Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen

Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche

Vor bereits über 1.200 Jahren gegründet, ist das Bistum Münster heute eine flächenmäßig nicht zusammenhängende römisch-katholische Diözese. Sie besteht aus dem nordrhein-westfälischen Teil mit den Regionen Münsterland, nördliches Ruhrgebiet und dem Niederrhein sowie dem oldenburgischen Teil mit dem Oldenburger Münsterland und der Insel Wangerooge in Niedersachsen. In den zugehörigen rd. 200 Pfarreien leben circa 1,7 Millionen Katholiken.

2022 startete das Bistum Münster ein Projekt, mit dem das Finanzwesen auf eine völlig neue Stufe gehoben wird. In Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten des Bistums, der Projektgruppe NKF Bistum sowie dem Softwareunternehmen Axians Infoma erfolgt der Gesamtwechsel auf das doppische Infoma-Verfahren mit gleichzeitiger Einführung digitaler Prozesse. Infoma bildet nicht nur die speziellen kirchlichen Besonderheiten ab, sondern bietet auch die Voraussetzungen für eine umfassende Digitalisierung. Durch Einsatz der Cloud-Version Infoma online sind für das Bistum zusätzliche Vorteile verbunden, wie unter anderem ein von Zeit, Ort und Gerät unabhängiges Arbeiten, Arbeitsentlastung der örtlichen IT durch Wegfall des Hostings, aber auch perspektivisch mehr Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. durch Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Die Umsetzung des Gesamtprojekts ist in vier Phasen bis 2026 vorgesehen. Der Rollout für alle Kirchengemeindeverbände (KGV) – bisher Rendanturen – soll 2030 abgeschlossen sein. Die ersten beiden Phasen sind bereits erfolgreich und zur großen Zufriedenheit aller Beteiligten vollzogen, wie die nachfolgende Zusammenfassung zeigt:

Phase 1

Auswahlprozess

Der Einführung einer neuen Software beim Bistum Münster lagen drei wesentliche Kriterien zugrunde: ein Wechsel vom bisher kameralen auf ein doppisches Buchungssystem, die Kassengemeinschaftsfähigkeit der Software sowie die mit Blick auf diese Anforderungen nicht gegebene Weiterentwicklung im Vorsystem.

Eine Innovation war das geplante Projekt auch für Axians Infoma. Zum einen weichen hier Dimension und Dauer deutlich von anderen Projekten ab. Zum anderen galt es, die Unterschiede vom kirchlichen zum rein kommunalen Bereich zu berücksichtigen. Aus diesem Grund fiel der Entschluss, zunächst ein Vorprojekt durchzuführen, um die Arbeitsweisen und Prozesse des Bistums Münster kennenzulernen und Lösungsmöglichkeiten mit Infoma Online Kirche zu konzipieren.

Vorprojekt Bistum

2022 startete Axians Infoma das Vorprojekt Bistum mit intensiven Workshops für das vierköpfige Kernteam der Bistumsverwaltung, das von Mitarbeitenden aus den jeweiligen Fachbereichen ergänzt wurde. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf einer klaren, transparenten Beantwortung des Anforderungs- bzw. Leistungskatalogs, der Grobkonzeption wichtiger Datenstrukturen und der Festlegung einer realistischen Umstellungsplanung. Ein Wunsch der Bistumsverwaltung war, die Anforderungen möglichst mit Standardlösungen umzusetzen. Das genaue Kennenlernen der Organisation mit Hilfe von in den beiden Teilprojekten Finanzbuchhaltung und Digitalisierung entwickelten Arbeitspaketen erwies sich für das Team von Axians Infoma daher als unerlässliche Grundlage, um die passenden Lösungen und Konzepte zu den identifizierten Prozessen vorstellen zu können. Welche Themen lassen sich im Standard umsetzen oder aber für welche Abläufe muss der Kunde eine Entscheidung treffen, ob er auf den Standard umstellt oder doch eine individuelle Lösung bevorzugt, gehörten zu den in diesem Zusammenhang zu klärenden Inhalten.

Workshops

Ein Fokus der Workshops lag auf der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit dem im Infoma Finanzwesen integrierten digitalen Rechnungsworkflow (RWF) und dem Freigabeworkflow sowie kirchenspezifischen Digitalisierungsaspekten, wie beispielsweise die speziell für Kirchen entwickelte Spendenverwaltung. Mit dieser Funktion lassen sich automatisiert Spendenquittungen, Dankschreiben und Spendenauswertungen erstellen.

