Axians_A4_Brochure_Infoma_Finanzwesen

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Inhaltsverzeichnis 1. Die Lösung für die smarte (Finanz-)Verwaltung . . . . . . . . . . . . . 4 2. Workﬂowbasierte, papierlose Haushaltsplanung . . . . . . . . . . . . 6 3. Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung . . . . . . . . . . . . . . 8 Digitaler Rechnungseingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Digitaler Rechnungsausgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Forderungsmanagement und Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . 12 5. Digitale Veranlagung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6. Onlineprozesse für Verwaltung, Bürger:innen und Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 7. Weitere integrierte Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Business Intelligence (BI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Berichtswesen Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Job-Steuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Zentrale Vertragsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Liegenschafts- und Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 8. Kommunale Beratung und Dienstleistungen . . . . . . . . . . . . . . 20 2 Axians Infoma GmbH

FINANZWESEN 1 Die Lösung für die smarte (Finanz-)Verwaltung Die Aufgabenvielfalt in den Kommunen nimmt stetig zu – und gleichzeitig der Wunsch nach einer verstärkten technologischen Unterstützung im Arbeitsalltag. Automatisierte, durchgängig digitale Prozesse stehen für die meisten Verwaltungen bei ihren Planungen für die Zukunft daher bereits ganz oben auf der Agenda. Denn nicht nur gesetzliche Regelungen wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) und die Verwaltungsmodernisierung erhöhen den Druck für ein zeitnahes Handeln. Vielmehr heißt es, auch den Anforderungen von Mitarbeiter:innen sowie Bürger:innen und Unternehmen an eine moderne, serviceorientierte, kurz: eine smarte Verwaltung gerecht zu werden. #smartverwalten lautet hier das Schlagwort und bedeutet, durch intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung zukunftsgerecht zu nutzen. Dabei unterstützen und begleiten wir unsere Kunden – mit der Erfahrung von mehr als drei Jahrzehnten im kommunalen Markt und den richtigen Lösungen. Über 1.500 bundesdeutsche Verwaltungen jeder Größenordnung haben sich bereits von dieser Kompetenz überzeugen lassen. Ein wirksames Smart Government beginnt mit dem Infoma Finanzwesen. Es bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben in Kämmerei, Kasse, Steueramt und weiteren Fachämtern oder bei fachämterübergreifenden Anwendungen durchzuführen – prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. 5 SCHRITTE ZUM #SMARTVERWALTEN MIT INFOMA Integriertes Finanzwesen mit seinen Fachverfahren Integrierte digitale Rechnungsbe- arbeitung Digitales Finanzwesen mit seinen Fachverfahren Digitale Vernetzung von Prozess- ketten verschiedener Abteilungen Smart Government Prozesse für Bürger:innen, Unternehmen und Behördern 4 Axians Infoma GmbH

Dabei können Sie sich auf eine zertifizierte Software mit intuitiver Bedienung und bedarfsgerechten Funktionalitäten verlassen. Mit sämtlichen Leistungsmerkmalen für Kameralistik und Doppik ausgestattet, optimiert Infoma Ihre Ver- waltungsarbeit. Als Drehscheibe aller finanzrelevanten Daten und Vorgänge integriert die Lösung medienbruchfrei Anwendungen über das Finanzwesen hinaus – z. B. die Fachverfahren Liegenschafts- und Gebäudemanagement oder Kommunale Betriebe. Passgenaue Digitalisierungsmodule ermöglichen zudem die Umsetzung vollständig papierloser Prozesse. Auf dem Weg zur smarten Verwaltung spielt die Realisierung durchgängiger Prozesse also eine zentrale Rolle – genauso wie die Schaffung von modernen Arbeitsplätzen. Für uns Grund genug, die Modern Clients zu entwickeln. Mit Desktop App, Web Client, Tablet Client und Phone Client können wir nun das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort ermöglichen. Und bieten Ihnen damit die Flexibilität, heutigen und künftigen Ansprüchen an eine neue Arbeits welt „new work“ gerecht zu werden. KERNELEMENTE SMART INFOMA Sie haben die Wahl! Perfekt für die Zukunft aufgestellt. Dazu gehört ebenfalls das Thema Cloud Computing. Neben dem Einsatz von Infoma im eigenen Haus oder im Rechenzentrum gehosted, stellen wir Ihnen Moderne Clients, die den Ansprüchen an „new work” gerecht werden Bessere Prozesse, mit Infoma online auch eine Cloud-Lösung aus den deutschen Microsoft- die Bürger:innen und Rechenzentren zur Verfügung. Der Betrieb in der Cloud erfolgt im Einklang Verwaltung vernetzen mit den geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften sowie unter Berück- P R O Z E S S E N T S L I E N C R E D O M SMART INFOMA KI & DAT E N sichtigung höchster Sicherheitsstandards. Ohne technische Hürden ist damit der sichere Zugriff auf die systemtechnische Basisinfrastruktur und die stets aktuellste Software gewährleistet – zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät. Gleichzeitig bietet Infoma online einen idealen Startpunkt für mehr Automatisierung, z. B. durch Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI) für Routine- tätigkeiten oder sonstige Services. Denn um die Vorteile integrierter und intelligenter Services voll nutzen zu können, ist die Cloud unverzichtbar. Routinetätigkeiten mittels KI zu erledigen und die so freiwerdenden Ressourcen für neue Aufgabenbereiche einzu- setzen, ist nur eine der zahlreichen Möglichkeiten. Darüber hinaus lassen sich aufgrund neu gewonnener Erkenntnisse Entscheidungswege optimieren – z. B. durch die Erstellung von Prognosen als Basis für die Haushaltsplanung. Und die Vernetzung von Daten sorgt für eine erhöhte interne Effizienz, da Auffälligkeiten bei Buchungen sofort erkannt werden. Aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig Software, die eigenständig Lösungen bietet umzusetzen, ist seit jeher der Maßstab unserer Unternehmens- und Port- foliostrategie. Diesem Anspruch tragen wir im Rahmen unserer kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda mit stetig neu- und weiterentwickelten Lösungen Rechnung. Denn nur so können wir Ihnen ein Finanzwesen bieten, das Sie mit durchgängig digitalen Prozessen zur smarten Verwaltung macht. Alle Informationen zu den Möglichkeiten von Infoma finden Sie auf den folgenden Seiten. Axians Infoma GmbH 5

