Elektronische Akte im Facility Management

Elektronische Akte

Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Dokumentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungszeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. Weitere prozessorientierte Lösungen integrieren effizient die Elektronische Akte:

Im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung wird die papierlose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus ermöglicht. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbeitungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich.
Im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab.
Im Prozess des Vermietungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen.
Im Prozess des Reinigungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. Reinigungsverträge übersichtlich abbilden.
Im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. beliebige Dokumente und jeglicher zugehöriger Schriftverkehr zu den Flurstücken und Pachtverträgen übersichtlich abbilden.

Weitere Lösungen und Angebote im Bereich Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Instandhaltung, Wartung und Prüfung

Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist ausschlaggebender Punkt im Prozess der Betreiberverantwortung. Notwendig dafür ist eine zuverlässige Dokumentation.

Erfassung von (Stör-)Meldungen

Stör- und Schadensmeldungen werden vollständig digital abgebildet. Das Ticketsystem vereinfacht den gesamten Prozess, macht ihn transparent und nachvollziehbar – von der Meldung bis zur Erledigung.

Budgetmanagement & Kostenkontrolle

Budgetverantwortliche stellen mit dem Budgetmanagement und der Kostenkontrolle eine transparente Darstellung und Überwachung von Baumaßnahmen, Projekten oder Sammelbudgets sicher.

Energiemanagement

Komplett digital, ohne Papier und Medienbrüche: Das Energiemanagement auf Grundlage von Eigenablesungen und Rechnungen der Energieversorger erfolgt in einem workflowbasierten Prozess, der effiziente Verbrauchsund Kostenkontrolle bietet.

Vermietungsmanagement

Im Zusammenhang mit der Vermietung von Gebäuden oder Mieteinheiten werden alle Prozesse digital unterstützt – vom workflowbasierten Rechnungseingang bis zur detaillierten Betriebskostenabrechnung und -auswertung.

Reinigungsmanagement

Die Reinigungsqualität im Blick behalten und gleichzeitig ein mögliches Kostensenkungspotenzial bei den Leistungen zu identifizieren, ist Teil eines effizienten Reinigungsmanagements. Detaillierte Erfassungsmöglichkeiten bieten Ihnen hier optimale Voraussetzungen.

Verwaltung der Grundstücksgeschäfte

Die transparente und nachvollziehbare Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Grundstücksverkehr ist Voraussetzung für einen effizienten Prozess bei der Verwaltung der Grundstücksgeschäfte. Die Bewirtschaftung bezieht sich auf unbebaute und bebaute Grundstücke.