Stadt Erlangen, Stadt Memmingen, Stadt Illertissen / Bayern

Drei Städte auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen

Herausforderung

Die Digitalisierung in deutschen Kommunalverwaltungen nimmt weiter an Fahrt auf – das zeigen aktuelle Studien. So hat die Initiative Stadt.Land.Digital in einer repräsentativen Studie im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz ermittelt, dass der Anteil der Kommunen, die bereits eine ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie haben, bundesweit erstmals über 25 Prozent liegt (Stand 2022) und damit um acht Prozentpunkte höher als 2019.

Die digitale Transformation in den Kommunen voranzubringen, hat sich auch Bayern auf die Fahnen geschrieben. Unter anderem legte der Freistaat dafür 2019 das Förderprogramm Digitales Rathaus auf. Und die Zahl der umgesetzten Digitalisierungsprojekte im Süden der Republik nimmt stetig zu. Das stellt auch Softwareanbieter Axians Infoma fest. Insbesondere die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows – ob im doppischen oder kameralen Finanzwesen – stand in diesem Jahr bei einer Reihe von Kunden im Zuge von Digitalisierungsmaßnahmen auf dem Programm, darunter die Städte Erlangen, Memmingen und Illertissen. Für sie war aber nicht nur die verpflichtende Annahme elektronischer Rechnungen einer der Einführungsgründe – setzt diese Vorgabe doch durchgängig digitale Prozesse voraus. Vielmehr gaben die damit verbundenen Vorteile den Ausschlag, den Weg in die digitale Verwaltung weiter zu forcieren. Keine Medienbrüche, eine höhere Transparenz, Effizienz und damit Wirtschaftlichkeit, aber auch mehr Nachhaltigkeit gehörten zu den Erwartungen. Die vollautomatisierte Rechnungsbearbeitung ist hierbei einer der grundlegenden Schritte.

Lösung

 In Illertissen bringt Kämmerer Markus Weiß die Entscheidung für den elektronischen Rechnungsworkflow auf den Punkt:

Die Bearbeitung der Rechnungen betrifft fast die ganze Verwaltung und nimmt im Arbeitsalltag nicht unwesentlich Zeit in Anspruch. Deshalb eignet sich der Bereich besonders für eine Optimierung und Digitalisierung. Denn immer mehr Rechnungen gehen in digitaler Form ein und der Rechnungsworkflow erlaubt die direkte Weiterverarbeitung. Gleichzeitig wird das Archiv durch den Wegfall der Papierablage entlastet. Und nicht zuletzt können wir auf den Druck von rund 30.000 Kassenanordnungen verzichten und auf diese Weise einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz leisten.“

Für Stefan Schachenmayr, Digitalisierungsbeauftragter in Memmingen, war ein weiteres Kriterium von maßgeblicher Bedeutung: „Den Ausschlag gab die Verabschiedung unserer Digitalisierungsstrategie für die Stadt, in die sich der Rechnungsworkflow mit seiner überzeugenden Funktionsweise ideal einfügt.“ Seither werden hier – per Dienstanweisung auch für alle anderen Auszahlungsrechnungen vorgeschrieben – in Papierform eingegangene Rechnungen im Fachamt eingescannt und elektronisch weitergegeben. Damit hat sich der früher aufwändige Ablauf vom Ausdruck der Anordnungen über verschiedene händische Unterschriften und Weitergabe an die Kämmerei bis hin zur Kasse für den zentralen Scanvorgang gravierend vereinfacht und beschleunigt.

Auch Erlangen sieht in der Durchgängigkeit, Schnelligkeit sowie der verbesserten Qualität durch Reduzierung der Fehlerquote das große Plus des elektronischen Rechnungsworkflows gegenüber dem vorherigen Prozess. „Wir haben derzeit zwar erst vier Pilotämter im Echtbetrieb – der Rollout in den übrigen 26 Fachämtern ist ab dem ersten Quartal 2023 geplant –, können jedoch aus dieser Erfahrung heraus heute schon sagen, dass wir unsere gesteckten Ziele erreichen werden“, erläutert Claudia Kauffmann, Projektleiterin E-Rechnung/elektronischer Rechnungsworkflow. „Vor allem die gebotenen Übersichten über alle Workflowschritte und die am Prozess beteiligten Personen aufgrund von Definition und Zuweisung von Benutzergruppen sowie die Informationen zu Status und Inhalt eines Workflows sind Leistungsmerkmale, die sich als besonders vorteilhaft herausgestellt haben.“

Dennoch gab es auch spezielle Anforderungen in den drei Kommunen – vom Axians Infoma-Fachteam zur Zufriedenheit aller umgesetzt. Dazu gehörte unter anderem die Anbindung an die eingesetzten Dokumentenmanagementsysteme ebenso wie die Bereitstellung und Implementierung der digitalen Signaturen.

Nutzen

Einig sind sich die Anwender:innen in ihrem Fazit, dass es sich bei der Einführung des Rechnungsworkflows um ein erfolgreiches Projekt handelt. Die Resonanz der Mitarbeiter:innen ist durchweg positiv. Sie schätzen die einfache Bedienung, die schnelle Verarbeitung ohne umständliches manuelles Handling und vor allem, jetzt auch im Homeoffice auf alle Rechnungen zugreifen zu können.

Um den Anspruch an eine moderne und bürgerorientierte Verwaltung zu erfüllen, spielt die weitere Digitalisierung in den Planungen der drei Städte nach wie vor die wesentliche Rolle. So genießt in Erlangen die Digitalisierung neben dem Klimaschutz einen hohen Stellenwert. Dafür wurde in den letzten Jahren das Amt für Digitalisierung und Informationstechnik personell und finanziell deutlich aufgestockt. Im 2022 eingerichteten ämterübergreifenden Team Prozessdigitalisierung setzen die Mitarbeitenden zudem gemeinsam mit dem Personal- und Organisationsamt ihre Erfahrungen ein, um bis Ende 2026 mit den Fachämtern gezielt die wichtigsten Prozesse zu erfassen, zu optimieren und zu digitalisieren.

Auch in Memmingen steht die Digitalisierung von internen und externen Prozessen hoch im Kurs. Immer mehr Dienstleistungen werden den Bürger:innen im Rahmen der OZG-Umsetzung zur Verfügung gestellt. Innerhalb der Verwaltung laufen derzeit die Einführung und Planung weiterer Workflows, darunter Reisekostenabrechnung sowie die Beantragung oder Reservierung von Ressourcen. Als nächste Ziele stehen der Abschluss der verwaltungsweiten Einführung der elektronischen Aktenführung bis 2025 und die Online-Zahlung von Rechnungen, Gebühren und Bußgeldern auf der Memminger Maßnahmenliste.

Die Planungen der Stadt Illertissen sehen zunächst vor, das digitale Arbeitsumfeld mit Hilfe des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems zu erweitern. Dafür erfolgt aktuell die Digitalisierung der rund 8.000 Grundstücksakten und im weiteren Schritt der Personalakten.

Allen der hier beschriebenen Beispiele ist aber eines gemeinsam: Die Verwaltungen wollen den Herausforderungen der Zukunft durch vollständig digitale Prozesse und workflow-basiertes Arbeiten erfolgreich begegnen – und gehören damit zu den zahlreichen Kommunen in Bayern, die den Weg zum Smart Government schon konsequent umsetzen.