Die Meldebescheinigung vom Sofa bestellen?

Den Katasterplan am Sonntagmittag kaufen? Die Jugendfreizeit für das Kind Freitagnacht 23:12 Uhr bezahlen?

Ausgelöst durch die aktuelle Situation im Zuge von COVID-19 freunden sich immer mehr Menschen mit dem verstärkten Einsatz digitaler Technologien in ihrem Tagesablauf an. Dinge wie Home Banking und der Online-Einkauf von Konsumgütern sind bereits bei vielen fest im Alltag integriert. Dieser Komfort sollte auch beim Bezug und bei der Bezahlung von öffentlichen Produkten und Leistungen über das Internet möglich sein.

Insbesondere die Bestellung von Produkten und die Bezahlung von (Dienst-)Leistungen der Kommunen und Gemeinden sind gefragt. Vor allem junge Erwachsene erwarten eine moderne, zeit- und ortsungebundene Beauftragung von Leistungen oder den Einkauf von Produkten auch bei ihrer öffentlichen Verwaltung. Für sie ist nicht nachvollziehbar, warum man für derartige Dinge noch die Behörde aufsuchen, sich an Öffnungszeiten halten und im Zweifel anstehen muss.

Leistungen über moderne Wege anzubieten und online bezahlbar zu machen, ist ein Ziel vieler unserer Kunden – wollen sie doch mit zeitgemäßen Bürgerdiensten den Erwartungen ihrer Bürger gerecht werden. Dafür setzen sie den Infoma ePayment-Manager ein und  ermöglichen so ihren Bürgern, Zahlungsaufforderungen, wie z.B. die Mahnung und die Verkaufsrechnung, online zu begleichen. Auch Urkunden des Standesamts, Jugendfreizeiten, Meldeauskünfte und Katasterpläne können über externe Verfahren beauftragt und online über das Infoma Payment Portal bezahlt werden.

Über die offene Schnittstelle lassen sich Drittverfahren sowie Bürger- und Serviceportale an das Infoma Payment Portal (epaykommunal.de) anschließen. So erweitert sich der Funktionsumfang sehr einfach um die Durchführung von Zahlungsprozessen mit Online-Zahlungsanbietern wie PayPal, GiroSolutions und paydirekt.

Ist es möglich, einen QR-Code auf eigene Dokumente der Kommune zu drucken, die dadurch ebenfalls online bezahlt werden können?

Ja, ein klassisches Beispiel ist hier eine Ordnungswidrigkeit, z.B. fürs Falschparken. Der Ablauf sieht folgendermaßen aus:

Der mit einem QR-Code versehene Strafzettel wird ausgedruckt und an die Fahrzeugscheibe geheftet. Der QR-Code beinhaltet eine URL, die auf eine offene Forderung verweist. Mit jedem gängigen Smartphone kann der Bürger sehr einfach den QR-Code aufrufen und dadurch die Forderung, in diesem Fall den Strafzettel, online begleichen. Aus der Liste der Zahlungsanbieter wählt er dafür den Dienstleister aus, der ihm zusagt bzw. bei dem er bereits ein Konto besitzt, z.B. PayPal.

Die Besonderheit in diesem Anwendungsfall ist, dass zwischen der Erstellung der Forderung (= Druck des Strafzettels) und der Online-Bezahlung durch den Bürger eine unbestimmte Zeit vergehen kann. Während beim Einkauf in einem Online-Shop oder Serviceportal die Bezahlung unmittelbar an den Bestellprozess gekoppelt ist und somit synchron abläuft, kann zwischen dem Ausdruck des Strafzettels und der Bezahlung einige Zeit vergehen – wenige Minuten, aber auch Wochen. Deshalb benötigen Forderungen, die online bezahlt werden können, auch eine definierte Gültigkeit.

Im Rahmen der Erstellung der Forderung, z.B. des Strafzettels, kann daher über die Schnittstelle eine Gültigkeitsdauer angegeben werden (z.B. 14 Tage). Damit ist die Forderung des Strafzettels 14 Tage lang gültig und kann in diesem Zeitraum online beglichen werden. Die Gültigkeitsdauer kann pro Anwendungsfall und Prozess definiert werden. Beim Strafzettel sind es vielleicht 14 Tage, beim Essensgeld für die Schule eventuell 21 Tage. Bezahlt werden kann, solange die Forderung online gültig ist. Ruft der Betroffene eine ungültige URL auf, wird er darauf hingewiesen, dass seine Zahlung abgelaufen ist bzw. deaktiviert wurde.

Nicht nur nach außen hin eine moderne und effiziente Verwaltung

Die Annahme von Online-Zahlungen ist im gesamten Zahlungsprozess jedoch nur ein Schritt. Der ePayment-Manager bietet darüber hinaus die volle Integration in das Finanzsystem Infoma newsystem. Die erhaltenen Zahlungen werden vom Infoma ePayment-Manager heruntergeladen und dort im Rahmen von Abschlüssen weiterverarbeitet. Die Abschlusserstellung ist flexibel, so dass sich Tages- oder Wochenabschlüsse erstellen lassen oder ein eigener Abschlussrhythmus durchgeführt werden kann. Beim Verbuchen des Abschlusses werden Posten in der Finanzbuchhaltung und der Kasse generiert. Somit entstehen debitorische Posten, Sachposten und Schwebeposten auf den Bankkonten. Die Schwebeposten auf dem Bankkonto können mittels Bankbelegabstimmung ausgeglichen werden.

Zahlungsaufforderungen im Infoma newsystem Finanzwesen

Und so verläuft der gesamte Prozess automatisiert: Upload von Forderungen aus Infoma newsystem, Download von erhaltenen Zahlungen sowie  Erstellung und Verbuchung der Abschlüsse. Der automatisierte Ausgleich eines Bankpostens wird – soweit möglich – im Rahmen des Bankbelegausgleichs unterstützt.

Auf diese Weise trägt der Infoma ePayment-Manager nicht nur nach außen hin zu einer modernen und effizienten Verwaltung bei.