LuGM Broschüre DE

LuGM Broschüre DE_2024-07

Inhaltsverzeichnis 1. Die Lösung für das smarte kommunale Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2. Basis-Funktionalitäten und übergreifende Funktionen . . . . . 8 3. Instandhaltung, Wartung und Prüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Erfassung von (Stör-)Meldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5. Budgetmanagement & Kostenkontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6. Energiemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 7. Vermietungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 8. Reinigungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 9. Verwaltung der Grundstücksgeschäfte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 10. Weitere integrierte Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Infoma App Haushalts- und Budgetplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Anlagenbuchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Kosten- und Leistungsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Vollstreckung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Bestellworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Rechnungsworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 eRechnungs-Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Berichtswesen Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Kommunale Betriebe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 11. Kommunale Beratung und Dienstleistungen . . . . . . . . . . . . . 26 2 Axians Infoma GmbH

1 LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT Die Lösung für das smarte kommunale Facility Management Die Aufgabenvielfalt des kommunalen Facility Managements nimmt stetig zu – und gleichzeitig der Wunsch nach einer verstärkten technologischen Unterstützung im Arbeitsalltag. Durchgängig digitale Prozesse im Facility Management stehen für die meisten Verwaltungen bei ihren Planungen für die Zukunft daher bereits ganz oben auf der Agenda. Sowohl die rechtssichere Betreiberverantwortung hinsichtlich Abwicklung und Haftungsfreistellung als auch die Umsetzung einer effizienten Verbrauchs- und Kostenkontrolle im Energiemanagement erhöhen den Druck für ein zeitnahes Handeln. Darüber hinaus heißt es, ebenso den Anforde- rungen von Mitarbeiter:innen sowie Bürger:innen und Unternehmen an ein modernes, serviceorientiertes, kurz: ein smartes kommunales Facility Management, gerecht zu werden. #smartcafm lautet hier das Schlagwort und bedeutet, durch intelligentes und vernetztes Handeln im Facility Management die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung zukunftsgerecht zu nutzen. Auf diesem Weg unter- stützen und begleiten wir unsere Kunden – mit der Erfahrung von mehr als drei Jahrzehnten im kommunalen Markt und den richtigen Lösungen. Rund 450 Kunden im Liegenschafts- und Gebäudemanagement haben sich bereits von dieser Kompetenz überzeugen lassen. Unser smartes kommunales Facility Management bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegenschaftsmanagement durchzuführen. Prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. 5 SCHRITTE ZUM #SMARTCAFM MIT INFOMA CAFM mit seinen Schnittstellen Integrierte digitale Dar stellung von gra fischen Daten (CAD & BIM) Digitale Akten- und Vorgangs- bearbeitung Digitale Prozess- ketten über mobile Endgeräte und Apps Smarte CAFM- Prozesse für Behörden, Bürger:innen und Unter nehmen 4 Axians Infoma GmbH

Dabei können Sie sich auf unsere GEFMA-zertifizierte Software verlassen, deren Fokus auf kommunalen Anfor derungen mit intuitiver Bedienung und bedarfsgerechten Funktionalitäten liegt. Mit sämtlichen Leistungsmerkmalen für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement ausgestattet, optimiert Infoma Ihre Arbeit im kommunalen Facility Management. Passgenaue Digitalisierungsmodule ermöglichen zudem die Umsetzung vollständig papier- loser Prozesse. Auf dem Weg zum smarten Facility Management spielt die Realisierung durchgängiger Prozesse also eine zentrale Rolle – genauso wie die Schaffung von modernen Arbeitsplätzen. Für uns Grund genug, die Modern Clients zu entwickeln. Desktop App, Web Client, Tablet Client und Phone Client erlauben nun das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Und bieten Ihnen damit die Flexibilität, heutigen und künftigen Ansprüchen an eine neue Arbeitswelt „new work“ gerecht zu werden. SMART INFOMA Unsere Softwarelösung ist smart. Daraus lassen sich drei Kernelemente für das smarte kommunale Facility Management ableiten: Sie haben die Wahl! Perfekt für die Zukunft aufgestellt. Aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen, ist seit jeher der Maßstab unserer Unternehmens- und Port- foliostrategie. Diesem Anspruch tragen wir im Rahmen unserer kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda mit stetig neu- und weiterentwickelten Lösungen Rechnung. Denn nur so können wir Ihnen ein Liegenschafts- und Gebäudemanagement bieten, das Ihnen mit durchgängig digitalen Prozessen ein smartes kommunales Facility Management ermöglicht. Dazu gehört natürlich das Thema Cloud Computing. Neben dem Einsatz von Infoma im eigenen Haus oder im Rechenzentrum gehosted, stellen wir Ihnen mit Infoma online auch eine Cloud-Lösung aus den deutschen Microsoft- Rechenzentren zur Verfügung. Der Betrieb in der Cloud erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften sowie unter Berück- sichtigung höchster Sicherheitsstandards. Ohne technische Hürden ist damit der sichere Zugriff auf die systemtechnische Basisinfrastruktur und die stets aktuellste Software gewährleistet – zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät. Gleichzeitig bietet Infoma online einen idealen Startpunkt für mehr Automatisierung, z. B. durch Künstliche Intelligenz (KI) für Routinetätigkeiten oder sonstige Services. Axians Infoma GmbH 5

NAHTLOSES ZUSAMMENSPIEL: DURCHGÄNGIGE PROZESSE FÜR DIE DIGITALE ZUKUNFT Auf die Plätze, fertig, produktiv – so einfach und schnell ist der Einstieg in ein prozessorientiertes Facility Management mit unserer Lösung. Die konsequent auf den Kundenbedarf ausgerichteten und nahtlos ineinandergreifenden Anwendungen gewährleisten ein effizientes Agieren bei allen Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen kommunalen Facility Management. Von der Instandhaltung, Wartung und Prüfung bis zur Verwaltung der Grundstücksgeschäfte sind sämt- liche Aufgabenbereiche durch prozessorientierte Lösungen abgebildet. INSTANDHALTUNG, WARTUNG UND PRÜFUNG Instandhaltung, Wartung und Prüfung Vertragsmanagement App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) REG-IS-Anbindung Elektronische Akte Schadstoffmanagement CAD-Anbindung BIM-Anbindung Standardisierte Schnittstellen 6 Axians Infoma GmbH ERFASSUNG VON (STÖR-)MELDUNGEN Meldungsmanagement Infoma App Web-Meldung App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Maßnahmenmanagement Standardisierte Schnittstellen BUDGET - MANAGEMENT & KOSTENKONTROLLE Maßnahmenmanagement Standardisierte Schnittstellen Projektkostenkontrolle Bestellworkflow Rechnungsworkflow Elektronische Akte Vertragsmanagement Ganzheitliches Finanzwesen Berichtswesen Plus

