Warum Smart Government? Bessere Verwaltungsprozesse!

Die kommunale öffentliche Verwaltung ist für mich das Fundament der Gesellschaft und ein wesentlicher Teil der Wirtschaftskraft in Deutschland. Viele Verwaltungen sehen sich meiner Meinung nach heute, ebenso wie Wirtschaftsbetriebe, mit den Herausforderungen zwischen Globalisierung, Digitalisierung und akuten Krisen wie beispielsweise COVID-19 konfrontiert. Daraus resultieren vor allem Themen wie der Fachkräftemangel am Arbeitsmarkt oder der steigende Technologisierungsgrad wesentlicher Teile der Gesellschaft. Damit einher gehen neue Erwartungs- und Nutzungsverhalten der Bürgerinnen und Bürgern sowie der Unternehmen. Mit ihren geläufigen Arbeitsmethoden und den bisherigen, teilweise verhaltenen eGovernment-Bestrebungen befürchte ich, dass viele Verwaltungen ihre gesetzlichen wie freiwilligen Aufgaben zunehmend nicht mehr ausreichend erfüllen können. Ich glaube, wir brauchen hier ein Umdenken im Verwaltungshandeln: Smart Government.

Smart Government ist für mich das intelligente, vernetzte Verwaltungshandeln. Ich bin überzeugt, dass gerade hierin die Chance der Kommunalverwaltung liegt, weiterhin für BürgerInnen und Unternehmen ein attraktiver Partner zu sein. Und kommunale Verwaltungsarbeit so zu einem positiven Beispiel für den Erfolg der digitalen Transformation in Deutschland werden kann.

Drei Gründe warum Smart Government für die öffentliche Verwaltung notwendig ist.

In drei kurzen Artikeln möchte ich die aus meiner Sicht wesentlichen Punkte diskutieren, warum ein weiterführendes Smart Government in der Kommunalverwaltung notwendig ist. Darauf aufbauend hoffe ich, gemeinsam mit meinen KollegInnen viele kleine Beispiele für intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln zeigen zu können.

Smart Government verbessert Verwaltungsprozesse

In einer Welt, in der die schnelle Erledigung von Prozessen immer wichtiger wird, sind kurze Arbeitsabläufe eine elementare Herausforderung für die Verwaltungsarbeit. Kommunale Verwaltungen in Deutschland verfügen heute selten über eine Infrastruktur wie beispielsweise Großkonzerne oder die Verwaltungsbehörden auf der Ebene von Bund und Ländern. Ferner fehlen vielerorts nach wie vor die finanziellen Mittel, um mehr Mitarbeiter für die Bewältigung auch neuer Aufgaben einzustellen. Insofern es überhaupt gelingt die notwendigen Fachkräfte am Arbeitsmarkt zu finden. Dies macht aus meiner Sicht schnelle Reaktionen auf Anliegen von BürgerInnen und Unternehmern zunehmend schwieriger. Daher bieten gerade hier die digitale Transformation und Smart Government eine große Chance.

Verwaltungen müssen meiner Meinung nach in den kommenden 10 Jahren in der Lage sein, alle ihre internen Prozesse direkt digital erledigen zu können, um so die Zeit für „Papierkram“ zu sparen. Selbst bei kleinen Verwaltungen, wo vieles auf dem „kurzen Dienstweg“ erledigt werden kann, schafft eine Etablierung von digitalen Strukturen erhebliche Vorteile. Ferner erlaubt ein gut strukturierter und digitaler Arbeitsprozess innerhalb einer Verwaltung beispielsweise, mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben, insbesondere im hoheitlichen Bereich, zu investieren. Darüber hinaus ist es für mich jedoch essenziell, dass eine reine Digitalisierung der bestehenden Prozesse (Papierakten werden zu digitalen Akten) nicht die notwendigen disruptiven Veränderungen bringen wird. Vielmehr bedarf es grundsätzlicher Überlegungen zu den Prozessen und einer Vernetzung der Prozesse untereinander. Digitale Prozesse verbinden! Digitale Prozesse müssen sich verbinden! Nur intelligente, vernetzte Prozesse werden letztlich eine nachhaltige Veränderung mit sich bringen.

Kleinere Verwaltungen im Vorteil

Der Vorteil kleiner Verwaltungen hierbei ist für mich die Möglichkeit, Veränderungen unkompliziert und schneller umzusetzen, als das beispielsweise große Verwaltungsbehörden auf Bundes- und Länderebene können. In diesen muss oft noch viel mehr Überzeugungsarbeit geleistet werden, bis entsprechende richtungsweisende Entscheidungen getroffen werden. Und selbst wenn eine Entscheidung getroffen wurde, dauert es häufig lang, bis die Veränderung beim Sachbearbeiter ankommt. Kleine Verwaltungen mit flachen Hierarchien und einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern können einen Veränderungsprozess schneller anstoßen und umsetzen.

Letztlich muss die Digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung aus meiner Sicht aus der kommunalen Praxis heraus definiert werden und weniger „per Gesetz von oben“. Ganz nach dem altbekannten Motto „Aus der Praxis für die Praxis“. Und genau das sehe ich als einen der Gründe, warum ein intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln im Sinne eines Smart Government notwendig ist. Wir haben die Chance, Prozesse nicht einfach nur zu digitalisieren, sondern intelligent miteinander zu vernetzen.