Stadt Göttingen / Niedersachsen

Business Intelligence ersetzt Blick in die Glaskugel

Herausforderung

„Wissen schafft Sicherheit!“ sagt Burkhard Fuchs, Leiter Fachbereich Finanzen bei der niedersächsischen Stadt Göttingen. Umgesetzt hat er diese Devise unter anderem mit der Einführung der Infoma Business-Intelligence-Lösung (BI) vor vier Jahren. Seither gehören bis dato mühsam recherchierte, aufwändig in Excel-Tabellen zusammengestellte Informationen für den Überblick über die aktuelle und zu erwartende Haushaltssituation der Vergangenheit an. Jetzt stehen Führungskräften und Haushaltssachbearbeitern in den einzelnen Organisationseinheiten ebenso wie der Politik regelmäßig übersichtliche Berichte als Wissensbasis für eventuell einzuleitende Steuerungsmaßnahmen oder wichtige Entscheidungen zur Verfügung. Der berühmte und oftmals unumgängliche Blick in die Glaskugel ist seither in Göttingen kein Thema mehr.

Lösung

Automatisch zu definierten Zeiten und in der gewünschten Form stellt Göttingen – das mit der Unterzeile im Logo „Stadt, die Wissen schafft“ seinen Ruf als Wissenschaftsstadt untermauert – nun für alle relevanten Bereiche aus der Fülle der vorhandenen Geschäftsdaten die notwendigen Informationen bereit. „Diese automatisierte Berichterstellung und die damit verbundene Zeitersparnis war aber nur einer der Beweggründe für den Einsatz des BI“, erläutert Burkhard Fuchs.

Für unser zentrales Controlling, das nicht nur die Verwaltungsführung mit Berichten versorgt, sondern auch Dienstleister für die selbstständig budgetführenden Organisationseinheiten ist, wollten wir die Möglichkeit schaffen, sich nicht nur an den in Infoma vorhandenen Auswertungen zu bedienen. Mit der BI-Lösung lassen sich die Daten nun verschlankt und effizient in die einzelnen Organisationseinheiten geben.“

Dass die standardisierten Berichte zudem mit individuellen Anforderungen versehen werden können, war für den Fachbereichsleiter ein weiteres Entscheidungskriterium. Zum Beispiel ist es möglich, die Auswertungen mit den aktuellen Ist-Ständen noch durch eigene Prognosen zu ergänzen.

Auf gleicher Informationsgrundlage, aber zielgruppenspezifisch aufbereitet, erhalten die Empfänger:innen die aussagekräftigen Daten – stets im einheitlichen Erscheinungsbild der Stadt Göttingen. Dieses Leistungsmerkmal spielte für die Entscheidung ebenfalls eine Rolle. „Aus meiner Sicht als Führungskraft kann ich sagen, dass dadurch die eigene Bewertung, Auswertung und Interpretation erheblich erleichtert wird. Und auch für einen Dezernenten oder unsere Oberbürgermeisterin ist es aufgrund der Vergleichbarkeit wichtig, die Berichterstattung immer in der gleichen Form zu erhalten“, weiß Burkhard Fuchs.

Dennoch erforderte der Einsatz der Lösung im Vorfeld die Umsetzung einiger spezieller Anforderungen. Da die Controlling-Reportings in der 117.000 Einwohner zählenden Stadt bisher immer auf eigenen Zuordnungen von Kostenstellen- und Kostenträgern basierten, musste das BI-System für eine Zuordnung in diesen Bereichen entsprechend ergänzt werden. Darüber hinaus stand auf der Wunschliste die Möglichkeit von Auswertungen aus dem Finanzhaushalt für Investitionen. „Beide Anforderungen wurden optimal erfüllt“, sagt Burkhard Fuchs, der damit der kontinuierlichen Unterstützung durch Axians Infoma ein gutes Zeugnis ausstellt.

Nutzen

Von der einfachen Budgetkontrolle über ein standardisiertes Berichtswesen bis hin zu konkreten Steuerungsmaßnahmen und maschinellen Hochrechnungen unterstützt das BI die Informationsgewinnung einfach und effizient – und gibt dabei für zahlreiche Fragestellungen fundierte Antworten. Welche Mittel sind innerhalb des Budgets noch verfügbar, wie entwickeln sich die wichtigsten Erträge und Aufwendungen oder wie ist der Status bei den Investitionen sind nur einige davon.