Einfach in der Bedienung, sorgen stetig weiterentwickelte Digitalisierungs- module für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche innerhalb unseres CAFM-Verfahrens. So bieten Apps – beispielsweise für die Mobile Wartung und Prüfung (MWP) oder die Mobile Zählerstandserfassung (MZE) – höchste Flexibilität im täglichen Ablauf. Und aktuellste Technologien – darunter Live- Zählerstandserfassung via Kamera-Scanner oder auch GPS-Standorterken- nung – schaffen die Voraussetzung für ein smartes Arbeiten mit mobilen Endgeräten. Neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Liegenschafts- und Gebäudemanagement stellt die Integration in unser kommunales doppisches bzw. kamerales Finanzwesen einen wichtigen Fak- tor für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Mit diesen Leistungsmerkmalen steht den Verwaltungen ein Verfahren zur Verfügung, das durch mehr Digitalisierung, Transparenz und Effizienz den Arbeitsalltag vereinfacht. Und das mit bescheinigter Qualität: Seit 2013 durchgehend rezertifiziert gemäß GEFMA-Richtlinie 444 für unsere Lösung und Mit- glied im GEFMA – Deutscher Verband für Facility Management. Über das Angebot einer hochqualitativen, anforderungsgerechten Software hinaus unterstützen wir auf Wunsch aber auch bei Implementierung, Organi- sation, Betrieb und Beratung – umfassend, kompetent und nutzenorientiert. Alle Informationen zu den Möglichkeiten von Infoma finden Sie auf den folgenden Seiten. ENERGIE- MANAGEMENT Energiemanagement App Mobile Zählerstandserfassung (MZE) Standardisierte Schnittstellen Vertragsmanagement CAD-Anbindung Maßnahmenmanagement Ganzheitliches Finanzwesen Rechnungsworkflow VERMIETUNGS- MANAGEMENT Vermietungsmanagement Vertragsmanagement Energiemanagement Rechnungsworkflow CAD-Anbindung Elektronische Akte Raumreservierungsmanagement Schließanlagen- und Schlüsselmanagement VERWALTUNG DER GRUNDSTÜCKS- GESCHÄFTE Liegenschaftskatastermanagement Erbbaurecht ALB-/ALKIS-Konverter GIS-Anbindung Vertragsmanagement Elektronische Akte Ganzheitliches Finanzwesen REINIGUNGS - MANAGEMENT Reinigungsmanagement CAD-Anbindung BIM-Anbindung Vertragsmanagement Elektronische Akte Axians Infoma GmbH 7

2 Basis-Funktionalitäten und übergreifende Funktionen Der Aufbau eines ganzheitlichen Liegenschafts- und Gebäudemanagementsystems kann – getreu dem Motto vom Groben ins Feine – sehr einfach und schnell erfolgen und schafft eine praktikable Datengrundlage. Von der manuellen Erfassung über die Übernahme von Excel-Daten sowie die Integration von CAD-Daten und/oder BIM-Modellen bis hin zu Drohnenaufnahmen – die Möglichkeiten zur Erfassung der Stammdaten im System sind vielfältig. Ein schneller Start in durchgängige Prozesse ist damit gegeben. Darüber hinaus lassen sich Dokumente über die Elektronische Akte sinnvoll und logisch mit dem System verknüpfen und smart verwalten. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Basis-Modul Gewährleistet ein effizientes Management von Informationen über Liegen- CAD-Anbindung Ermöglicht die Verarbeitung und Übernahme vorhandener CAD-Zeich- schaften, Gebäude, Gebäudeteile, Geschosse, Räume und Flächen. Dazu nungen. Hierbei werden die Objekte in den CAD-Plänen in der Struktur gehören die einfache Erfassung und eine schnelle, übersichtliche Verwaltung Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume / Flächen den Daten in dieser Stammdaten. Die Daten lassen sich in den Stufen grob, mittel oder Infoma zugeordnet. Die Übernahme von Gliederungs- und Attributdaten fein erfassen. So ist es möglich, bereits mit wenigen Daten im System zu aus der CAD-Zeichnung (Anlagenbezeichnungen, Flächen, Beschaffen- arbeiten. Detailliertere Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt heiten, Nutzungen etc.) erfolgt standardisiert. Die Visualisierung der Daten nacherfasst werden. Für die weiteren Prozesse im Liegenschafts- und erfolgt komfortabel in einem Online-Viewer. Für die tägliche Arbeit ist die Gebäudemanagement wird auf diese Datenbasis zugegriffen. vorhandene bidirektionale Navigation außerordentlich hilfreich. BIM-Anbindung Vielfältige Datenerfassung Neben der manuellen Datenerfassung stehen weitere Möglichkeiten Übernimmt und verarbeitet Modelldaten (Building Information Modeling, kurz: BIM). Die Daten des digitalen Gebäudezwillings werden in der zur Verfügung: Struktur Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume / Flächen / tech- Standardisierte Schnittstellen nische Gebäudeausrüstung (TGA) / Baukonstruktionen übernommen. Erlauben, vorhandene Excel-Daten (z. B. Gebäudedaten, technische Da Änderungen an bereits importierten Daten in das BIM-Modell zurück- Gebäudeausrüstung (TGA), Baukonstruktionen) zu übernehmen, ohne geschrieben und aktualisiert werden können, besteht Bidirektionalität. Die manuell neu erfassen zu müssen. Auch für den Import von Daten bei täg- importierten BIM-Modelle lassen sich im Liegenschafts- und Gebäude- lichen Prozessen (z. B. Störmeldungen, Zählerstände etc.) stehen Schnitt- management dreidimensional visualisieren – einfach, schnell und integriert. stellen zur Verfügung. Darüber hinaus kann nahezu jedes beliebige externe Durch den OpenBIM-Ansatz und die Verwendung von bewährten und Finanzwesen angebunden werden. offenen Standards wie dem IFC-Datenformat erweist sich die hersteller- unabhängige BIM-Schnittstelle als äußerst flexibel. 8 Axians Infoma GmbH

Gebäudesteckbrief Fasst als konfigurierbarer Bericht die relevanten Daten zu einem Gebäude Vertragsmanagement Zeigt über die Vertragssuche sämtliche in den Fachmodulen angelegten übersichtlich zusammen, z. B. Flächen nach DIN 277, vorhandene tech nische Verträge mit Detailinformationen an. Der Zugriff auf die Dokumente in der Anlagen mit Eckdaten, frei definierbare Merkmale (z. B. Denkmalschutz) Elektronischen Akte (siehe nächster Punkt) ist gegeben. Durch das Wieder- sowie Energieverbrauch und -kosten etc. vorlagesystem verpassen Sie keine Fristen mehr, indem Sie sich z. B. an die Flächenstatistik Stellt auf Knopfdruck eine Übersicht der Flächen nach DIN 277 zur Ver- fügung. Dabei können Fläche, Raum, Geschoss, Gebäudeteil, Gebäude, Kündigungen der Verträge erinnern lassen. Die Verträge können mit den ent- sprechenden Vertragsgegenständen (Gebäude, technische Anlagen (TGA), Mieteinheiten etc.) verknüpft werden. Liegenschaft sowie alle im Liegenschafts- und Gebäudemanagement erfassten Objekte tabellarisch und grafisch ausgewertet werden. Neben der Elektronische Akte Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem DIN-gerechten Darstellung lassen sich auch weitere Flächenstatistiken, wie gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder energetische Flächen, Reinigungsflächen etc., frei anlegen und darstellen. über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Doku- mentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungs- zeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Gebäudedaten mit Elektronischer Akte, BIM-Modell und CAD-Plan HIGHLIGHTS Schneller Einstieg in ein smartes kommunales Facility Management Einfache Erfassung sowie übersicht- liche Verwaltung der Stammdaten Umfassende grafische Benutzerober- fläche (Dashboard) zur Visualisierung von Daten Vielfältige Auswertungsmöglich- keiten (Flächen, Objekte, Verträge, Termine etc.) Axians Infoma GmbH 9