2 Workﬂowbasierte, papier- lose Haushaltsplanung Komplett digital, ohne Papier und Medienbrüche: Die Haushaltsplanung und -steuerung von Infoma erfolgt in einem workﬂowbasierten Prozess, der maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit bietet. Dank intuitiver Bedienung ermöglichen die durchgängigen Abläufe die einfache und komfortable Aufstellung eines Haushaltsplans. Neben Planung und Erfassung inklusive Freigabe der Budgets tragen die Online-Präsentations- möglichkeiten eines interaktiven Haushalts sowie eine dezentrale Budgetauskunft zu einem transparenten, effizienten und digitalen Finanzmanagement bei. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Haushalts- und Budgetplanung Stellt einen aktuellen, vollständigen Haushalt für ein auf Transparenz und Interaktiver Haushalt und Vorbericht / Rechenschafts- bzw. Lageberichte Ermöglicht, in Kombination mit dem Leistungsportfolio des Schwester- Effizienz ausgerichtetes Finanzmanagement auf. Die App ermöglicht eine unternehmens Axians IKVS, den Haushalt via Internet zu präsentieren. Ohne dezentrale, workflowbasierende Haushaltsplanung für die digitale Abbildung Mehraufwand können über alle Hierarchieebenen hinweg Haushaltsdaten manueller Prozesse. grafisch und visuell aufbereitet werden. Die gesetzlich vorgeschriebenen Haushaltsvorberichte sowie die Lage- bzw. Rechenschaftsberichte lassen sich auf Knopfdruck erstellen. 6 Axians Infoma GmbH

Infoma App Budgetauskunft Bietet auch dezentral tätigen Mitarbeiter:innen die komfortable Möglichkeit einer einfachen und schnellen Budgetüberwachung. Dabei werden die im Budget bereits gebuchten Rechnungen sowie über- und außerplanmäßige Mittel, Reste und Mittelreservierungen für den jederzeitigen Überblick über noch verfügbare Beträge berücksichtigt. Investitionen sowie die wichtigsten Berichte sind ebenfalls direkt abrufbar. Workflowunterstützte Haushaltsplanung: Budgetplanung und Budgeterfassung HIGHLIGHTS Einfache, papierlose, workflow- unterstützte Haushaltsplanung Haushaltsvorberichte sowie Lage- bzw. Rechenschaftsberichte auf Knopfdruck Interaktiver Haushalt via Internet Maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit Axians Infoma GmbH 7