Während der Leiter des Fachbereichs Finanzen Wochenberichte bekommt, die Auskunft über den aktuellen Stand seines Budgets mit Plan-Ist-Vergleich und Differenz geben, werden zum großen Teil auch die einzelnen Einheiten mit dezentraler Budgetverantwortung regelmäßig mit Budgetberichten versorgt. Dagegen sind für den ebenfalls berücksichtigten technischen Bereich Hoch- und Tiefbau vor allem die Informationen über den Stand der Investitionsabflüsse wichtig.

Und damit kommt der Vorteil der automatisierten Berichterstellung und -verteilung besonders zum Tragen. „Wir zwingen die Führungskräfte und Haushaltssachbearbeiter in den einzelnen Organisationseinheiten auf diese Weise – quasi in einer Bringschuld – dazu, sich mit ihrem Budget zu befassen und gegebenenfalls gegenzusteuern. Ohne die durch unser zentrales Controlling automatisch zur Verfügung gestellten Informationen würden sie die Überblicke über die Budgets nicht abrufen“, weiß Burkhard Fuchs aus Erfahrung. Die sehr positive Resonanz der Empfänger:innen bestätigt aber Sinn und Zweck dieser Maßnahme.

So zum Beispiel, wenn Anfang des Jahres der Haushalt noch nicht genehmigt ist, die Mittel nur begrenzt freigegeben sind und der Warnbericht deshalb anzeigt „Achtung, das Budget ist begrenzt. Ihre Einheit steht im Moment bei x Prozent“. Aber auch bei Budgetüberschreitungen auf einzelnen Positionen kommt ein Warnhinweis. „Das sind die Informationen, die wir in unserer Rolle als zentrale Dienstleister kommunizieren und die dann entsprechende Reaktionen nach sich ziehen“, so der Fachbereichsleiter.

Ohne das BI wäre das Controlling aufgrund der wenigen Stellen gar nicht in der Lage, die unterschiedlichen Bereiche regelmäßig oder punktuell auf Anforderung über die Budgetentwicklungen oder Sonderauswertungen für bestimmte Projekte zu informieren.“

Für den Stadtrat werden zudem zweimal im Jahr Controlling Reports erstellt, die die gesamte Haushaltsbewirtschaftung unterjährig zum 31.7. sowie die ersten Hochrechnungen über den voraussichtlichen Jahresabschluss beleuchten. Dabei wird die BI-Auswertung in aggregierter Form an die Politik weitergegeben, um dem Rat zu signalisieren, wie sich der von ihm beschlossene Haushalt entwickelt. Wegen der Corona- und der Ukraine-Krise hat die Stadt zusätzlich ein enges Reporting intern und für den Finanzausschuss zum 31.5. erstellt. „Dadurch konnten wir zu dem Termin schon prognostizieren, dass es in ganz bestimmten Bereichen in diesem Jahr zu Haushaltsüberschreitungen kommen wird, die Ratsbeschlüsse zum Nachsteuern und zum Bewilligen weiterer Gelder nach sich ziehen“, erläutert Burkhard Fuchs.

Mit dem Status quo ist man in Göttingen sehr zufrieden, obgleich Burkhard Fuchs und sein Team durchaus noch Weiterentwicklungsperspektiven sehen: „Tatsächlich sind wir der Meinung, dass wir in der hausinternen Anwendung das System weiter ausbauen könnten. Das bedeutet aber nicht, das BI erweitern zu müssen, sondern hier sind unsere eigenen Ideen gefragt.“

In diesem Zusammenhang steht bereits mit dem Projekt Liquiditätsplanung ein Ziel für 2023 auf der Agenda. „Das ist megakomplex und wird noch viele Kapazitäten binden, da wir damit in den Bereich der Künstlichen Intelligenz gehen“, erklärt Burkhard Fuchs. Geplant ist, aus den Kassenbeständen und den vielen Sollstellungen heraus die Entwicklung des Kassenstandes im laufenden Jahr abzuleiten. Und auch hier bauen die Göttinger auf die Unterstützung von Axians Infoma und die entsprechenden Datenauswertungen über das BI.