3 Instandhaltung, Wartung und Prüfung Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist ausschlaggebender Punkt im Prozess der Betreiberverantwortung. Notwendig dafür ist eine zuverlässige Dokumentation. Dafür lassen sich zu den im System abgebildeten technischen Anlagen, Baukonstruktionen und Außenanlagen Wartungsverträge zuordnen und die in den vorgeschriebenen Zeitintervallen durchzuführenden Prüfungen und Wartungen über eine App sicher dokumentieren. Ebenso können festgestellte Mängel erfasst und zur weiteren Bearbeitung – z. B. Beauftragung der Mängelbehebung – ins System übergeben werden. Durch den komplett digitalen Dokumentations- prozess kann die Haftungsfreistellung (Exkulpation) für die beteiligten Mitarbeitenden im Bereich der Verkehrssicherung bzw. Betreiberverantwortung gewährleistet werden. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Instandhaltung, Wartung und Prüfung Umfasst das Prüfungs- und Wartungsmanagement zur Umsetzung der Be- App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Übergibt die aus dem Modul Instandhaltung, Wartung und Prüfung geplanten treiberverantwortung für Ausrüstungen: technische Anlagen, Baukonstruktion, Tätigkeiten und Pflichten direkt an die Mitarbeiter:innen. Die Ergebnisse der Außenanlagen sowie für Gebäude im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten. Wartungen und Prüfungen werden durch die Außendienstmitarbeitenden mit Schnelle, aktuelle und zielgerichtete Informationen bieten wesentliche der App vollständig digital erfasst sowie inklusive Fotos dokumentiert. Auch Unterstützung für die verantwortlichen Mitarbeiter:innen. Dabei ist es möglich, Aufgaben im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten können z. B. durch den die Ausrüstungen in Anlagengliederungen mit Haupt- und Teilanlagen sowie Hausmeister durchgeführt werden. Durch die Offline-Fähigkeit ist die Nutzung Anlagenhierarchien abzubilden. Tätigkeiten (Pflichten) können hinterlegt, mit auch ohne mobiles Internet/WLAN (z. B. in Kellerräumen) möglich. Die Intervallen versehen, terminiert und dokumentiert werden. Synchronisation erfolgt im Nachgang. Vertragsmanagement Bietet im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung den Mitarbei- REG-IS-Anbindung Ermöglicht den Verantwortlichen, die vielfältigen Pflichten mittels REG-IS- tenden einen Überblick der Wartungsverträge, Kosten und weiteren Datenbank von Rödl & Partner (z. B. Bundes- und Landesrechte, DIN-Normen, Informationen, wie z. B. Vertragslaufzeiten. Weitere Informationen siehe VDE-Vorschriften, VDI-Richtlinien etc.) zu importieren. Dadurch lässt sich Beschreibung, S. 9. 10 Axians Infoma GmbH der manuelle Erfassungsaufwand reduzieren und die Pflichten sind immer auf dem Stand der neuesten Regelwerke. Diese werden nach Facility-Glie- derungen und Gebäudearten vorsortiert und den Gebäuden, der TGA oder den Baukon struktionen zugeordnet.

Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung die papier- BIM-Anbindung Ermöglicht im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung die Ver- lose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System arbeitung und Übernahme von Modelldaten (Building Information Modeling, oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Auf kurz: BIM). Die dreidimensionale Darstellung, z. B. von Räumlichkeiten und diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbei- deren Flächen über Türen mit Feststelleinrichtung bis hin zu Aufzugsanlagen, tungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich. Weitere erfolgt im System. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Schadstoffmanagement Setzt auf der gemeinsamen Objektverwaltung auf. Die Schadstoffe lassen Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung, die vorhan- denen Excel-Daten (z. B. die TGA oder Baukonstruktion) zu übernehmen, sich auf Liegenschafts-, Gebäude-, Gebäudeteil-, Geschoss- oder Raum- ohne manuell neu erfassen zu müssen. Weitere Informationen siehe ebene erfassen und einzelnen Bauteilen zuordnen. Untersuchungszyklen Beschreibung, S. 8. können abgebildet sowie Probenentnahmen dokumentiert und zugeordnet werden. Es besteht die Möglichkeit der Anlage eines Schadstoffkatasters Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. sowie einer Dokumentation der mit Schadstoffen belasteten Bauteile. CAD-Anbindung Erlaubt die Verarbeitung vorhandener CAD-Zeichnungen im Prozess der In- standhaltung, Wartung und Prüfung (z. B. Visualisierung und Auffinden der zu prüfenden Feuerlöscher). Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Übersichtsdashboard Instandhaltung, Wartung und Prüfung HIGHLIGHTS Einfache Erfassung der technischen Gebäudeausrüstungen (TGA), Bau- konstruktionen und Außenanlagen sowie durchgängig digitale Doku- mentation der durchgeführten Wartungen und Prüfungen Prozessunterstützte Planung anhand von Katalogen App für mobile Erfassung von Wartungen und Prüfungen Intelligente Anbindung der REG-IS-Datenbank Axians Infoma GmbH 11