3 Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung DIGITALER RECHNUNGSEINGANG Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archi- vierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haus- haltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungs- bearbeitung zu den grundlegenden Schritten. Kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe mit gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter:innen und eine hohe Prozess- sicherheit sind hier ein Ziel. Den größtmöglichen Nutzen bieten dabei das Empfangen, Verarbeiten und intelligente Anreichern der eRechnungsdaten aus jedem Format mittels Künstlicher Intelligenz sowie die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess. Mit der digitalen Freigabe und automatischen Archivierung wird der durchgängige Ablauf lückenlos fortgesetzt. Die Möglichkeit der Kontierung in Kosten- und Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung bildet den Schlusspunkt eines medienbruchfreien Prozesses. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Bestellworkﬂow Gibt die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung eRechnungs-Manager Bereitet strukturiert formatunabhängige eRechnungsdaten auf. Alle Rech- in den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung. Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scannen bis zur Verbuchung der Rechnung. Nutzbar für Rechnungen und Gutschriften, lässt sich der Rechnungsworkflow individuell auf den spezifischen Bedarf konfigurieren und durch eine elektronische Signaturkomponente ergänzen. 8 Axians Infoma GmbH nungsdaten werden – gleich ob sie elektronisch von Portal-Services, per E-Mail, Schnittstellen oder papiergebunden eingehen – intelligent ange- reichert und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzt, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Freigabeworkﬂow Ermöglicht ohne Medienbrüche die Freigabe zahlreicher Geschäftsvorfälle bzw. Dokumente als Voraussetzung einer erfolgreichen Buchung. Mit Hilfe der Lösung erfolgt der Freigabeprozess für Geschäftsvorfälle und Dokumente, die von mehreren Personen zu sichten, zu prüfen und freizugeben sind – z. B. Tages-, Wochen-, Monatsabschluss sowie Stornierung oder Umbuchungen – zeitsparend, sicher und völlig papierlos.

Elektronische Akte Übergibt alle aus Infoma erzeugten Dokumente automatisch zur Ablage und Verwaltung in die elektronischen Fachakten, z. B. Finanz-, Steuer-, Voll- streckungsakte etc. Die Elektronische Akte gewährleistet eine effiziente Prozessunterstützung im gewohnten Arbeitsumfeld. Die revisionssichere Archivierung aller Dokumententypen (z. B. Eingangsrechnungen, Steuerbe- scheide u. v. m.) mit individueller Abbildung von Aufbewahrungsfristen und anderen gesetzlichen Regelungen pro Dokumententyp steht optional zur Verfügung. Anlagenbuchhaltung Erledigt alle buchhalterischen Aufgaben zur Verwaltung des Anlage- ver mögens. Dabei werden verschiedenste Anforderungen nach steuer-, handels- oder haushaltsrechtlichen sowie anderen Rahmenbedingungen abgedeckt. Einkauf, Verkauf, Haupt- und Nebenbuchhaltung stimmen dadurch immer überein. Kosten- und Leistungsrechnung Erlaubt, Organisations- und/oder Produktbereiche nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. Erfassung und Kontierung einer Eingangsrechnung HIGHLIGHTS Sofortige Mittelreservierung und Berücksichtigung formaler Geneh- migungsstufen und Berechtigungen Strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten aus jedem Format und intelligente Anreiche- rung und Ergänzung durch inhalt- liche Mehrwerte Digitale Abbildung sämtlicher Schritte im Rechnungsfreigabeprozess Direkte Auskunftsfähigkeit und schnelle Bearbeitungszeiten in den Fachabteilungen Konsistenz von Haupt- und Neben- buch haltungen Axians Infoma GmbH 9

