Stadt Ettlingen | Baden-Württemberg

Berichtswesen Plus hält Kosten und Budgets im Blick

Herausforderung

Historie und Fortschritt – in der baden-württembergischen Stadt Ettlingen ist das kein Widerspruch. Schon Ende des 12. Jahrhunderts zur Stadt erhoben, ist das Mitglied der TechnologieRegion Karlsruhe heute relevanter Wirtschaftsstandort und gefragt bei IT-Spezialisten sowie Unternehmen unterschiedlicher Branchen für Dienstleistungen und Produktion.

Auch im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft mit den Abteilungen Bauen, Gebäudewirtschaft sowie Energie- und Umweltkoordinator wird Innovation großgeschrieben. Bereits 2008 entschied man sich hier, die Prozesse durch Einsatz eines CAFM-Systems zu optimieren. Als dieses nach zehn Jahren nicht mehr den aktuellen Softwareanforderungen entsprach, stellten die Ettlinger auf das Liegenschafts- und Gebäudemanagement (LuGM) von Infoma um – genutzt als autonomes Fachverfahren. Seither übernimmt das Verfahren sämtliche Aufgaben bei der Betreuung der 185 Liegenschaften mit 208 Gebäuden sowie 23 Wartehallen und 31 Parkscheinautomaten.

Nun geht es bei dem Umfang der täglich zu erledigenden Aufgaben nicht nur um reibungslose Abläufe. Vielmehr heißt es auch, die Kosten beziehungsweise Budgets im Blick zu behalten. Für Melanie Röper, Verwaltungsfachangestellte im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft und verantwortlich für Haushaltsplanung sowie die komplette Administration der Software, seinerzeit Grund genug für die Frage, wie sich eine regelmäßige, möglichst einfache Übersicht für Anwender und Verantwortliche am besten bewerkstelligen lässt:

„Ende vergangenen Jahres haben wir deshalb nach einer Möglichkeit gesucht, eine schnelle bildliche Darstellung über die aktuellen Budgetsituationen per Bildschirm zur Verfügung stellen zu können.“

Als komfortable Antwort erwies sich das Berichtswesen Plus im Liegenschafts- und Gebäudemanagement.

Lösung

 Konzipiert für Anwender, die eine laufende Überwachung des Haushalts ohne Steuerungs- und Prognosetätigkeiten wollen, erstellt die einfach zu bedienende standardisierte Lösung optisch ansprechende Berichte. Die zeitgesteuerte Verteilung an die Empfänger erfolgt automatisch. Damit hat Axians Infoma bei der Entwicklung zwei Schwerpunkte gesetzt: Zum einen die Bedienung so einfach zu gestalten, dass jeder Anwender innerhalb kürzester Zeit mit der Lösung arbeiten kann. Zum anderen einen möglichst breit gefächerten Umfang an Inhalten zu bieten.

Beide umgesetzten Vorgaben haben in Ettlingen zu ausschließlich positiven Rückmeldungen der insgesamt 35 Anwender geführt. Nicht nur hat jeder Sachbearbeiter und Vorgesetzte nun einen aktuellen Überblick über sein Fachgebiet, sondern kann bei Bedarf schnell eingreifen und handeln. Automatisch werden am Monatsanfang die Berichte über die verschiedensten Budgetebenen für die unterschiedlichen Bereiche generiert. So erhalten beispielsweise die für die Reinigung und Bestellung von Büromaterial- oder Schutzkleidung zuständigen Mitarbeitenden ebenso ihren jeweiligen Bericht wie die Architekten und Techniker. Auch der Hausmeisterpool sowie der Energie- und Umweltbeauftragte gehören zu den Empfängern. Darüber hinaus steht Amtsleitung und Kämmerer ein Budgetbericht über die großen Budgetebenen zur Verfügung.

Einmal eingerichtet, lassen sich also alle Personen, die regelmäßig Informationen zu ihren Budgets brauchen, vollautomatisch mit Berichten versorgen – ohne dass vorher ein zeitaufwändiges Zusammenstellen von Excel-Tabellen und Grafiken oder das Schreiben von E-Mails erforderlich wäre.

Momentan werden in Ettlingen Berichte für vier Bereiche mit verschiedenen Budgetebenen aus dem LuGM-Maßnahmenmanagement als PDF versendet. Dabei lenkt das aussagekräftige, farbige Diagramm den Blick des Betrachters gleich auf das Wesentliche. Er erkennt sofort, wie viel Mittel des festgelegten Budgets bereits verbraucht, reserviert und noch verfügbar sind. Eine Tabelle geht weiter ins Detail. Aufgelistet nach den einzelnen Leistungen, bildet sie zusätzlich die Ausschöpfung in Prozent ab. Die Möglichkeit des Durchgriffs bis auf den Einzelbeleg bei einem „Ausreißer“ erweist sich zudem als ein weiteres unterstützendes Kriterium.

„Die Berichte bilden die Verfügbarkeit übersichtlich ab, da man sofort die Beauftragungen und die Zahlungen sieht“,

so Melanie Röper. „Ist zum Beispiel bereits am Anfang des Jahres die Verfügbarkeit geschrumpft, gilt es, die Ursache zu prüfen – und frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.“

Nutzen

Als einer der großen Vorteile der Lösung haben sich auch im Ettlinger Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der schnelle und einfache Einstieg in der bekannten Umgebung von Infoma sowie der Bedienkomfort erwiesen. Deshalb ist Melanie Röper sicher, dass die Nutzer den in Kürze geplanten nächsten Schritt in der Anwendung des Berichtswesens Plus ebenfalls reibungslos vollziehen. Dann nämlich soll jeder Anwender seine eigene, individuelle Auswertung erstellen können.

Davor steht aber noch die Umstellung auf die aktuellen Modern Clients von Infoma auf dem Programm. Derzeit sind sowohl PCs und Laptops als auch Tablets und teilweise Smartphones für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort im Einsatz. Mit der webbasierten Version des Liegenschafts- und Gebäudemanagements verspricht sich Melanie Röper „einen neuen Mehrwert hinsichtlich der Anwenderfreundlichkeit“. Denn mit der App lässt sich nicht nur jeder Arbeitsplatz auf den persönlichen Bedarf einrichten. Vielmehr sind die Nutzer mit dem direkten Zugriff auf das Programm über den Browser in ihrer Arbeit unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät – der Arbeitsalltag wird dadurch signifikant vereinfacht.

Beim Umstieg auf die neue Technologie kann sich Melanie Röper auf die Unterstützung von Axians Infoma ebenso verlassen wie auch bisher bei Wünschen und Anregungen. Ihre Bilanz zur eingesetzten Lösung und zur Zusammenarbeit mit dem Team von Axians Infoma fällt daher positiv aus:

„Die Anwenderinnen und Anwender kommen gut zurecht und sind mit der Darstellung der Informationen und ihrer Aussagekraft sehr zufrieden.“

Die Anforderungen an das Berichtswesen Plus sieht sie nach dem ersten Praxisjahr als voll erfüllt an.