4 Erfassung von (Stör-)Meldungen Stör- und Schadensmeldungen werden vollständig digital abgebildet. Das Ticketsystem vereinfacht den gesamten Prozess, macht ihn transparent und nachvollziehbar – von der Meldung bis zur Erledigung. Meldungen können auf unterschiedlichen Wegen im System erfasst bzw. ins System übernommen werden, z. B. telefonisch, als Web-Meldung über einen Browser, per mobiler App oder aus der Gebäudeleittechnik. Die Sachbearbeitenden können sowohl interne Arbeitsaufträge als auch externe Bestellungen – unter Berücksichtigung der Budgets – generieren. Auswer- tungen zu offenen oder erledigten Meldungen, aber auch nach Kategorien, wie z. B. Vandalismusschäden, sorgen für die notwendige Transparenz. Mobile Erfassung einer Störmeldung 12 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Meldungsmanagement Optimiert die Abläufe für die Abarbeitung von Stör- und Schadensmeldungen. Maßnahmenmanagement Sorgt für Transparenz im Bereich der Kosten bzw. Finanzplanung. Im Eine schnelle Übersicht über alle aktuellen Meldungen ermöglicht einen Zusammenspiel mit dem Meldungsmanagement erfolgt die Beauftragung frühzeitigen Informationsfluss, um alle Beteiligten einzubinden. Die Erfas- der Reparaturen unter Berücksichtigung der jeweiligen Budgets. Weitere sung der Stör- und Schadensmeldungen erfolgt direkt im System über das Informationen siehe Beschreibung, S. 14. Web mit einem Standard-Browser oder die App Mobile Wartung und Prüfung (MWP), z. B. durch den Hausmeister. Aus den eingehenden Meldungen leiten sich dann weitere Schritte (z. B. Prüfungen oder Beauftragungen) ab. Verschie- Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess der Erfassung von Stör- und Schadensmeldungen, die denste Auswertungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung. vorhan denen Excel-Daten (z. B. aus der Gebäudeleittechnik) zu überneh- men, ohne manuell neu erfassen zu müssen. Weitere Informationen siehe Infoma App Web-Meldung Bietet eine alternative Möglichkeit, Stör- und Schadensmeldungen über eine Beschreibung, S. 8. intuitiv zu bedienende Web-Oberfläche direkt aus den Objekten heraus zu Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. erfassen. Die Meldenden erhalten automatisch über das System ein Feedback zum aktuellen Status. App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Ermöglicht den Meldenden, Stör- und Schadensmeldungen mobil in den Objekten zu erfassen. Die Dokumentation der Schäden wird mittels Foto- aufnahmen unterstützt. Durch die Offline-Fähigkeit der App ist die Nut- zung auch ohne mobiles Internet/WLAN (z. B. in Kellerräumen) möglich. Die Synchronisation erfolgt im Nachgang. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 10. HIGHLIGHTS Unterschiedliche Möglichkeiten zur Er fassung von Stör- oder Schadens- meldungen direkt im System Prozessunterstützte Dokumentation und Weiterverarbeitung der Meldungen Externe Beauftragung aus der Meldung heraus Umfassende Auswertungen, z. B. zur Ableitung weiterer Maßnahmen Axians Infoma GmbH 13

5 Budgetmanagement & Kostenkontrolle Budgetverantwortliche stellen mit dem Budgetmanagement und der Kostenkontrolle eine transparente Darstellung und Überwachung von Baumaßnahmen, Projekten oder Sammel- budgets sicher. Den Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Schritte. Nach der Budgetplanung erfolgt zunächst die Abbildung der kurz- oder langfristigen Baumaßnahmen, Bauunterhaltungs- maßnahmen oder Projekte sowie unter Berücksichtigung der geplanten Budgets die Beauftragung (Mittelbindung) von Auftragnehmern. Die Abschlags- und Schlussrechnungen werden direkt den Beauftragungen zugeordnet und in die Finanzbuchhaltung, den Rechnungsworkflow oder in ein beliebiges externes Finanzwesen integriert. Somit gewähr- leisten die Budgetverantwortlichen den Beteiligten zu jeder Zeit das Einhalten der Budgets. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen bzw. Projekten im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Maßnahmenmanagement Sorgt für Transparenz im Bereich der Kosten. Das Modul ermöglicht das Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle Anlegen von kurz- oder langfristigen Baumaßnahmen, Bauunterhaltungs- die vorhandenen Excel-Daten (z. B. Baumaßnahmen, Budgets) zu über- maßnahmen oder Projekten. Die Kosten und Erlöse können bis auf Kosten- nehmen, ohne manuell neu erfassen zu müssen. Weitere Informationen siehe gruppen bzw. Gewerke (z. B. DIN 276) aufgeschlüsselt dargestellt werden. Beschreibung, S. 8. Die Beauftragung (Mittelbindung) von Auftragnehmern in den Projekten erfolgt unter Berücksichtigung der geplanten Budgets und kann mit dem integrierten Bestellworkflow erfolgen. Die Abschlags- und Schlussrech- Projektkostenkontrolle Bietet die Möglichkeit der finanziellen Übersicht über Baumaßnahmen in nungen werden direkt den Beauftragungen zugeordnet und ermöglichen einer noch ausführlicheren und detaillierteren Form. Baut auf den Kosten- die Überwachung. Zur Kostenverfolgung stehen neben standardisierten auch gruppen nach DIN 276 auf inkl. Kostenschätzung, -berechnung und individuell einrichtbare Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. -anschlag. Prognosewerte können erfasst werden. Die finanzielle Übersicht des Haushaltsjahres und der gesamten Projektlaufzeit – falls über mehrere Haushaltsjahre – sind auf einen Blick erkennbar. Es steht ein Datenexport für den Verwendungsnachweis zur Verfügung. 14 Axians Infoma GmbH

Bestellworkﬂow Gibt im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung in Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung. Liegen schafts- und Gebäudemanagement eine sinnvolle Ergänzung für Der gesamte Prozess wird digital abgebildet und ist für alle Beteiligten ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Weitere Informationen siehe transparent, nachvollziehbar und schneller. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 24. Beschreibung, S. 25. Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess innerhalb Berichtswesen Plus Ermöglicht im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle aus der gewohnten Umgebung heraus intuitiv und einfach die Zahlen des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle – vom Scannen bis zur grafisch und tabellarisch auszuwerten – bis auf die Ebene eines einzelnen Verbuchung der Rechnung. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 25. Buchungsbelegs. Die Entwicklung der Budgets, Beauftragungen und Rech- nungen im Zeitablauf ist so jederzeit nachvollziehbar. Weitere Informationen Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle, siehe Beschreibung, S. 25. aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaß- nahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab. Weitere Informa- tionen siehe Beschreibung, S. 9. Vertragsmanagement Bildet im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle die vertraglichen Gegebenheiten ab, z. B. im Rahmen von Nachträgen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Alle Informationen zur Maßnahme auf einen Blick HIGHLIGHTS Anlage von kurz- und langfristigen Bau- maßnahmen bzw. zu überwachenden, budgetierten Projekten Darstellung von Kosten und Erlösen bis auf Kostengruppen bzw. Gewerke aufgeschlüsselt Jederzeit aktuelle Informationen zu Budgets, Beauftragungen und verfüg- baren Mitteln Standardisierte und individuell einricht- bare Auswertungsmöglichkeiten bis hin zum Verwendungsnachweis Axians Infoma GmbH 15