DIGITALER RECHNUNGSAUSGANG Komplett digital lässt sich auch die debitorische Rechnungsbearbeitung gestalten. Mit der digitalen Erstellung der Ausgangsrechnungen, der optionalen elektronischen Freigabe, dem digitalen Versand aus der Elektronischen Akte oder der internen Weitergabe zur direkten Bezahlung wird ein papierloser Prozess realisiert. Die automatisierte Ablage der erstellten Rechnungen über die Finanzakte in einem Dokumenten Managementsystem vervollständigt diesen Prozess. HIGHLIGHTS Durchgängig digitaler Rechnungs- und Belegausgang Zusätzliche Lösungen für dezentrale Anwendungen in den Fachämtern Erstellung von eRechnungen direkt aus dem Finanzwesen Automatisierte Weitergabe zur Archivierung an die Elektronische Akte Direkte Übergabe zum Versand an externe Zustelldienste Web-Oberfläche mit Warenkorb der Infoma App Webkasse 10 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Faktura Übernimmt die dezentrale Erfassung und integrierte Weiterverarbeitung Elektronische Finanzakte Legt alle in Infoma erzeugten relevanten Dokumente in den jeweiligen Fach- beliebiger Einzelrechnungen und Einzelbescheide in Infoma. Die Infoma App akten ab. Weitere Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 9 Faktura ermöglicht es den Fachämtern, umsatzsteuerkonforme Rechnungen dezentral zu erstellen. Infoma Versand-Manager Steuert den Versand von Massendrucken, z. B. Steuerbescheide, Rechnungen, Infoma App Webkasse Gewährleistet schnelle und effiziente Arbeitsabläufe im Barkassenprozess. Mahnungen. Der Infoma Versand-Manager übermittelt die Dokumente aus der Elektronischen Akte digital an einen Zustelldienst wie E-Post, Briefbutler Die Kassenlösung bietet einen breiten Funktionsumfang mit Fokus auf einer (hpc DUAL) oder an ein Portal. Die Zustellung erfolgt je nach Zustelldienst bedienungsfreundlichen Web-Oberfläche. Durch die intuitive Abwicklung konventionell per Brief, dual oder volldigital. Nach erfolgreichem Abschluss der Zahlungsprozesse über Warenkörbe ist die Lösung für den dezentralen des Versandauftrages gehen die Dokumente zur Archivierung über die Einsatz – z. B. Bürgerbüro, Standesamt, Schwimmbad etc. – perfekt gestaltet. Elektronische Akte optional in ein Dokumenten Managementsystem oder Die am Tagesende erstellten Kassenabschlüsse stehen inklusive aller Hardware-Archiv. Transaktionen direkt im Finanzwesen Infoma zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Zudem ist die laut Kassensicherungsverordnung erforderliche Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) berücksichtigt und eine direkte Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess. Weitere Anbindung an zahlreiche EC-Cash Terminaltypen integriert. Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 8 Infoma eRechnungsausgang Generiert eRechnungen aus Infoma heraus. Der Infoma eRechnungsausgang übernimmt den Transfer und die Übersetzung von relevanten Rechnungs- daten in ein entsprechendes valides Format, das branchenübergreifend eingelesen werden kann. Die eRechnungen entsprechen den Standards XRechnung und ZUGFeRD 2.0. Axians Infoma GmbH 11

4 Forderungsmanagement und Zahlungsverkehr Eine vollständige Automatisierung des Bereichs Forderungsmanagement und Zahlungsverkehr sorgt gleich zweifach für Vorteile: Die Verwaltung wird im Prozess von der Abwicklung der Einnahmen mit automatischem Zahl- und Abbuchungs- lauf bis zur Einleitung der Zwangsvollstreckung deutlich entlastet; den Bürger:innen erleichtern entsprechende Online-Bezahlmöglichkeiten mittels QR-Code über einen gängigen Zahlungsanbieter den Ausgleich ihrer Zahlungsaufforderungen. Ein lückenloser Mahnprozess mit Übergabe in die Vollstreckung sowie die Zusammen stellung und Klassifizierung aller Forderungen eines Schuldners im Rahmen der Insolvenzverwaltung vervollständigen das aktive Forderungsmanagement. Für die Verwaltung sämtlicher Darlehen steht darüber hinaus weitere Unterstützung zur Verfügung. Zahlung auf mobilem Endgerät 12 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Kasse Übernimmt alle buchhalterischen Aufgaben, ordnet Zahlungseingänge den Elektronische Vollstreckungsakte Übergibt alle aus Infoma erzeugten Dokumente zur Ablage und Verwaltung offenen Posten mit hoher Trefferquote zu, macht automatisierte Aufrech- in die elektronischen Fachakten. Weitere Informationen siehe genauere nungs- und Zahlungsvorschläge, bedient gesetzlich geforderte Statistiken, Beschreibung, S. 9 kontiert die Zahlungsströme auf die Finanzrechnungskonten u. v. m. ePayment-Manager Ermöglicht schnelle und sichere Online-Bezahlprozesse für alle Einnah- Insolvenzverwaltung Legt zu jedem Insolvenzfall eine Insolvenzakte mit umfangreichen Stamm- daten an, um die Forderungsanmeldung vollständig und fristgerecht zu mearten und bietet so einen komfortablen Service für die Bürger:innen erstellen. Die Mahn-, Auszahlungs- und Vollstreckungssperren können mit direktem Ausgleich der Forderung. Die sofortige Zahlungsmöglichkeit automatisiert gesetzt werden. trägt insbesondere zur Verbesserung des Forderungsmanagements und der Entlastung der Verwaltung bei. Infoma App Adressverwaltung Erlaubt die dezentrale Abfrage von Adressdaten und für die Antragstel- Darlehensverwaltung Liefert Entscheidungshilfen, Planungswerkzeuge und Arbeitserleichterun- lung von Adressänderungen und -neuanlagen. Die Adressbestände werden permanent optimiert, auch im Zusammenspiel mit angebundenen Fach- gen bei aufgenommenen und vergebenen Darlehen. So werden z. B. auto- verfahren von Drittanbietern. Der so erzielte eindeutige Adressbestand matisiert Zins- und Tilgungspläne erstellt und können direkt in das Infoma ist die Basis für ein erfolgreiches Forderungs- und nachhaltiges Adress- management. Die Mitarbeiter:innen im Fachamt können in einer einfachen und losgelösten Oberfläche die Adressen in ihrem Verantwortungsbereich abfragen und pflegen. Finanzwesen gebucht werden. Vollstreckung Vereinfacht und beschleunigt Abläufe der Vollstreckungsbehörde im Innen- dienst, im Vollstreckungsaußendienst und beim Datenaustausch – ohne Medienbrüche und mit völlig konsistenten und transparenten Daten zwi- schen Kasse und Vollstreckung. Durch die Online-Sachaufklärung ist eine Online-Anbindung des Schuldner- und Vermögensverzeichnisses direkt aus dem Finanzwesen zur automatischen Suche nach vollstreckungsrelevanten Informationen möglich. HIGHLIGHTS Übernahme aller Zahlungen inkl. der Zuordnungen zu den offenen Posten Online-Bezahlmöglichkeiten mittels QR-Code über gängige Zahlungsanbieter Mahnprozess mit Übergabe in die Vollstreckung Zusammenstellung und Klassifizierung aller Forderungen eines Schuldners Einheitliche Darstellung aller Adressen einer Person (Bürgerkonto) und Adressabgleich mit dem Einwohnermeldewesen Axians Infoma GmbH 13