Eine wichtige Rolle spielt zudem die Bearbeitung von wiederkehrenden Vorgängen. Infoma bildet hier debitorische Buchungen wie Mieten und Pachten oder bei den Schulträgerschaften die Bereiche Instrumentenleihe, Essensgeld, Büchergeld etc. ab. Dass die Funktion sehr der schon im kameralen Vorgängersystem genutzten Lösung ähnelt, wurde von den Mitarbeitenden der Bistumsverwaltung überaus positiv bewertet.

Der Verlauf der Workshops zeigte ziemlich schnell, dass es sinnvoll ist, nicht direkt das gesamte Bistum und alle Kirchengemeinden umzustellen, sondern mit der Domverwaltung zu starten – einem überschaubaren Bereich, der aber dennoch so komplex ist, dass alle fachlichen Anforderungen abgebildet sind. Und so startete im März 2023 die Phase 2 mit dem Pilotprojekt Domverwaltung.

Phase 2

Pilotprojekt Domverwaltung

Nach neun Monaten Vorbereitungsphase mit Erstellung der Fachkonzeptionen, Systemeinrichtung, Testmigration, Schulungen und Trainings-/Testphase des Kernteams, Anwenderschulungen, Abschlusstest und Echtmigration ging die Bewirtschaftungsstelle Domverwaltung am 1.1.2024 als Pilot mit Infoma online in den Echtbetrieb. Alle eingeführten Module – Finanzwesen inklusive RWF, Freigabeworkflow, eRechnungsmanager und Webkasse – arbeiten seither mit wenigen Ausnahmen reibungslos. Damit steht der Domverwaltung nun eine durchgängig digitale Prozesskette von der Finanzbuchhaltung über die elektronische Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlbarmachung in der Bistumskasse zur Verfügung.

Vorprojekt Kirchengemeindeverbände

Während des Bistumsvorprojekts stellte sich heraus, dass bestimmte Prozesse in den Kirchengemeinden anders laufen als im Bistum und ein ganz anderer Personenkreis den Umstellungsprozess gestalten und begleiten muss. Da sich neben dem Wechsel vom kameralen auf den doppischen Rechnungsstil zudem die Anzahl und Organisation der Rendanturen – jetzt Kirchengemeindeverbände (KGV) – ändert, stehen die hier Mitarbeitenden vor enormen Herausforderungen. In den durchgeführten Workshops wurden daher die Kernthemen aus dem Bistumsvorprojekt behandelt. Das Projekt ist noch nicht abgeschlossen.

Teilprojekt „Digitale Prozesse“

Ergänzt wurde dieses Vorprojekt durch das weitere Teilprojekt „Digitale Prozesse“. Unter Leitung des Axians Infoma-Teams #smartverwalten erfolgte eine prozessuale Analyse vier abgestimmter Kernprozesse – Stammdaten-Adressen, wiederkehrende Zahlungen, Rechnungsbearbeitung und doppische Haushaltsplanung. Das übergeordnete Ziel, Soll-Prozesse organisationsweit zu standardisieren und visuell darzustellen, wurde durch eine methodische Analyse der Ist-Prozesse in Phase 1 erreicht. Die Grundlage für die Erarbeitung valider Soll-Prozesse war damit geschaffen. Nach erfolgreicher Prüfung der Soll-Prozesse durch das Bistum wurde das Projekt am 11.6.2024 abgeschlossen. Langfristig soll durch ein ganzheitliches Prozessmanagement ein umfassendes Prozessverständnis aufgebaut werden, das auch auf weitere Prozesse anwendbar ist.

Ausblick

Nächste Schritte

In Vorbereitung ist der komplette Rollout für die Bistumsverwaltung. Seit März 2024 laufen die Arbeiten dafür. Dazu gehören u.a. die Überarbeitung und Ergänzung der Fachkonzeptionen, die Einrichtung von Stammdaten und Benutzern mit Testmigration und die Konfiguration des RWF. Die Schulung der Kasse, eine intensive Trainings- und Testphase sowie fachliche Schulungen zum Thema Neues kommunales Finanzmanagement (NKF) für 15 Gruppen in digitaler Form und systembezogene Anwenderschulungen zu RWF, Webkasse, Faktura für 30 Gruppen in EDV-Schulungsräumen schließen sich von Oktober bis Ende Dezember an. Die Echtmigration erfolgt Ende des Jahres für einen erfolgreichen Start am 1.1.2025.