Modern Work – Mobiles Arbeiten im CAFM

Die Digitalisierung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement verdrängt zunehmend die sogenannte „Zettelwirtschaft“; Daten und Prozesse laufen heute weitestgehend elektronisch ab. Parallel dazu hat sich auch die Arbeitswelt grundlegend verändert. Ein moderner Arbeitsplatz mit der Möglichkeit, flexibel und standortunabhängig arbeiten zu können, gehört mittlerweile zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren für Arbeitgeber in allen Bereichen und Größenordnungen. In der öffentlichen Verwaltung ist diese „neue Arbeitswelt“, die mobiles Arbeiten voraussetzt, ebenfalls angekommen – und kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil bei der Suche nach neuen Mitarbeiter:innen sein.

Aber was bedeutet „Mobiles Arbeiten“ denn jetzt eigentlich? Per Definition ist hiermit gemeint, dass dem Arbeitnehmer kein dauerhaft eingerichteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sondern dieser seine Arbeit ortsunabhängig verrichtet – im Betrieb, dem eigenen Zuhause oder einem anderen beliebigen Ort.

Für das Thema CAFM bedeutet mobiles Arbeiten vor allem, im Gebäudemanagement durchzuführende Prozesse mobil zu unterstützen – also z.B. Zählerstände und Mängel direkt im Gebäude erfassen oder bei einem Ortstermin auf Dokumente in der Gebäudeakte zugreifen zu können. Zwei andere Beispiele: Bei einer Budgetabstimmung besteht die Möglichkeit, sich vom mobilen Endgerät aus über die noch zur Verfügung stehenden Mittel der einzelnen Baumaßnahmen zu informieren. Und der Blick auf die über den Rechnungsworkflow gebuchte Rechnung kann ebenfalls mobil erfolgen.

Mit anderen Worten: Vor Ort in den Objekten benötigte Informationen und Tätigkeiten lassen sich so mobil abrufen und abarbeiten – und zwar dort, wo es Sinn macht oder sogar notwendig ist.

Warum ist mobiles Arbeiten im CAFM wichtig?

Eine verbesserte Kommunikation und schnelleres Handeln sind wesentliche Gründe. Denn um bestimmte Informationen aus dem System abzurufen, wie z.B. eine Wiedervorlage oder Dokumente, muss dafür niemand wieder zurück ins Büro an den Rechner. Mit dem mobilen Gerät geht das auf der Stelle und deutlich schneller. Zudem lassen sich Prozesse verbessern und beschleunigen. So kann beispielsweise der Hausmeister eines Schulgebäudes die Zählerstandserfassung vor Ort mit einem mobilen Gerät durchführen. Die Zählerstände stehen dann im System direkt zur Verfügung.

Eine verbesserte Produktivität ist ein weiterer Vorteil des mobilen Arbeitens. Zusätzliche Fahrtwege werden vermieden und so Emissionen reduziert bzw. CO2 eingespart, durch den Wegfall von Papier Ressourcen geschont. Mehr Informationsmöglichkeiten sorgen für zusätzlichen Nutzen. Beispielsweise können die Mitarbeiter:innen auf einer Baustelle bei Rückfragen direkt online auf die Dokumente in der digitalen Gebäudeakte zugreifen.

Der Zugriff auf das Liegenschafts- und Gebäudemanagement erfolgt browser-basiert über Rechner, Notebook, Tablet oder Smartphone – das Gerät an sich spielt überhaupt keine Rolle. Die Daten sind auf allen Endgeräten gleich. Auf diese Weise kann zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät aus gearbeitet werden. Der sichere Zugriff ist mit Infoma online immer und überall ohne technische Hürden problemlos möglich – steht doch stets die modernste systemtechnische Basisinfrastruktur und die aktuellste Software zur Verfügung. So sind Sie in der Cloud automatisch immer auf dem neuesten Stand, ohne selbst etwas dafür tun zu müssen.

Für Geschäftsprozesse, bei denen kein durchgängiger Netzzugang zur Datenbank gewährleistet werden kann, ermöglichen Apps, auf das System zuzugreifen. Mit Hilfe dieser Offline-Funktionalität lassen sich zum Beispiel auch die Zähler in Kellerräumen ablesen oder die Prüfung der Brandschutztür des Öllagers im Keller dokumentieren. Über die Synchronisationsfunktion werden die Informationen bei erneutem Netzzugang automatisch an die Datenbank übermittelt. Dadurch lassen sich Prozesse wesentlich vereinfachen. Das nahtlose Zusammenspiel der Anwendungen erlaubt ein schnelleres und effizienteres Agieren.

Welche Herausforderungen gibt es?

Im Rahmen der verwaltungskulturellen Herausforderungen sollten mobile Anwendungen als große Chance gesehen und nicht als Gefahr verstanden werden. Eine hohe Akzeptanz entsteht, werden die Mitarbeiter:innen im Prozess der Umstellung von analogen auf mobile Abläufe mitgenommen. Gerade neue, junge Mitarbeiter:innen fordern verstärkt moderne Technik und flexibles Arbeiten. Letztendlich muss das mobile Arbeiten im Liegenschafts- und Gebäudemanagement allen Mitarbeiter:innen gerecht werden.

Es gibt aber auch technische Herausforderungen. Denn neben dem Wandel in der Verwaltungskultur spielen vor allem die technischen Voraussetzungen für den Erfolg einer mobilen Arbeitsplatzstrategie eine Rolle. So ist in erster Linie der Zugriff auf die Daten sicherzustellen. Das bedeutet, es muss eine gute Verbindung zum Server vorhanden sein, auf dem die Datenbank liegt. Für die Verwaltungen heißt es daher, die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen und sicherheitsrelevante Aspekte wie den Datenschutz einzuhalten.

Gleichzeitig erfordert die Umstellung von analog auf mobil nicht nur die Anpassung der jeweiligen Prozesse. Vielmehr müssen die Verwaltungen die Möglichkeiten des Systems auch erkennen und anwenden. Zum Beispiel können bei der App Mobile Wartung und Prüfung Fotos eines Mangels oder Schadens digital aufgenommen und ins System übermittelt werden – im Gegensatz zu einem analogen Prozess, bei dem man mit einer Laufliste auf Papier im Gebäude unterwegs ist. Will heißen: Bei der Umstellung auf die mobilen Prozesse ergeben sich ganz neue Möglichkeiten – und diese gilt es für sich zu nutzen.