Verbandsgemeinde Westerburg / Rheinland-Pfalz

Ein Mandant für Kernverwaltung und Eigenbetrieb

Herausforderung

Die Zusammenführung von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerke in einem einzigen Mandanten kommt nicht so häufig vor – erwies sich aber für die rheinland-pfälzische Verbandsgemeinde Westerburg als effiziente Entscheidung. Denn seit der Einführung des neuen Finanzwesens von Axians Infoma für beide Bereiche haben sich viele Verwaltungsprozesse deutlich vereinfacht. Für den Leiter der Finanzabteilung Kai Schimitzek ist dieses erfolgreich umgesetzte Projekt daher auch ein wichtiger zentraler Baustein im Rahmen der Digitalisierungsagenda der 23.000-Einwohner-Verbandsgemeinde:

Wir haben hier einen besonders innovativen Schritt auf unserem Weg in die vollständige Digitalisierung vollzogen – vor allem wenn man bedenkt, dass bei vielen Kommunen Kernverwaltung und Eigenbetriebe oftmals mit unterschiedlichen Softwarelösungen arbeiten.“

Allerdings verhehlt Kai Schimitzek nicht, dass es während der Planungsphase zunächst auch Zweifel an der Zusammenführung auszuräumen gab: „Hier waren längere Abstimmungsgespräche und konzeptionelle Überlegungen hinsichtlich der Realisierung erforderlich. Nach mehr als einem Einsatzjahr können wir aber festhalten, dass sich die ursprünglichen Bedenken glücklicherweise nicht erfüllt haben.“

Lösung

Ganz im Gegenteil – trotz eines sehr knapp bemessenen Umsetzungszeitraums von fünf Monaten konnte der Großteil der formulierten Ziele erreicht werden. Immerhin galt es für das Projektteam mit Vertretern aus allen involvierten Bereichen des Finanzwesens und von Axians Infoma, 24 Ortsgemeinden, die Verbandsgemeinde, Abwasser- und Wasserwerk sowie vier Zweckverbände ready für den Produktivbetrieb zu machen. Neben den konsequenten Teilnahmen des Kernteams an allen Projektveranstaltungen und den regelmäßigen Projektsitzungen, in denen alle wesentlichen Entscheidungen getroffen wurden, trug das enge Monitoring als ein maßgeblicher Faktor zum Erfolg bei. Denn insbesondere bei neuen Projektsituationen gewährleistete es eine direkte Steuerung. Gleichzeitig setzte die Verbandsgemeindeverwaltung auf ein Online-Projektmanagementtool, mit dem die Erledigung der To-Dos in allen Teilprojekten organisiert wurde.

Grundlage sämtlicher Planungen in Westerburg beim Wechsel auf ein neues Verfahren war es, ein bereichsübergreifendes ERP-System im Kontext mit der Gestaltung einer modernen Aufbau- und Prozessorganisation zu implementieren. In Infoma newsystem sahen die Verantwortlichen die überzeugendste Lösung zur Erfüllung ihrer Anforderungen. Realisiert werden sollte der Umstieg in zwei Phasen. So wurden für die erste Phase Finanzbuchhaltung inklusive integriertem Rechnungsworkflow zur vollständig digitalen Abwicklung der debitorischen und kreditorischen Rechnungsflüsse, Steuern, Gebühren, Abgaben sowie Verbrauchsgebühren als Kernprozesse definiert. Zu diesen gehörte auch die Zusammenführung der Stammdatenstrukturen von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerk in einen gemeinsamen Mandanten. Alle weiteren Möglichkeiten, darunter beispielsweise die Webkasse für dezentrale Zahlungsbuchungen mit FiBu-Integration oder das Einlesen von Veranlagungsdaten im Zusammenhang mit der Abrechnung von Essensgeld in Kindergärten, werden in der laufenden zweiten Phase in Teilprojekten sukzessive mit den einzelnen Fachabteilungen umgesetzt.

Die Anwendung von Infoma newsystem verlief vom Start an reibungslos – und ist nach Ansicht von Kai Schimitzek auch durchaus das Ergebnis einer wohldurchdachten Maßnahme:

Durch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse gerade im Rechnungsworkflow war es uns besonders wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleich mit ins Boot zu nehmen. Die Workshops und Schulungen wurden von vornherein offen und transparent gehalten, sodass für alle die Möglichkeit bestand, sich stets die relevanten Informationen zu holen. Im Zuge interner Veranstaltungen hat das Kernteam zudem fortwährend über die Projektfortschritte informiert und auf diese Weise die Mitarbeitenden konstant mitgenommen.“

Kein Wunder also, dass sich die Verantwortlichen von Beginn an über eine hohe Akzeptanz bei den Beteiligten freuen konnten.

Seit dem 1.1.2022 erfolgt das Anordnungswesen komplett papierlos. Damit ist für die rund 90 regelmäßigen Anwendenden des Infoma-Systems nun auch ein komfortables Arbeiten im Homeoffice möglich, „was letztlich die Attraktivität der Verbandsgemeinde als Arbeitgeber steigert“, so die Überzeugung in Westerburg. Ebenfalls zur digitalen Freigabe in den Rechnungsworkflow eingebunden sind Außenstellen wie Schulsekretariate und Kita-Leitungen sowie die 24 ehrenamtlichen Ortsbürgermeisterinnen und Ortsbürgermeister, die darüber hinaus die Mittelverfügbarkeit in ihren Budgets abrufen können.

Nutzen

Befragt nach den größten Nutzen durch die Umsetzung des komplexen Projekts steht für Kai Schimitzek die Ein-Mandanten-Lösung ganz oben auf seiner Vorteilsliste: „In der Vergangenheit mussten wir zunächst alle Zahlungen in fiktive Gemeinden buchen, am Monatsende zwischen Verbandsgemeindekasse und Verbandsgemeindewerken manuell abstimmen und dann nachbuchen. Nun können wir auch die Löhne und Gehälter sowie die Darlehen der Verbandsgemeindewerke zentral verbuchen. Die Kasse hat dadurch stets einen Überblick über alle offenen Forderungen bei Debitoren – unabhängig ob diese bei den Werken oder einer Gemeinde bestehen. Damit sind die Prozesse weitaus einfacher und komfortabler geworden.“

Überhaupt unterstreichen die vielfältigen zukunftsorientierten Aspekte des Projekts für ihn und sein Team die Innovationsfähigkeit der Verbandsgemeinde. Dazu zählt der Projektleiter nicht nur die individuelle Anpassung des dezentralen Haushaltsplanungsprozesses mit der Möglichkeit der Detailplanung. Vielmehr gehört für ihn die Einführung von Modern Clients für ein flexibles, von Zeit und Raum unabhängiges Arbeiten ebenso dazu wie der Einsatz des Infoma AppSpace. Die Infoma newsystem ergänzende Technologieplattform bietet mit ihren Apps komfortable Services für dezentrale Anwenderinnen und Anwender, die zwar nicht im ERP-System arbeiten, aber dennoch die digitalen Verwaltungsprozesse nutzen sollen. „Damit haben wir einen weiteren Meilenstein in unserer Digitalstrategie für eine mitarbeiter- und bürgerorientierte smarte Verwaltung der Zukunft gesetzt“, zeigt sich Kai Schimitzek sehr zufrieden.