Gemeinde Hüttenberg / Hessen

Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess

Herausforderung

Im Zuge der Optimierung ihres Rechnungsverarbeitungsprozesses mittels Künstlicher Intelligenz (KI) wollte es die hessische Gemeinde Hüttenberg genau wissen. Wie hoch ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit im Rechnungsworkflow für eine ZUGFeRD-Rechnung mit Kontierungsvorschlag im Vergleich zu einer normalen PDF-Rechnung ohne Kontierungsvorschlag? Den Beweis lieferte die Stoppuhr-Messung: 30 Sekunden benötigte die automatisierte eRechnung für die Bearbeitung – und war damit vier Mal schneller als eine Rechnung im PDF-Standard. Erreicht wurde die Verringerung der Durchlaufzeiten durch Optimierungen bei der Vorerfassung.

Bereits 2017 hatten die Hessen die Finanzsoftware Infoma inklusive elektronischem Rechnungsworkflow eingeführt. Damaliges erstes Ziel war es, von der analogen zur digitalen Rechnungsverarbeitung überzugehen. Für die weitere Prozessoptimierung vollzog die Gemeinde in den Folgejahren konsequent die nächsten Schritte. So verschafften sich die Verantwortlichen als Voraussetzung für den Einsatz weiterführender Maßnahmen erst einmal ein genaues Bild über die verschiedenen Rechnungseingangskanäle. Zu denen gehören zum einen Postrechnungen, die zentral mit OCR-Kennung gescannt und durch einen externen Dienstleister in das ZUGFeRD-Format konvertiert werden; zum anderen Portallösungen mit manueller Abholung über ein Rechnungsportal sowie E-Mailrechnungen. Alle Formate werden automatisch an den Rechnungsworkflow übergeben.

Um die Mitarbeiter:innen von der Routineaufgabe der Kontierung zu entlasten, wurden im weiteren Verlauf mit dem betreuenden kommunalen Rechenzentrum und Axians Infoma Partnergroup-Mitglied ekom21 die Abläufe weiterentwickelt. Automatisierte Prozesse sollten nur noch die sachliche und rechnerische Prüfung notwendig machen.

Lösung

„Durch die Einrichtung von Kontierungsvorlagen haben wir seinerzeit schon unseren Kontierungsworkflowprozess verbessert, sind allerdings jetzt erst mit der Einführung des eRechnungs-Managers und von Kontierungsvorschlägen durch Künstliche Intelligenz auf dem richtigen Weg“,

sagt Patrick Gronych, Leiter Abteilung Finanzen + FM.

Denn während der Rechnungsworkflow sämtliche Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess transparent abbildet, übernimmt der eRechnungs-Manager die intelligente und lernende Datenanreicherung. Zum Beispiel erhalten die Sachbearbeiter:innen einen aktuellen Kontierungsvorschlag aus historischen Buchungsdaten. Als größter Vorteil wird jedoch die reibungslose Verarbeitung aller bekannten eRechnungsformate gesehen. „Elektronische Rechnungen bieten ein großes Optimierungspotenzial“, erläutert Mike Frey, stellvertretender Leiter Abteilung Finanzen + FM und Mitglied des Projektteams. „Wir können nun Rechnungsdaten auslesen und an entsprechender Stelle einsetzen.“ So erkennt das Verfahren bei einer guten Datengrundlage Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Betrag, Rechnungsnummer sowie den Kreditor und trägt diese Informationen automatisch in die Vorerfassungsmaske im Rechnungsworkflow ein. Auch der Arbeitsschritt der bisher notwendigen manuellen Erfassung von Steuernummer und Umsatzsteuer-ID entfällt. Der eRechnungs-Manager weist automatisch darauf hin, sollten die Felder nicht identisch beziehungsweise noch nicht vorhanden sein.

Aus diesem Grund ist es der Gemeinde Hüttenberg wichtig, das Volumen von mittlerweile monatlich 180 eingehenden eRechnungen stetig zu erhöhen – kann doch nur so das vollständige Leistungsvermögen des eRechnungs-Managers abgerufen werden und eine vollständige Automation bei Eingangsrechnungen im Kontierungsprozess erfolgen.

Darüber hinaus war ein wesentlicher Punkt für die Hessen, die Kontierungsabläufe so umzugestalten, dass die freigewordenen Ressourcen anderweitig eingesetzt werden können. Dabei geht es aber nicht darum, einen Arbeitsplatz wegzurationalisieren. Vielmehr sahen sie in der Umstrukturierung die Chance, nun auch Aufgaben wie beispielsweise die Umsetzung des Berichtswesens voranzutreiben.

Und hier zeigt sich gleich noch ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg des umfassenden Umstellungsprozesses. „Wir haben die Mitarbeiter von Anfang an direkt in die Planungen eingebunden, damit sie mit ihren wertvollen Praxistipps zur Optimierung des bestehenden Rechnungsworkflows beitragen konnten“, erläutert Patrick Gronych. „Alle 43 Nutzer aus der Verwaltung und dem Bauhof profitieren nun davon, zeigen sich sehr zufrieden mit den automatisierten Abläufen.“ Im März 2022 werden auch die Anwender in den Kindergärten einen Zugang zum Rechnungsworkflow erhalten.

Nutzen

Nach den ersten Erfahrungen mit der KI im Bereich der Eingangsrechnungen stehen in der knapp 11.000 Einwohner zählenden Gemeinde Hüttenberg bereits weiterführende Überlegungen hinsichtlich der Einbeziehung der Verkaufsrechnungen an. Diese können derzeit noch nicht in eine eRechnung konvertiert werden, stellen aber nach Ansicht von Patrick Gronych ein großes Potenzial dar:

„Viele Rechnungen sind ähnlich aufgebaut, wie zum Beispiel Vorverkaufsverzichtserklärungen, Entwässerungs- und Grabmalgenehmigungen, Verkehrsbeschränkungen etc. Das sind alles Verwaltungsgebühren, die einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden. Hier sind wir gerade in der Informationsphase, welche Möglichkeiten uns der eRechnungs-Manager dafür anbietet.“

Aber schon jetzt ziehen die Verantwortlichen eine positive Bilanz ihres Projekts: Ein großer Teil der Einkaufsrechnungen im Bereich der Vorkontierung ist bereits automatisiert, aufgrund der Mitarbeiterentlastung wurden viele Zeitanteile für andere Aufgabenbereiche frei, durch die Automatismen reduzierte Fehlerquellen führten zu einer Steigerung der Verwaltungsqualität. Nicht zuletzt erfolgt die Bezahlung der Rechnungen ohne Zahlungsverzögerungen nunmehr deutlich schneller, sodass auch die Kreditoren von der Optimierung des Rechnungsworkflows profitieren.

Insbesondere freut es Patrick Gronych und Mike Frey jedoch, dass „sich die innovativen Abläufe nicht nur positiv auf die Motivation aller Mitarbeiter:innen ausgewirkt, sondern uns auch die Auszeichnung als Finalist des Axians Infoma Innovationspreises 2021 eingebracht haben.“