Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen

Mit neuem Finanzwesen zu optimierten digitalen Prozessen

Herausforderung

Umstellung auf eine integrierte Finanzsoftware mit innovativen Lösungen und sich damit für die fortschreitenden Anforderungen der Digitalisierung zukunftssicher aufstellen – so das Ziel der nordrhein-westfälischen Stadt Ennigerloh. Einhergehend mit der Einführung des neuen Systems stand die Optimierung der Verwaltungsabläufe und somit des Arbeitsalltags auf dem Plan. Bis dato waren hier für das Finanzwesen drei verschiedene Programme im Einsatz, die über Schnittstellen miteinander kommunizierten. Deshalb fiel die Entscheidung für das Infoma Finanzwesen – gewährleistet das Verfahren mit seinen integrierten Möglichkeiten doch durchgängig digitale Prozesse für alle Verwaltungsaufgaben.

Lösung

Vor allem auch der Blick auf die Umsetzungspflicht des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022 sowie die Neuregelung des §2b UStG veranlassten die Verantwortlichen der 21.000-Einwohner-Stadt im östlichen Münsterland zum konsequenten Handeln. Kämmerin Martina Lohmann registriert denn auch seit dem Start in den Echtbetrieb am 1.1.2020 deutliche Verbesserungen in den Abläufen mit spürbaren Zeitersparnissen, wie beispielsweise bei den nun auf Knopfdruck möglichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen:

Vor dem Hintergrund der umfassenden Umsatzsteuerpflicht der öffentlichen Hand war es notwendig, alle Zahlvorgänge zu überprüfen. Durch die Mitgabe des jeweiligen Steuerschlüssels bei jeder Buchung erfolgt nun die Verbuchung automatisch auf den jeweiligen Steuerkonten für Mehrwert- und Vorsteuer.

Für den Weg in die effiziente digitale Arbeitswelt hat Ennigerloh unter anderem mit Rechnungs- und Bestellworkflow, Budgeterfassung/-planung und Zentraler Adressverwaltung weitere Grundlagen umgesetzt. Dabei erweist sich die digitale Verarbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnungen mit Hilfe des elektronischen Rechnungsworkflows als besonders vorteilhaft. So helfen schnelle Zugriffs- und Bearbeitungszeiten den Mitarbeiter:innen bei der Bewältigung der Aufgabenvielfalt. Beispielsweise wird die im vorgeschalteten Bestellworkflow bereits enthaltene Vorkontierung automatisch im Rechnungsworkflow vorgeschlagen.

Auch im Bereich Vollstreckung sind die Arbeitsabläufe komfortabler geworden. „Wir hatten bisher ein externes Programm für Vollstreckungen eingesetzt“, erläutert Martina Lohmann.

Durch die integrierte Lösung entfallen nun die zeitaufwändigen Doppelerfassungen. Alle Maßnahmen werden automatisch erfasst und verbucht. Medienbrüche gibt es nicht mehr und die Daten zwischen Kasse und der Vollstreckung sind völlig konsistent und transparent.

Nicht nur deswegen fällt das erste Resümee der Kämmerin positiv aus. Denn auch weitere Arbeitsprozesse – darunter die Mittelanforderungen, Planberatungen, Finanzstatusberichte, Anlagenbuchhaltung sowie Jahresabschlussarbeiten – zeigen bereits die erwarteten Optimierungen auf.

Nutzen

Zufrieden mit dem Status quo, war der Umstellungsprozess für alle Beteiligten dennoch eine größere Herausforderung. Zahlreiche neue Funktionalitäten mussten eingerichtet und geschult werden. Martina Lohmann erinnert sich: „Durch das proaktive Handeln des Projektteams haben wir jedoch rasch die Akzeptanz bei der Belegschaft für die neuen Funktionen und den Umgang mit ungewohnten Prozessen erreicht und konnten plangemäß in den Produktivbetrieb gehen. Die Finanzbuchhaltung hat ihre Arbeit pünktlich aufgenommen, alle Planansätze waren erfasst, die Workflows eingerichtet und das notwendige Equipment bereitgestellt.“

Zudem hatten die Mitarbeiter:innen die Schulungen für die Nutzung des Rechnungsworkflows erfolgreich abgeschlossen, und im Bereich Steuern und Abgaben konnten die entsprechenden Bescheide im vorgesehenen Zeitplan erstellt werden. Hier stehen auch schon die nächsten Aktivitäten an. Neben den klassischen Steuern und Abgaben sollen über das Modul künftig auch Erbbauzinsen erhoben sowie die Elternbeiträge für die Offene Ganztagsschule abgerechnet werden. Mit der Aktivierung der Module Budgeterfassung und -auskunft, Vollstreckung und Elektronische Akte für die Bereiche Steuern und Abgaben sowie Vollstreckung startete Ennigerloh reibungslos in den darauffolgenden Monaten. Zwischenzeitlich arbeiten rund 70 Mitarbeiter:innen mit dem neuen Finanzwesen. Die Resonanz ist durchweg positiv.

Auch Martina Lohmann blickt überzeugt auf die seinerzeitige Entscheidung für das Finanzwesen Infoma zurück. Als besonders innovativ empfindet sie die Einbindung der E-Rechnungen in den Workflow. Denn der dafür eingesetzte eRechnungs-Manager übernimmt nicht nur formatunabhängig die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten, sondern reichert sie intelligent an und ergänzt sie durch inhaltliche Mehrwerte. „Über das lernende System sparen wir auf Dauer pro Buchungsvorgang sehr viel Zeit,“ so die Kämmerin. „Das Scannen entfällt und das Modul schlägt auf Basis der historischen Buchungsdaten eine Kontierung vor. Das ist alles sehr effizient.“

Aber auch die automatisierte Erstellung von Aufträgen an die Dienstleister wird in Ennigerloh als Gewinn angesehen:

Durch den Bestellworkflow sind Aufträge bereits einem bestimmten Budget zugeordnet. Dies erleichtert der Finanzbuchhaltung die Kontierungsarbeiten enorm.

Dass darüber hinaus die Unterlagen jederzeit auf Knopfdruck abrufbar sind und auf Dauer ein kostenaufwändiges, raumgreifendes Papierarchiv entfällt, zählen die Verantwortlichen zu den vielen Vorteilen des Programms. Dessen volle Integrationsfähigkeit wollen sie in Kürze auch für das bisher autonom genutzte Produkt FM-Tools – zwischenzeitlich im Liegenschafts- und Gebäudemanagement von Axians Infoma aufgegangen – ausschöpfen.

Nach der Erfahrung von Martina Lohmann steht und fällt der Erfolg eines solchen komplexen Gesamtprojekts jedoch mit der sehr guten Vorarbeit: „Das Projekt sollte vorab im Team mit allen Beteiligten besprochen werden, da die Module eng miteinander verzahnt sind. Nur wenn sich alle einbringen können, ist eine optimale Einrichtung möglich.“ Und dazu gehören ihrer Meinung nach vor allem auch qualifizierte und mutige Teammitglieder, die sich aktiv mit sachgerechten Ideen beteiligen – und so die Umsetzung der digitalen Verwaltung forcieren.