Digitaler Belegausgang von Bescheiden und Rechnungen erweitert Digitalisierungsstrategie

Die Geschäftsprozesse in Infoma newsystem einfacher und papierlos, sprich vollständig digital abzubilden, ist für Axians Infoma eine der obersten Leitlinien der kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda. Dafür werden Produkte und Lösungen stetig weiter- bzw. neuentwickelt – immer unter der Prämisse Qualität statt Quantität.

Die gilt auch für zwei Neuentwicklungen, die den Belegausgang künftig auf eine vollständig digitale Basis stellen werden. eBescheid-Generator und eRechnungs-Generator ermöglichen dann im Zusammenspiel mit dem Infoma Versandmanager (IVM) einen komplett digitalen Belegausgang. So zum Beispiel der digitale Bescheidversand. Hier wird von der Bundesregierung eine Vereinheitlichung der versendeten Bescheide mittels eines maschinenlesbaren Standards angestrebt. Für die Umsetzung dieses Standards arbeitet Axians Infoma mit Partnergroup-Mitglied ekom21 und einem führenden Projektdienstleister im Bereich digitale Transformation zusammen.

Die Integration in Infoma newsystem ist zunächst für den Gewerbesteuerbescheid vorgesehen. Dafür verwendet der eBescheid-Generator Daten aus dem Fachmodul Steuern und Abgaben und transferiert diese in ein maschinenlesbares XML, das dem ursprünglichen PDF-Bescheid angehängt wird. Zusätzlicher Komfort entsteht, wenn ein anschließender Freigabeprozess automatisch über den optionalen Freigabeworkflow erfolgen kann. In den beiden folgenden Schritten wird der Bescheid in der elektronischen Akte archiviert und gleichzeitig an den Infoma Versandmanager weitergegeben, der die entstandenen „eBescheide“ für den Versand in ein Portal stellt. Dadurch haben Gewerbebetriebe den Vorteil, sich den Bescheid in ihrem ERP-System automatisch downloaden zu können.

Ein weiterer Baustein des digitalen Belegausgangs ist der eRechnungs-Generator. Mit seiner Hilfe werden Rechnungen aus dem Finanzwesen oder Kommunale Betriebe generiert. Die Standards sind hier XRechnung und ZUGFeRD 2.0. Nach der Freigabe gehen die eRechnungen zur Archivierung ebenfalls in die elektronische Akte oder optional in ein Dokumentenmanagementsystem und werden über den Versandmanager per E-Mail, Portale oder DE-Post verschickt.

Für Eigenbetriebe hält der digitale Belegausgang von Bescheiden und Rechnungen zukünftig einen besonderen Benefit vor. Denn Eigenbetriebe stellen Rechnungen an die Kommunen und erhalten von diesen Bescheide. Das kann sich durchaus auf ein dreistelliges Volumen pro Jahr summieren, das bisher händisch verarbeitet werden musste. Mit dem maschinell lesbaren Hybrid-Format ließe sich die Bearbeitung aber automatisch erledigen, da die Kontierungen meist gleich sind. Hier schließt der eRechnungs-Manager mit seiner automatischen Kontierung den Kreis und sorgt für eine enorme Zeitersparnis.

Voraussichtlich Ende 2021 werden beide Neuentwicklungen für die Versionen Infoma newsystem 19.2.1x und 21.1.x zur Verfügung stehen. Die Erweiterung der Bescheidarten, z.B. für Grundsteuerbescheide, steht ebenfalls schon auf der Agenda.