5 Digitale Veranlagung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Ver- anlagung und Erhebung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben lassen sich ebenfalls in einem vollständig digitalisierten Prozess erledigen. Die Möglichkeit, Messbescheide elektronisch zu empfangen und Steuerbescheide digital zu erzeugen, auto- matisch zu archivieren und elektronisch zu versenden, gewährleistet einen effizienten papierlosen und vor allem nachhaltigen Ablauf. Zusätzlicher Komfort entsteht, wenn auch der Freigabeprozess digital erfolgt. HIGHLIGHTS Einheitliche Personenkontenführung für alle Abgabearten und Objekte Flexibel gestaltbare Bescheide Digitale Verbrauchsabrechnung mit komfortabler Zähler- und Tonnenverwaltung Online-Erfassung und Übermittlung von Zählerständen mit Plausibilisierung Elektronischer Versand der eBescheide 14 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Steuern, Gebühren, Beiträge, Abgaben Unterstützt alle Veranlagungsformen, wie Jahres- oder Änderungsver- Mobile Zählerstandserfassung Ermöglicht die digitale Ablesung der Zähler in der Verwaltung. Erfassung anlagungen für Gewerbesteuer, Grundsteuer, Hundesteuer und sonstige und Übermittlung der Zählerstände erfolgen online. Eine Plausibilisierung kommunale Abgaben. Als besonders mitarbeiter- und bürgerorientiert er- durch den Vergleich mit Vorjahreswerten ist damit frühzeitig gegeben und weisen sich die gut lesbaren Bescheide sowie die frei zu definierenden Feld- die Zählerstände lassen sich direkt in der Verbrauchsgebührenabrechnung bezeichnungen der Masken für die Veranlagung von Abgaben. Darüber hinaus weiterverarbeiten. Die auf Apple- und Android-Endgeräten vor Ort erfassten steht eine Schnittstelle zur automatisierten Verarbeitung der Messbescheide Daten gehen direkt ins System. Bei fehlendem Empfang kann auch offline zur Verfügung. abgelesen werden. Ist das Gerät wieder online, werden die Werte an Infoma Verbrauchsabrechnung Verarbeitet und wertet – ergänzend zu Steuern, Gebühren und Beiträgen – im Dialog mit den Bürger:innen veranlagungsrelevante Informationen bei Elektronische Steuerakte Legt die elektronisch empfangenen Messbescheide und erzeugten Steuer- der Abrechnung von verbrauchsabhängigen Gebühren effizient aus, wie bescheide in der elektronischen Steuerakte ab. Weitere Informationen siehe u. a. Wasser und Abfall. genauere Beschreibung, S. 9 übergeben. Infoma Versand-Manager Steuert den Versand von Massendrucken, z. B. von Steuerbescheiden oder Mahnungen. Weitere Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 11 Effiziente Unterstützung für die Anforderungen im Steueramt Axians Infoma GmbH 15

