Auf Tastendruck informiert und auskunftsfähig

INFOMA erweitert Fachverfahren für die Ausländerbehörde um Module eAkte und DMS-Anbindung

Ulm, 28. Januar 2014

Mit zwei speziell für die Ausländerbehörde entwickelten, zukunftsorientierten Modulen ergänzt die INFOMA Software Consulting GmbH ihr bewährtes Fachverfahren für das Ausländerwesen ALWsystem. eAkte und DMS-Anbindung ermöglichen den Anwendern nun, Dokumente jeglicher Art aus der Ausländerakte elektronisch zu verwalten und die Datenhaltung komplett über das eingesetzte Dokumenten Managementsystem zu realisieren. Berechtigte haben per Tastendruck schnell und ohne großen Aufwand Zugriff auf benötigte Informationen und sind jederzeit auskunftsfähig. Die Anbindung ist sowohl an das INFOMA Dokumenten Managementsystem als auch an andere DMS-Lösungen möglich. Auf diese Weise lassen sich Organisationsprozesse in der Ausländerbehörde weiter optimieren und erste Voraussetzungen für den Weg zur papierlosen Akte der Zukunft schaffen. Als einer der ersten Anwender nutzt die Stadt Kaiserslautern bereits erfolgreich die eAkte mit DMS-Anbindung. Aktuell hat sich auch die bayerische Stadt Kaufbeuren für den Einsatz der neuen INFOMA-Module entschieden.

Für die Ausländerbehörden, die täglich eine Vielzahl von Anfragen und Anforderungen im Austausch mit anderen Behörden und Ämtern zu bewältigen haben, erweist sich ein elektronischer Ablauf als besonders effizient und nutzbringend. Unterstützung erhält der zugriffsberechtigte Anwender nun durch die im INFOMA ALWsystem integrierten, aufeinander aufbauenden Module eAkte und DMS-Anbindung. Per Tastendruck stehen alle Inhalte der Ausländerakte sofort zur Verfügung – angefangen vom Lichtbild über die Ausgangs- und Eingangspost, sonstige schriftliche Unterlagen bis hin zu Dateien aus anderen IT-Systemen. Auch wenn die Papierakte beispielsweise bei einer anderen Behörde oder bei Gericht liegt oder keine physischen Unterlagen mehr vorhanden sind, bleibt die Auskunftsfähigkeit immer gewährleistet.

Mit dem Modul DMS-Anbindung geht die im ALWsystem gespeicherte eAkte komplett in ein bestehendes Dokumenten Managementsystem über. Die Ablage der Dokumente und anderer Dateien erfolgt ausschließlich im DMS, die Anzeige der Dokumente und Bilder direkt mit DMS-Viewer aus der eAkte heraus.

Beispiel Stadt Kaiserslautern
Die Ausländerbehörde der rheinland-pfälzischen Stadt Kaiserslautern hat durch die Kombination von elektronischer Aktenverwaltung und der Datenhaltung über das eingesetzte Dokumenten Managementsystem den ersten Schritt zum Organisationsprozess der Zukunft bereits vollzogen. Seit September letzten Jahres sind eAkte und DMS-Anbindung an 2Charta DMS im Echtbetrieb. Das Zusammenspiel zwischen dem ALWsystem des langjährigen Partners INFOMA und dem Dokumenten Managementsystem funktioniert problemlos und aufgrund der Integration erweist sich die Anwendung für den Nutzer als sehr benutzerfreundlich, lautet eine erste positive Bilanz der Verantwortlichen.

Die Hauptgründe für den Schritt in die elektronische Aktenverwaltung lagen sowohl in der aufwändigen Logistik als auch der zunehmenden Platznot. Die Ausländerbehörde betreibt an zwei Tagen in der Woche zusätzlich eine Außenstelle an der TU Kaiserslautern. Die hierfür benötigten und vorbereiteten Akten mussten daher jeweils hin und her transportiert werden. Zudem ließ sich eine Bearbeitung von Kunden ohne vorherige Terminvereinbarung nicht durchführen – war doch ein spontaner Zugriff auf die Akte nicht möglich. Das führte nicht selten zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten. Darüber hinaus stellte die Lagerung der großen Mengen an Papierakten die Stadt mittlerweile vor ein enormes Raumproblem.

Mit der von INFOMA vorgeschlagenen Lösung ist die Ausländerbehörde der Stadt Kaiserslautern nun jederzeit auskunftsfähig und in der Lage, die Kunden flexibler zu bedienen. Zeitintensive Aktensuche und lange Wege ins Archiv entfallen; gleichzeitig kann der gewonnene Platz anderweitig besser genutzt werden.