Personal gestemmt werden. Nur ein Beispiel ist die Umsetzung der EU-Richtlinie zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Eine verstärkte Digitalisierung und damit einhergehende Optimierung von Verwaltungsprozessen schafft hier die Voraussetzung für effizientere Arbeitsabläufe.

Gerade im Gebäudemanagement werden viele Aufträge / Bestellungen mit unterschiedlichsten Auftragsbeträgen ausgelöst. Überschreitet der Betrag des Auftrages die Höhe, die der Sachbearbeiter ohne Genehmigung ausführen darf, wird es aufwändig.

Der Auftrag muss in Papierform dem oder möglicherweise mehreren Vorgesetzten vorgelegt und im Vier- oder Sechs-Augenprinzip genehmigt werden. Das hat einige Nachteile. Ein hoher Zeitaufwand vom Ausfüllen des Auftrags bis letztlich zu seinem Versand gehören dazu. Aber auch Verzögerungen, wenn bspw. ein Vorgesetzter im Urlaub ist. Denn dann stellt sich die Frage, wo ist der Auftrag bzw. wie kommt dieser zum Stellvertreter des Vorgesetzten? Das gleiche kann auf Eingangsrechnungen übertragen werden.

Eine logische Konsequenz dieser Thematik ist es, die Abläufe zu ändern. Unterstützung bietet dabei der Bestellworkflow (BWF) in Verbindung mit dem Rechnungsworkflow (RWF) im Infoma newsystem Liegenschafts- und Gebäudemanagement.

Mit den in den Fachmodulen des Infoma newsystem Liegenschafts- und Gebäudemanagements integrierten Ansätzen werden die Funktionen und Prozesse komplett digitalisiert. Papierlos geht dann die Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung über das Modul Bestellworkflow in den Genehmigungsprozess und eine Bestellung wird generiert. Die Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen findet im integrierten Rechnungsworkflow statt. Letzter Schritt der Prozesskette ist die Ablage des digitalen Dokuments in der elektronischen Akte.

Das bedeutet:

• Kürzere Durchlaufzeiten und eine Erhöhung der Produktivität durch medienbruchfreie Prozessabläufe. Daraus resultiert weiteres Einsparpotenzial, weil z.B. das physische Überbringen des Auftrags entfällt.
• Jederzeitiger Überblick über den Prozess-Status aufgrund der durchgängigen elektronischen Bearbeitung. Der Anwender sieht auf einen Blick, wo und in welchem Status sich der ausgestellte Auftrag zurzeit befindet.
• Reduzierte Kosten durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto sowie geringerer Ressourcenverbrauch.
• Verbesserte Einhaltung von Zahlungszielen.