6 Onlineprozesse für Verwaltung, Bürger:innen und Unternehmen Eine Win-win-Situation für Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung durch mehr Service und Komfort ist das erklärte Ziel. Die Entwicklung von Online-Bürgerservices erfolgt bei Axians Infoma nach dem Prinzip: vollständig durchgängige Prozesse zu schaffen, ohne dass von Seiten der Verwaltungsmitarbeiter:innen in den Ablauf eingegriffen werden muss. Dennoch gibt es auch bei Standardarbeiten Ausnahmen – beispielsweise wenn besondere Fachexpertise bzw. Entscheidungen oder rechtliche Beurteilungen notwendig sind. Unterstützung ist auch in diesen Fällen gewährleistet, da die Kriterien für eine manuelle Weiterverarbeitung bei jedem Verarbeitungsschritt definiert werden können. Als ein Treiber bei der Konzeption unserer Online-Bürgerservices gelten hierbei die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und der Verwaltungsmodernisierung. So lassen sich mit Hilfe des Digitalen Finanzkontos finanznahe Prozesse optimal lösen. Effiziente Beispiele sind die papierlose Bescheidzustellung, digitale Bezahlprozesse, Erteilung von SEPA-Mandaten u. a. Hundean- und abmeldung Die Infoma App Hundemanager ermöglicht, Hunde digital an- und abzumel- Online Zählerstandserfassung Als ein in die Verbrauchsgebührenabrechnung integriertes Onlineverfahren den, eine verlorene Hundemarke zu melden oder eine neue zu beantragen. ermöglicht die Infoma App Online Zählerstandserfassung eine direkte digi- Neben der Plausibilisierung der erfassten Daten bietet die App die volle Inte- tale Erfassung und Übermittlung der Zählerstände. Über den QR-Code auf gration in das Finanzsystem Infoma. Automatisch erfolgt die Zuordnung der der Ablesekarte gelangen die Bürger:innen in die mit Zählerstandsnummer richtigen Finanzadresse der Bürger:innen bzw. die Neuanlage, der richtige und Vorjahreswert bereits vorausgefüllte Online Zählerstandserfassung. Hundesteuertarif wird ermittelt und bei der Anmeldung ein neues Steuer- Dort können sie ihre Verbräuche eintragen. Der Vergleich mit Vorjahres- objekt erstellt oder bei Abmeldung entsprechend beendet. Ebenfalls können werten erlaubt bereits frühzeitig eine Plausibilisierung der Zählerstände. Die die Veranlagung und Erstellung des Hundesteuerbescheids sofort oder per gemeldeten Zählerstände lassen sich direkt in der Verbrauchsgebühren- Stapellauf durchgeführt werden. abrechnung weiterverarbeiten. Die digitale Zustellung der Bescheide erfolgt durch die Online Bescheid- Eine elektronische Verarbeitung der postalisch eingegangenen Zählerkarten zustellung. (siehe S. 17) ist ebenfalls möglich. Komplett digital wird die Abwicklung, wenn automa- tisch ein Link mit direktem Zugang zur Online Zählerstandserfassung oder BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: die Ablesekarte per E-Mail an die Verbraucher:innen geht. Infoma App Hundemanager Steuern, Gebühren, Beiträge, Abgaben 16 Axians Infoma GmbH BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Online Zählerstandserfassung Verbrauchsabrechnung