6 Energie- management Komplett digital, ohne Papier und Medienbrüche: Das Energiemanagement auf Grundlage von Eigen ablesungen und Rechnungen der Energieversorger erfolgt in einem workﬂowbasierten Prozess, der efﬁziente Verbrauchs- und Kostenkontrolle bietet. Die energierelevanten Informationen – insbesondere die Verbrauchs- und Kostendaten – werden über die Integration in die Finanzbuchhaltung, in den Rechnungsworkflow oder per Anbindung an ein beliebiges externes Finanzwesen erfasst. Diese Daten bilden die Grundlage für ein effizientes, dauerhaftes Energiecontrolling und die Fortschreibung des kommunalen Energieberichts, der die Verbrauchs- und Kostenentwicklungen der Gebäude inkl. CO2-Emission aufzeigt. Für die unterjährige Verbrauchskontrolle können Zählerstände per mobiler App erfasst werden. Zur Unter- stützung der in einigen Bundesländern vorgeschriebenen Berichtspflicht erhalten Sie mit unseren Wiederkehrenden Lösungspaketen „Erstellung und Fortschreiben von Energieberichten“ passgenaue Leistungen. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Energiemanagement Unterstützt die für das Energiemanagement Verantwortlichen im gesamten App Mobile Zählerstandserfassung (MZE) Ermöglicht mobil und smart beispielsweise dem Hausmeister, die Werte Prozess des energetischen Bereiches von Gebäuden und schafft die Grundlage, von Strom-, Gas-, Wasser- und Wärmezählern intelligent und effizient zu Kosten und Energieverbräuche zu reduzieren bzw. zu optimieren. Sämtliche erfassen. Durch die Offline-Fähigkeit der App ist die Nutzung auch ohne benötigten aktuellen Informationen zu Zählern und Zählerständen, Verträ- mobiles Internet/WLAN möglich (z. B. in Kellerräumen). Die Synchroni- gen, Verbrauchsstellen, Rechnungen, Klimadaten und Emissionen stehen sation geschieht im Nachgang. Die automatische Zähler- und Zählerstands- digital zur Verfügung. Darüber hinaus liefern standardisierte Berichte, wie der erkennung erfolgt über den Barcode-Scan mit dem mobilen Endgerät, z. B. Energiekurzbericht oder auch flexibel gestaltete Auswertungen bestmög- einem Smartphone. Plausibilitätsprüfungen unterstützen die Anwendenden liche Unterstützung, z. B. im Rahmen des Kommunalgesamtberichts. bereits bei der Erfassung in der App. Zusätzlich lassen sich Fotos der Zähler erstellen und ins System übertragen. 16 Axians Infoma GmbH

HIGHLIGHTS Intuitive Bedienung zur einfachen Aufstellung eines kommunalen Energieberichts mit Verbrauchs- und Kosten entwicklungen inkl. CO2-Emission Schnelle Auskunftsfähigkeit durch standardisierte Auswertungen und Kennzahlenbildung für ein gebäude- bezogenes Energiemanagement, z. B. zur Ableitung weiterer Maßnahmen Unterstützung bei der Planung von Energiesparmaßnahmen und CO2-Reduktion Komfortable Zählerstandserfassung per mobiler App Kosten- und Energieverbrauchs- entwicklung auf einen Blick Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess des Energiemanagements, Im- und Exporte standard- mäßig durchzuführen. Dazu gehört z. B. auch der Import von Rechnungs- daten der Energieversorger. Die Übernahme vorhandener Excel-Daten (z. B. Verbrauchs- und Kostendaten aus der Vergangenheit) ist ebenso möglich. Auch für den Import von Daten bei täglichen Prozessen (z. B. Zählerstände) stehen Schnittstellen zur Verfügung. Durch die vorhandenen Schnittstellen werden Daten automatisiert und ohne manuellen Aufwand in das System übernommen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Vertragsmanagement Gibt den Anwender:innen im Prozess des Energiemanagements einen Überblick über sämtliche mit den Energieversorgern (EVU) geschlossenen Verträge. Über das Wiedervorlagesystem besteht die Möglichkeit, sich z. B. an die Kündigungen der Verträge erinnern zu lassen. Weitere Informationen Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im siehe Beschreibung, S. 9. CAD-Anbindung Ermöglicht die Verarbeitung und Visualisierung der Daten aus vorhandenen CAD-Zeichnungen im Prozess des Energiemanagements (z. B. für die Kenn- zahlenbildung). Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Liegenschafts- und Gebäudemanagement eine sinnvolle Ergänzung für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 24. Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess innerhalb des Prozesses des Energiemanagements – vom Scannen bis zur Verbu- Maßnahmenmanagement Sorgt für Transparenz der Budgets im Bereich der Energiekosten im Zu- chung der Rechnung. Auch Rechnungen der Energieversorger lassen sich mit dem Rechnungsworkflow verarbeiten. Weitere Informationen siehe sammenhang mit der Haushaltsplanung. Darüber hinaus können Plan- mit Beschreibung, S. 25. Ist-Kosten abgeglichen werden. Weitere Informationen siehe Beschrei- bung, S. 14. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Axians Infoma GmbH 17

7 Vermietungs- management Im Zusammenhang mit der Vermietung von Gebäuden oder Mieteinheiten werden alle Prozesse digital unterstützt – vom work ﬂowbasierten Rechnungseingang bis zur detaillierten Betriebskostenabrechnung und -auswertung. Die Festlegung der Umlagen von Nebenkosten gehört hier ebenso dazu wie die flexible Definition von Abrechnungskreisen bis hin zur Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen. So können z. B. vermiet- bare Flächen leicht gefunden und Mieterwechsel durchgeführt werden. Der Rechnungseingang erfolgt über die Integration in die Finanzbuchhaltung, über den Rechnungsworkflow oder ein externes Finanzwesen. Die Kosten werden zur Umlage auf Gebäude oder direkt auf die Wohnungen verteilt. Auf Basis von bezahlten Abschlägen und objektspezifischen Nebenkosten- und Verteilungsschlüsseln werden automatisiert gesetzeskonforme Betriebskostenabrechnungen erstellt. Die Ablage kann in der Elektronischen Akte erfolgen. Unterstützend stehen zur Planung und Festlegung von neuen Mietabschlägen verschiedene Auswertungen zur Verfügung, z. B. über tatsächlich angefallene Nebenkosten, Leerstände oder Verbraucherindizes. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Vermietungsmanagement Generiert mit Hilfe von objektspezifischen Nebenkosten- und Vertei- Vertragsmanagement Gibt den Anwendenden im Prozess des Vermietungsmanagements einen lungsschlüsseln automatisch Betriebskostenabrechnungen. Abgebildet Überblick aller aktuellen und historisierten Mietverträge. Zudem besteht sind Mieteinheiten, Mietverträge, Gemeinschaftsflächen und weitere die Möglichkeit, Verträge für z. B. angemietete Objekte anzulegen, zu Verteil- und Abrechnungseinheiten. Die Umlage der Kosten mündet in verwalten und Schriftverkehr zu generieren. Weitere Informationen siehe eine gesetzeskonforme Betriebskostenabrechnung. Bei gewerblicher Beschreibung, S. 9. Vermietung ist ein detaillierter Ausweis der Mehrwertsteuer möglich. Zudem bietet das Modul die Möglichkeit, Schriftverkehr zu generieren, z. B. die Erstellung von Mietverträgen. Energiemanagement Unterstützt den gesamten Prozess des Energiemanagements von Ge- bäuden. Im Kontext des Vermietungsmanagements können hier angefal- lene Kosten und Verbräuche für Gebäude und Mieteinheiten zur Weiter- berechnung an die Mieter übernommen werden. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 16. 18 Axians Infoma GmbH

Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess innerhalb des Räume ist auch die Anlage freier Reservierungsobjekte wie Hallenteile möglich. Zu Reservierungsobjekten und Ressourcen (z. B. Beamer, Bestuh- Vermietungsmanagements – vom Scannen bis zur Verbuchung der Rech- lung) können individuelle Mietkonditionen hinterlegt und automatisiert nung. Eingehenden Rechnungen können die nötigen Informationen für die abgerechnet werden. Betriebskostenabrechnung mitgegeben werden. Damit erfolgt automatisch die richtige Zuordnung der Rechnungen in die Mietverwaltung. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 25. Schließanlagen- und Schlüsselmanagement Übernimmt die Verwaltung von Schließanlagen und Schlüsseln. Basis sind Parameter wie Nutzer oder Gruppen-, Einzel- und Zentralschließanlagen CAD-Anbindung Erlaubt die Verarbeitung vorhandener CAD-Zeichnungen im Prozess des mit Schlüsseln, Zylindern und Türen. Die Dokumentation der Schlüsselaus- gabe und -rücknahme erfolgt mit Zuordnung zur Person. Darüber hinaus ist Vermietungsmanagements (z. B. den Grundriss für ein Exposé). Weitere die Abbildung und Verwaltung von Schlüsselträgern, Schließgruppen und Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Schließplänen transparent und nachvollziehbar möglich. Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess des Vermietungsmanagements, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrech- nungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Raumreservierungsmanagement Gewährleistet eine bedienungsfreundliche effiziente Planung, Erfassung und Verwaltung von Raum- und Ressourcenreservierungen – von Einzelbuchungen, wie z. B. Feiern in Hallen, bis hin zu wiederkehrenden Veranstaltungen. Zentrales Element ist hier der Terminkalender als Planungs- und Visuali- sierungshilfe. Neben dem Zugriff auf bereits vorhandene Gebäude und Statistik und Auswertung der Betriebs- kosten sowie deren Abrechnung Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. HIGHLIGHTS Digitale Unterstützung sämtlicher Prozesse bei der Vermietung von Gebäuden oder Mieteinheiten Festlegung der Nebenkosten- umlagen sowie flexible Definition von Abrechnungseinheiten und Management von Mietverträgen Automatische Generierung von gesetzeskonformen Betriebskosten- abrechnungen Komfortable Funktion zur Planung und Festlegung von neuen Mietabschlägen Axians Infoma GmbH 19

8 Reinigungs- management Die Reinigungsqualität im Blick behalten und gleichzeitig ein mögliches Kostensenkungspotenzial bei den Leistungen zu identiﬁzieren, ist Teil eines efﬁzienten Reinigungsmanage- ments. Detaillierte Erfassungsmöglichkeiten bieten Ihnen hier optimale Voraussetzungen. Dafür werden Reinigungsflächen definiert und mit entsprechenden Attributen versehen, Reinigungsgruppen, Leistungs- kategorien und Los- bzw. Revierzugehörigkeit pro Fläche hinterlegt. Das so entstandene exakte Leistungsverzeichnis ist für Reinigungsausschreibungen nutzbar. Bei der Glasreinigung können die vorhandenen Flächen beispielsweise zusammen oder getrennt nach Glas- und/oder Rahmenfläche abgebildet werden. Flächen der Unterhaltsreinigung lassen sich beliebig nach Bodenbeschaffenheiten und Flächennutzungsarten organisieren, bearbeiten und auswerten. Auch im Bereich der Eigenreinigung ist eine flexible Definition der Reinigungsreviere mit Zuordnung der eigenen Reinigungskräfte möglich. Dadurch werden die Prozesse rund um das Reinigungsmanagement digital unterstützt und vereinfacht. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Reinigungsmanagement Stellt die Kostenoptimierung in den Vordergrund. Mit der Möglichkeit, die CAD-Anbindung Erlaubt die Verarbeitung vorhandener CAD-Zeichnungen im Prozess des Reinigungsflächen zu definieren und mit entsprechenden Attributen zu ver- Reinigungsmanagements (z. B. für die Darstellung der Reinigungsreviere, sehen, entsteht ein exaktes Leistungsverzeichnis. Die Informationen daraus der Bodenbeschaffenheiten oder Flächennutzungen z. B. gemäß DIN 277). sind für die Eigenreinigung verwendbar und dienen ebenfalls im Rahmen Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. von Reinigungsausschreibungen als Basis für die Fremdreinigung. Daneben können Reinigungsgruppen, Leistungskategorien und Loszugehörigkeit pro Fläche hinterlegt werden. Auch die Reinigungsqualität lässt sich im Blick BIM-Anbindung Ermöglicht im Prozess des Reinigungsmanagements die Verarbeitung und behalten. Für die Auswertung und Identifizierung von Kostensenkungs- Übernahme von Modelldaten (Building Information Modeling, kurz: BIM). So potenzialen stehen umfangreiche Möglichkeiten mit vordefinierten Kenn- lassen sich z. B. Fenster im Rahmen der Glasreinigung oder zu reinigende zahlen (flächen-, zeit- und kostenbezogen) zur Verfügung. Objekte im BIM-Modell dreidimensional darstellen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. 20 Axians Infoma GmbH

Vertragsmanagement Bildet im Prozess des Reinigungsmanagements die vertraglichen Gegeben- heiten mit Kosten, Terminen und angehängten Dokumenten ab, z. B. bei Reinigungsverträgen, Vertragspartnern und Reinigungsrevieren. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess des Reinigungsmanagements, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. Reinigungsverträge übersichtlich abbilden. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Grafische Darstellung und Aufstellung der Flächen- nutzungen und -beschaffen- heiten z. B. nach DIN 277 HIGHLIGHTS Detaillierte Erfassungsmöglichkeiten der Reinigungsflächen unter Berück- sichtigung der Flächennutzungen und der Flächen-/Bodenbeschaffenheiten Exaktes Leistungsverzeichnis für Ausschreibungen Identifikation von Kostensenkungs- potenzial der Reinigungsleistungen Flächen-, zeit- und kostenbezogene Auswertungsmöglichkeiten mit Kennzahlen Axians Infoma GmbH 21

