#smartverwalten - Prozesse identifizieren, analysieren und optimieren
Immer mehr Aufgaben mit immer weniger Personal – dieser Trend erfordert die verstärkte Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Digitale Transformation ist jedoch mehr als nur das Verwenden von neuartigen Softwaresystemen oder Technologien. Vor deren Einführung muss das Fundament geschafft werden. Dieses besteht aus einer initialen Betrachtung der Prozesse, damit Technologien und Prozesse miteinander vereinbar sind, alle Stakeholder eingebunden und Zuständigkeiten definiert werden. Genau hier setzt unser eigens für kleine und mittelgroße Kommunen entwickeltes Verwaltungsprozessmanagement (VPM) an.
Von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung
Warum Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung wichtig ist
Verwaltungsprozessmanagement kreiert einheitliche, verständliche und transparente Verwaltungsabläufe. Mittels der Prozessmodellierung ist es möglich, komplexe Prozesse auf eine verständliche Darstellung zu reduzieren – insbesondere ämterübergreifend und unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Verwaltungsprozessmanagement gestaltet Wissensaufbau, Wissensaustausch und Wissensbewahrung durch die Visualisierung von Verwaltungsprozessen und die Zuteilung von Prozessverantwortlichkeiten.
Verwaltungsprozessmanagement lässt eine Versachlichung beim Umgang mit komplexen Verwaltungsabläufen entstehen.
Verwaltungsprozessmanagement ermöglicht, durch geeignete Methoden, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten schnell und effizient auf gesetzliche und technologische Veränderungen anzupassen – besonders da Fachabteilungen unter sich und im Umgang mit der IT-Abteilung eine einheitliche „Prozesssprache“ sprechen.
Verwaltungsprozessmanagement bringt durch den Aufbau einer prozessorientierte Organisation eine Verbesserung der Prozessdurchlaufzeit, Identifizierung von Prozessschwächen und Ressourceneinsparungen (Personell, materiell & immateriell) mit.
Verwaltungsprozessmanagement bildet ein verbessertes Aufgaben- und Rollenverständnis durch die zentrale Bereitstellung von standardisierten Prozessen. Durch Abgrenzung und Klarheit werden Doppelarbeiten vermieden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.
In einer zunehmend komplexen Verwaltungslandschaft wird effizientes Prozessmanagement zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Unsere Lösung bietet die Übernahme der Prozessmanagement-Leitung durch einen erfahrenen Prozessanalysten, der die Harmonisierung von fachlichen Themen und Prozessen sicherstellt. Durch die Optimierung von Prozessen und der Nutzung modernster Softwaretools heben wir Synergiepotenziale, um die Ziele Ihrer Behörde effektiv zu unterstützen.
Die Lösung
Unser Lösungspaket beinhaltet die Bereitstellung eines dedizierten Prozessanalysten, der als zentrale Schnittstelle zwischen Prozessmanagement und Fachabteilungen fungiert. Wir begleiten Ihre Organisation bei der ergebnisorientierten Zusammenarbeit und dem Aufbau einer strukturierten Prozesslandschaft, die auf den Best Practices von BPMN 2.0 und FIM basiert. Durch regelmäßige Workshops und Meetings fördern wir die Entwicklung einer behördenweiten Prozesskultur.
Ihre Vorteile:
Fachkundige Beratung und Expertise eines Infoma-Beratenden, der umfassendes Wissen im Prozessmanagement mitbringt
Effiziente Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Prozessmanagement zur Steigerung der Effektivität
Identifikation und Nutzung von Synergien aus Prozessoptimierung und Softwarenutzung
Nachhaltiger Wissenstransfer durch Schulung und Unterstützung Ihrer Prozessmanager
Leistungsumfang
Bereitstellung eines Prozessanalysten zur Leitung und Steuerung der Prozessmanagement-Aktivitäten
Durchführung von Jour Fixe zur Koordination und Fortschrittsüberprüfung
Systematische Erfassung und Dokumentation der relevanten Prozesse in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
Analyse und Anpassung der aktuellen Prozessmodelle mit Sicherstellung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Erstellung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesslandkarte unter Nutzung von BPMN 2.0 und FIM
Regelmäßige Schulungen und Workshops zur Unterstützung und Befähigung der Prozessmanager
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