Bürger & Unternehmen Digitalisierung erlebbar machen Verwaltung Behörden Digitale Prozesse Zusammenarbeit verbinden gestalten Wirkungsbereiche der Verwaltungsdigitalisierung Abfallgebühren Für An-, Um- und Abmeldung sowie den Tausch von Abfallbehältern ist mit dem Einsatz der Infoma App Abfallgebühren ab sofort kein Papier mehr nötig. Alle für die Abfallgebühren relevanten Tätigkeiten zwischen Bürger:innen und Steueramt sind hier abgebildet. Die Prozesse können in die angebundenen Bürgerportale der Endkunden integriert werden. Die Zuordnung der richtigen Finanzadresse der Bürger:innen bzw. die Neu- anlage erfolgt auch hier automatisch, die richtige Gebühr wird ermittelt und bei der Anmeldung ein neues Gebührenobjekt erstellt oder bei Abmeldung entsprechend beendet. Ebenfalls können die Veranlagung und Erstellung des Gebührenbescheids sofort oder per Stapellauf durchgeführt werden. Die digitale Zustellung der Bescheide erfolgt durch die Online Bescheidzustellung (nachfolgend beschrieben). BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Abfallgebühren Steuern, Gebühren, Beiträge, Abgaben Online Bescheidzustellung Das Hochladen des Bescheids findet im bestehenden oder bei der Anmel- HIGHLIGHTS Automatisierte Verarbeitung der Daten aus den Bürger-Apps, ohne Eingriff von Seiten der Verwaltung Manuelle Weiterverarbeitungsmöglich- keiten in Ausnahmefällen Lösungen für die Umsetzung der OZG-Anforderungen/Verwaltungs- modernisierung Einbindung von Bürger:innen in die Verwaltungsprozesse Aktuelle Zustelldaten Digitaler Gewerbesteuerbescheid Eine weitere App stellt auch den Gewerbesteuerbescheid auf eine vollständig digitale Basis. Dabei werden die vom Finanzamt elek tronisch übermittelten Messbescheide in der Verwaltung automatisiert verarbeitet und ein maschi- nenlesbarer digitaler Steuerbescheid erzeugt. Zusätzlicher Komfort entsteht, wenn der sich anschließende Freigabeprozess über den optionalen Freigabe- dung neu eröffneten Bürgerkonto statt und steht den Bürger:innen dann workflow erfolgt. In zwei weiteren Schritten wird der Bescheid in der Elek- zum dokumentierten Download zur Verfügung. Bei Nichtabholung nach tronischen Akte archiviert und gleichzeitig an den Infoma Versand-Manager Ablauf einer definierten Frist wird der Bescheid automatisiert gedruckt und weitergegeben, der die entstandenen eBescheide für den Versand in ein Portal postalisch zugestellt. Ist der Infoma ePayment-Manager im Einsatz, kann die stellt – wahlweise ein Bürgerportal der Verwaltung, ELSTER Transfer oder von Forderung sowohl direkt über das Bürgerportal als auch über den QR-Code externen zertifizierten Dienstleistern, wie z. B. kommunale Rechenzentren, auf dem Gebührenbescheid bezahlt werden. Über das Digitale Finanzkonto Deutsche Post, hpc DUAL etc. ist zudem die Erteilung eines SEPA-Mandats oder eine Adressänderung möglich, wenn der Bescheid anderweitig zugestellt werden soll. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Online Bescheide ePayment-Manager Digitales Finanzkonto Steuern, Gebühren, Beiträge, Abgaben Infoma eBescheidausgang Freigabeworkflow Infoma Versand-Manager Infoma App Online Bescheide Axians Infoma GmbH 17

7 Weitere integrierte Lösungen Neben der Basisanwendung für vollständig digitale Prozesse im Finanzwesen bieten wir passende Lösungen für komfortables, mitarbeiterorientiertes und wirtschaft- liches Arbeiten bei übergreifenden Themen. Mit den vorhandenen Möglichkeiten für weitergehende detaillierte Auswertungen, die Ansteuerung automatisierter Abläufe sowie ein optimales Vertragsmanagement schaffen wir die Voraussetzung für mehr Transparenz, Effizienz und Einfachheit im Verwaltungsalltag. Business Intelligence (BI) Übernimmt die systematische Sammlung, Auswertung, Veredelung und Dar- Job-Steuerung Entlastet von periodischen Aufgaben durch automatisierte Jobverarbei- stellung aller in der kommunalen Verwaltung vorhandenen Finanzdaten. Ver- tung, z. B. Schnittstellen einlesen, Mahnlauf oder Zahlungsvorschlag waltung und Politik stellt es zum richtigen Zeitpunkt und in der gewünschten erstellen etc. Laufzeitintensive, sich regelmäßig wiederholende oder Form entscheidungsgewichtige Informationen zur Verfügung. Funktionen für differenzierte Aktivitäten und Routinearbeiten werden im Hintergrund Prognosen und Forecasts unterstützen die wirkungsorientierte Steuerung. erledigt. Alle relevanten Jobs lassen sich so komfortabel planen, steuern und Für Sitzungen und Besprechungen stehen alle Berichte per App bereit. Die überwachen. Die Drucksteuerung gewährleistet einen optimierten Druck- Kombination mit dem Leistungsportfolio von Axians IKVS ermöglicht ziel- und und Versandprozess von Berichten und Bescheiden. Das vollautomatische steuerungsrelevante Kennzahlenvergleiche. Einspielen eines Updates oder Patches ist möglich. Berichtswesen Plus Erstellt einfache Berichte aus dem Finanzwesen (z. B. Wochen-, Monats- Zentrale Vertragsverwaltung Ermöglicht ein effizientes Vertragsmanagement mit zentraler oder dezent- und Quartalsberichte) mit automatisierter und zeitgesteuerter Verteilung. raler Pflege. Das Modul vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeich- Das einheitliche und standardisierte Berichtswesen hält für jede Führungs- nis und gibt einen Überblick über die zu zahlenden Beträge, dem Vertrag kraft bzw. alle Mitarbeiter:innen aus den Fachabteilungen genau die richtige zugeordnete Dokumente und anstehende Fristen. Information zur richtigen Zeit in der richtigen Form bereit. 18 Axians Infoma GmbH