9 Verwaltung der Grundstücksgeschäfte Die transparente und nachvollziehbare Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Grundstücksverkehr ist Voraus- setzung für einen efﬁzienten Prozess bei der Verwaltung der Grundstücksgeschäfte. Die Bewirtschaftung bezieht sich auf unbebaute und bebaute Grundstücke. Die Basis bilden die selbst angelegten und/oder über Schnittstellen von den amtlichen Stellen (ALB/ALKIS) importierten Stammdaten der Gemarkungen, Flure und Flurstücke im Liegenschaftskatastermanagement. Dadurch lässt sich die Planung einer Flächenbebauung, aber auch die Ermittlung der momentanen Erträge (z. B. Pachten, Erbbaurechte) und Belastungen eines Grundstücks abbilden. Die anfallenden Einnahmen, z. B. aus Verpachtung, können sowohl über die Integration in die Finanzbuchhaltung als auch per Anbindung an ein beliebiges externes Finanzwesen verbucht werden. Über den Grundstücksverkehr erfolgt die digitale Abbildung der Grundstücksan- und -verkäufe im System. Die Verträge können direkt mit dem Flurstück verknüpft werden. Auch die Abbildung und Historisierung der Teilung und Zusammenführung von Flurstücken oder Flurstückanteilen ist möglich. Bei bebauten Flurstücken erfolgt die Verknüpfung der Gebäude mit dem Flurstück. Suchfunktionen mit einer Vielzahl von Filtermöglichkeiten unterstützen die Mitarbeitenden beim schnellen Auffinden von z. B. Verträgen und Flurstücken. Diese Funktionali- täten sorgen für eine digitale und transparente Verwaltung der Grundstücksgeschäfte. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Liegenschaftskatastermanagement Ermöglicht ein effizientes Management von bebauten und unbebauten Erbbaurecht Bildet die Erbpachtverträge sowie die damit in Verbindung stehenden Grundstücken und Flächen. Alle Verträge, z. B. über Grundstückskauf und Prozesse ab. Es werden Vorschlagslisten zu Erbbauzinsanpassungen ge- -verkauf, Pachten sowie die Rechte und Lasten sind abgebildet. Die anfallen- neriert. Dabei werden die Anwendenden durch die Billigkeitsprüfung nach den Buchungen, wie z. B. Pachteinnahmen, können über die Integration in die §9a ErbbauRG optimal unterstützt. Verträge und weiterer Schriftverkehr Finanzbuchhaltung oder per Anbindung an ein beliebiges externes Finanz- können über das System in Microsoft Word erzeugt werden. wesen verbucht werden. Eine Zuordnung externer Dokumente wird ebenso unterstützt wie die regelmäßige Abrechnung der Pachten und Anpassungen des Pachtzinses, z. B. über Verbraucherpreisindizes. Für die Erstellung von ALB-/ALKIS-Konverter Importiert Massendaten der amtlichen Stellen mit den Formaten ALB/ALKIS. Verträgen und Abrechnungen gibt es die Möglichkeit, den Schriftverkehr in Sie bilden die Basis für ein transparentes und nachvollziehbares Liegen- Microsoft Word zu generieren. 22 Axians Infoma GmbH schaftsmanagement. Die Sachbearbeitenden haben damit Zugriff auf die flurstücksbezogenen Informationen und historischen Daten, wie z. B. Nutzungsarten, Klassifizierungen, Lage und Flächen.

GIS-Anbindung Steuert direkt aus dem System heraus verschiedene GIS-Verfahren an, Vertragsmanagement Bildet im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften die vertrag- teilweise bidirektional. Die Anbindung erfolgt durch Parametrisierung lichen Gegebenheiten ab, z. B. Pacht-, Erbbaurechts- und Grundstücks- der Schnittstelle zwischen Infoma und dem beim Kunden eingesetzten verträge sowie deren Rechte und Lasten. Über das Wiedervorlagesystem GIS-Verfahren. Über das Flurstückskennzeichen oder andere eindeutige besteht die Möglichkeit, sich z. B. an die Kündigungen der Verträge erinnern Adressierungen können einzelne oder auch mehrere Flurstücke gleichzeitig zu lassen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. im jeweiligen GIS-Verfahren angezeigt bzw. visualisiert werden. Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzu- zeigen. So lassen sich z. B. beliebige Dokumente und jeglicher zugehöriger Schriftverkehr zu den Flurstücken und Pachtverträgen übersichtlich abbil- den. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Liegenschafts- und Gebäudemanagement eine sinnvolle Ergänzung für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 24. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Flurstücksstammdaten und Pachtvertrag HIGHLIGHTS Abbildung sämtlicher Geschäfts - vorfälle des Grundstücksverkehrs Bewirtschaftung der unbebauten und bebauten Grundstücke Planung der Flächenbebauung und Ermittlung der momentanen Erträge Direkte Verknüpfung von Pacht-, Kauf- und Verkaufsverträgen mit dem Flurstück Axians Infoma GmbH 23

10 Weitere integrierte Lösungen Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse im kommunalen Facility Management stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit. Die Möglichkeiten für weitergehende verwaltungsspezifische Aufgabenstellungen und Prozesse schaffen mehr Transparenz, Effizienz und Einfachheit im Verwaltungsalltag. Wir bieten passende Lösungen für komfortables, mit- arbeiterorientiertes und wirtschaftliches Arbeiten bei übergreifenden Themen. Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Kosten- und Leistungsrechnung Hilft den Sachbearbeitenden, Organisations- und/oder Produktbereiche nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement eine sinnvolle Ergänzung für ein Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Unser integriertes Finanzver- fahren bildet alle kommunalen Besonderheiten ab. Vollstreckung Vereinfacht und beschleunigt Abläufe der Vollstreckungsbehörde im Infoma App Haushalts- und Budgetplanung Stellt einen aktuellen, vollständigen Haushalt für ein auf Transparenz und Innendienst, im Vollstreckungsaußendienst und beim Datenaustausch – ohne Medienbrüche und mit völlig konsistenten und transparenten Daten Effizienz ausgerichtetes Finanzmanagement auf. Die App ermöglicht eine zwischen Kasse und Vollstreckung. Durch die Online-Sachaufklärung ist eine dezentrale, workflowbasierende Haushaltsplanung für die digitale Abbildung Online-Anbindung des Schuldner- und Vermögensverzeichnisses direkt aus der bisher manuell durchgeführten Prozesse. dem Finanzwesen zur automatischen Suche nach vollstreckungsrelevanten Informationen möglich. Anlagenbuchhaltung Unterstützt die Sachbearbeitenden im Finanzbereich in allen buchhalteri- schen Aufgaben zur Verwaltung des Anlagever mögens. Dabei werden ver- Bestellworkﬂow Gibt die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung schiedenste Anforderungen nach steuer-, handels- oder haushaltsrecht- in den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung lichen sowie anderen Rahmenbedingungen abgedeckt. Einkauf, Verkauf, inkl. eines Auftragsschreibens. Der gesamte Prozess wird digital abgebildet Haupt- und Nebenbuchhaltung stimmen dadurch immer überein. und ist für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und schneller. 24 Axians Infoma GmbH

Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess – vom Berichtswesen Plus Bietet umfangreiche Standardberichte aus dem Liegenschafts- und Scannen bis zur Verbuchung der Rechnung. Nutzbar für Rechnungen Gebäudemanagement (z. B. zu Maßnahmen, Liegenschaften und Gewerken), und Gutschriften, lässt sich der Rechnungsworkflow individuell auf den aber auch aus dem Finanzwesen (z. B. zu Investitionen, Aufwendungen und spezifischen Bedarf konfigurieren und durch eine elektronische Signatur- Erträgen oder Budgets) mit automatisierter und zeitgesteuerter Verteilung. komponente ergänzen. eRechnungs-Manager Bereitet strukturiert formatunabhängige eRechnungsdaten auf. Alle Rech- nungsdaten werden – gleich ob sie elektronisch von Portal-Services, per Das einheitliche und standardisierte Berichtswesen ist einfach nutzbar – für alle Anwender:innen, zentral oder dezentral. Ein besonderer Vorteil ist die grafische Darstellung mehrerer Jahre zum einfachen Vergleich der Kosten- entwicklung. E-Mail, Schnittstellen oder papiergebunden eingehen – intelligent ange- reichert und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzt, wie z. B. durch Vorschläge Kommunale Betriebe Automatisiert die betrieblichen Abläufe für noch mehr Wirtschaftlichkeit in aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Ihrem Bauhof. Die Lösung für moderne Dienstleistungsunternehmen deckt alle Facetten ab und kann integriert in das Finanzwesen oder autonom als reine Branchensoftware eingesetzt werden. Dadurch wird die Zusammen- arbeit mit dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement optimal unter- stützt. Beispielsweise können Arbeitsaufträge über verschiedene Bereiche vollständig digital beauftragt, koordiniert und abgearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Mobile Ansicht der Web-Aufträge Axians Infoma GmbH 25