Die Leistungsfähigkeit unseres Finanzwesens steht auch für den dezentralen Einsatz in Fachämtern zur Verfügung. Integrierte Fach- verfahren in unserem Produktportfolio ermög- lichen zudem ein durchgängiges Verwaltungs- handeln. Dazu gehören: Liegenschafts- und Gebäudemanagement Bietet ein effizientes softwaregestütztes Management von Informationen über Liegenschaften, Gebäude und Anlagen – integriert oder autonom als Branchenlösung. GEFMA-zertifiziert, übernimmt das Fachverfahren alle Aufgaben des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Liegen- schafts- und Gebäudemanagements. Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen Automatisiert die betrieblichen Abläufe für noch mehr Wirtschaftlichkeit. Die Lösung für moderne Dienstleistungsunternehmen kann integriert in das Finanzwesen oder autonom als reine Branchensoftware eingesetzt werden. Vorhandene BIM-Modelle können in Infoma visualisiert werden HIGHLIGHTS LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT Komfortabel und ergebnisorientiert, integriert oder autonom, doppisch oder kameral GEFMA-zertifiziertes Fachverfahren für alle technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Aufgaben BAUHÖFE, KOMMUNALE BETRIEBE UND ÖFFENTLICHE EINRICHTUNGEN Abdeckung aller Facetten – von A wie Auftragswirtschaft bis Z wie Zeitkonten Autonome Branchenlösung – auch integriert nutzbar Axians Infoma GmbH 19

8 Kommunale Beratung und Dienstleistungen Die zu bewältigenden Themen mit Blick auf eine zukunftsfähige digitale Verwaltung sind umfang- reich – und oftmals nur schwer allein umzusetzen. Axians Infoma bietet hier optimale Unterstützungsmöglichkeiten. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen in Bereichen wie Projektmanagement, Prozessberatung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern. Durch das dabei praktizierte ganzheitliche Herangehen lassen sich verwaltungs- und betriebswirtschaftliche Themen miteinander verbinden. Auf diese Weise werden auch mit Hilfe neuester Softwarekonzepte Lösungen für auf die digitale Zukunft ausgerichtete Abläufe erarbeitet. HIGHLIGHTS Umfassende Unterstützung bei allen Aufgaben für kommunale Veränderungsprozesse Kompetenz und Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten Verbindung von verwaltungs- und betriebswirt- schaftlichen Themen Software- und Fachschulungen zum Finanzwesen und zu weiterführenden Themen Betreuung im laufenden Betrieb inklusive proaktiver Leistungspakete 20 Axians Infoma GmbH

Dabei erleichtern passgenaue und individuell auf die jeweilige Situation abgestimmte Leistungen den laufenden Verwaltungsbetrieb. Beispielsweise können die Verwaltungen durch Nutzung der Wiederkehrenden Lösungspakete regelmäßige oder temporäre Aufgaben im operativen Tagesgeschäft an das Beratungsteam übertragen und sich so voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Aber auch die regelmäßige Übernahme proaktiver administrativer Tätigkeiten in Infoma sowie der Datenbank via Fern- wartungszugriff durch die Experten von Axians Infoma ist möglich. Alle für den Betrieb der Produktfamilie notwendigen Komponenten ab der Hardware werden hierfür laut Leistungskatalog geprüft und die damit einhergehenden Aufgaben durchgeführt. Dazu gehören z. B. die Installation der aktuellen Programmversionen ebenso wie die Updates der SQL-, NAV- bzw. Windows-Server, aber auch zeitnahe Konfigurationsänderungen. Kompetente Anwendungsberater stehen darüber hinaus zur Verfügung, sollte Infoma bereits genutzt werden oder der Einsatz geplant sein. Sie unterstützen die Verwaltung während der Einführung und Einrichtung des Verfahrens. Alle relevanten Kenntnisse zum Finanzwesen und zu weiterführenden Themen vermitteln zudem die erstklassigen Soft- ware- und Fachschulungen. Ziel dieses umfassenden Leistungsangebots ist vor allem eines: einen maximalen Nutzen für die Umsetzung einer smarten Verwaltung zu schaffen. Sollten aufgrund sehr spezifischer, individueller Gegebenheiten in Ihrer Verwaltung tatsächlich noch Wünsche an unser Finanzwesen offen sein, entwickeln wir hier integrierte Individuallösungen für Sie – selbstverständlich mit 100-prozentiger Update-Fähigkeit, um Ihre Investitions- und Zukunftssicherheit zu gewährleisten. Axians Infoma GmbH 21