11 Kommunale Beratung und Dienstleistungen Mit Blick auf ein zukunftsfähiges digitales Facility Management sind die zu bewältigenden umfangreichen Themen oftmals nur schwer allein umzusetzen. Axians Infoma bietet hier optimale Unterstützungsmöglichkeiten. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen und Betriebe in Bereichen wie Projektma- nagement, Prozessberatung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern. Das dabei praktizierte ganzheitliche Herangehen ermöglicht, kaufmännische, technische und infrastrukturelle CAFM- Themen miteinander zu verbinden. Auf diese Weise entstehen Lösungen für auf die digitale Zukunft ausgerichtete Abläufe. Dabei werden neueste Softwarekonzepte verwendet, um einen maximalen Nutzen für die Verwaltungsmo- dernisierung zu erreichen. Passgenaue und individuell auf die jeweilige Situation abgestimmte Leistungen erleichtern den laufenden Betrieb. Beispielsweise kann eine Facility Management Organisation unser Angebot der Wiederkehrenden Lösungspakete nutzen. Regelmäßige oder temporäre Aufgaben im operativen Tagesgeschäft werden dabei an das Beratungsteam übertragen – und den Mitarbeiter:innen wird so die volle Konzentration auf ihr Kerngeschäft ermöglicht. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE SERVICES: Erstellung und regelmäßiges Fortschreiben von Energieberichten Aus Ihren Daten erstellen unsere Expert:innen den jährlichen Energiebericht. Maßnahmenverwaltung: Pﬂege Nach Bedarf übernehmen unsere Mitarbeiter:innen die Änderungen der Maßnahmen und Anpassungen der Einrichtungen in das System. Ob Budgets Er dient der Verbrauchs- und Kostenkontrolle sowohl zu den Energiebe- verschoben werden sollen, eine Mitarbeitervertretung oder gar neue zügen Ihrer Liegenschaften als auch zur gesamtkommunalen Darstellung. Die Gewerke eingerichtet werden müssen – Sie geben die Aufgabe zur Erledi- jährliche Fortschreibung des Energieberichtes kann ebenfalls für Sie von uns gung einfach an uns. übernommen werden. Maßnahmenverwaltung: Jahresabschluss Zur Abstimmung und Durchführung des Jahresabschlusses setzen wir Stan- dardprozesse ein. Während des gesamten Zeitraumes kümmern wir uns Maßnahmenverwaltung: Erstmaliger vollumfänglicher Aufbau der Maßnahmenverwaltung Nutzen Sie die langjährige CAFM-Erfahrung von Axians Infoma und lassen anhand des standardisierten Prozederes um alle notwendigen Abstimmungen Sie ein erstelltes Musterkonzept auf Ihre kaufmännische FM-Organisation und Einstellungen bzw. Übertragungen in der Maßnahmenverwaltung. übertragen. So kann der vollumfängliche Aufbau der Maßnahmenverwaltung durch unsere Expert:innen erfolgen. 26 Axians Infoma GmbH

Maßnahmenverwaltung: Erstellung von individuellen Auftragsvorlagen Individuelle Auftragsschreiben erstellen unsere Expert:innen nach Ihren Datenerfassung und -aufbereitung Um Sie bestmöglich bei der digitalen Bestandsdatenerfassung zu unter- stützen, bieten wir Ihnen ergänzende Dienstleistungen an. Von der Analyse Vorgaben. Im Rahmen der technisch vorgegebenen Möglichkeiten wird über die Erfassung, Aufbereitung bis hin zur Implementierung der Daten Ihr Entwurf in eine systemseitig verarbeitbare Auftragsvorlage übertragen. erhalten Sie alles aus einer Hand! Die erstellten Vorlagen lassen sich selbstverständlich durch die Anwen- der:innen weiter individuell anpassen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Laufende CAFM-Projektentwicklung Unsere Dienstleistung einer laufenden CAFM-Projektperspektive, -ent- Aber auch die regelmäßige Übernahme proaktiver administrativer Tä- tigkeiten in Infoma sowie in der Datenbank via Fernwartungszugriff durch wicklung und -steuerung geht über die reine Anwendung des Fachver- unsere Expert:innen ist möglich. Die für den Betrieb der Produktfamilie not- fahrens Liegenschafts- und Gebäudemanagement hinaus. Gemeinsam wendigen Komponenten ab der Hardware werden hierfür laut Leistungska- mit unseren Expert:innen definieren Sie in diesem Rahmen die generellen talog geprüft und die damit einhergehenden Aufgaben durchgeführt. Dazu Handlungsfelder und die sich daraus ableitenden Meilensteine. Die ein- gehören z. B. die Installation der aktuellen Programmversionen ebenso wie geforderten Bearbeitungsstände werden regelmäßig dokumentiert, nicht die Updates der SQL-, NAV- bzw. Windows-Server, aber auch zeitnahe Kon- eingehaltene Fristen eskaliert. figurationsänderungen. Energieerfassung gemäß §18 KlimaG BW Für die regelkonforme Erfüllung der im §18 des Klimaschutz- und Klima- Wird Infoma bereits genutzt oder der Einsatz ist geplant, unterstützen kom- petente Anwendungsberater:innen Ihre Organisation während der Einführung wandelanpassungsgesetzes Baden-Württemberg (KlimaG BW) festgelegten und Einrichtung des Verfahrens. Alle relevanten Kenntnisse zum Liegen- Pflicht zur Erfassung des Energieverbrauchs in Gemeinden und Gemeinde- schafts- und Gebäudemanagement und zu weiterführenden Themen vermit- verbänden werten unsere Expert:innen Ihre Energieverbräuche gemäß dem teln zudem die erstklassigen Software- und Fachschulungen. Ziel dieses Kommunalen Energiemanagement (KEM) für Sie aus. Basis für den Aufbau umfassenden Leistungsangebots ist vor allem: einen maximalen Nutzen für der Auswertung ist dabei die individuelle Einrichtung Ihres Liegenschafts- die Umsetzung eines smarten kommunalen Facility Managements zu schaffen. und Gebäudemanagements. Im Lösungspaket enthalten ist zudem die jähr- liche inhaltliche Fortschreibung der Auswertungs systematik. Sollten aufgrund sehr spezifischer, individueller Gegebenheiten in Ihrer Orga- nisation tatsächlich noch Wünsche an unser Liegenschafts- und Gebäude- management offen sein, entwickeln wir auch integrierte Individuallösungen für Sie – selbstverständlich mit 100-prozentiger Update-Fähigkeit, um Ihre Investitions- und Zukunftssicherheit zu gewährleisten. HIGHLIGHTS Umfassende Unterstützung bei allen Aufgaben für kommunale Veränderungsprozesse Kompetenz und Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten Verbindung von kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen CAFM-Themen Software- und Fachschulungen zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement und zu weiterführenden Themen Betreuung im laufenden Betrieb inklusive proaktiver Leistungspakete Axians Infoma GmbH 27