Stadt Kaiserslautern

Elektronische Verwaltung der Ausländerakten

Herausforderung

Für die Ausländerbehörden, die täglich eine Vielzahl von Anfragen und Anforderungen im Austausch mit anderen Behörden und Ämtern zu bewältigen haben, erweist sich ein elektronischer Ablauf als besonders effizient und nutzbringend. Das sah auch die rheinland-pfälzische Stadt Kaiserslautern so – und vollzog in der Ausländerbehörde mit der Kombination von elektronischer Aktenverwaltung und der Datenhaltung über das bestehende Dokumenten Managementsystem den ersten Schritt zum Organisationsprozess der Zukunft.

Aktuell werden hier rund 11.000 Ausländer aus 140 Staaten betreut, die im Einzugsgebiet der Stadt Kaiserslautern leben. Als Universitätsstadt und Militärstandort haben die Kaiserslauterer aber ein deutlich höheres Arbeitsaufkommen als Behörden mit ähnlichen Ausländerzahlen zu bewältigen. Denn 40 Prozent der Ausländer stammen aus dem Hochschulbereich mit einem daraus resultierenden verstärkten Besuchsaufkommen. Darüber hinaus ist die Behörde für ca. 50.000 Angehörige der amerikanischen Militärgemeinde zuständig, die in Stadt und Landkreis Kaiserslautern wohnen. Deren Betreuung übernehmen die 13 Mitarbeiter neben ihren Hauptaufgaben, wie der Erteilung von Aufenthaltserlaubnissen, Einladungen, Bearbeitung der Asylanträge, zusätzlich. In diesem Rahmen werden Einladungen von Drittstaatsangehörigen, deklaratorischen Aufenthaltserlaubnissen, Visa-Verlängerungen etc. bearbeitet.

Schon seit vielen Jahren setzt die Stadt auf die Zusammenarbeit mit Axians Infoma, nutzt erfolgreich verschiedene Bausteine der integrierten Produktfamilie Infoma newsystem für ihre effizienten Verwaltungsabläufe. Bereits Anfang des neuen Jahrtausends gehörte die Kaiserslauterer Ausländerbehörde zu den ersten Anwendern, die ihre vorgangsorientierte Sachbearbeitung mit Hilfe des Infoma-Fachverfahrens ALWsystem erledigten. Als der Ulmer Anbieter 2013 seine Lösung um die Module eAkte und DMS-Anbindung erweiterte, mussten die Verantwortlichen in Kaiserslautern nicht lange überlegen und entschieden sich für die zukunftsorientierte Aufrüstung.

Die Hauptgründe für den Schritt in die elektronische Aktenverwaltung lagen dabei sowohl in der aufwändigen Logistik als auch der zunehmenden Platznot. „Wir betreiben an zwei Tagen in der Woche zusätzlich eine Außenstelle an der TU Kaiserslautern“, erläutert Hermann Wohlgemuth, Leiter der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde, die schnelle Entscheidung. „Die für die dort vereinbarten Termine benötigten und vorbereiteten Akten mussten die Kollegen daher jeweils hin und her transportieren. Außerdem kamen häufig Kunden, die nicht angemeldet waren. Deren Akten standen dann natürlich nicht zur Verfügung. Das führte nicht selten zu Stress auf beiden Seiten.“ Zudem ließ sich der Platz für die Lagerung der großen Mengen an Papierakten nicht unbegrenzt erweitern und stellte die Stadt somit vor ein zusätzliches Raumproblem.

Lösung

Seit September 2013 sind eAkte und DMS-Anbindung in Kaiserslautern erfolgreich im Echtbetrieb. „Das Zusammenspiel zwischen dem ALWsystem und dem eingesetzten 2Charta DMS funktioniert problemlos und aufgrund der Integration erweist sich die Anwendung für die Mitarbeiter als sehr benutzerfreundlich“, zeigt sich Hermann Wohlgemuth daher zufrieden.

In der täglichen Praxis ermöglichen die Vorteile der Infoma-Module den Kaiserslauterern bereits ein optimiertes Arbeiten. Über das Modul eAkte stehen den Sachbearbeitern nun per Tastendruck alle Inhalte der digitalen Ausländerakte sofort zur Verfügung. Neben den Lichtbildern gehören dazu sämtliche eingescannten Dokumente, wie Ein- und Ausgangsbriefe, Faxe, sonstige schriftliche Unterlagen etc., aber auch aus anderen IT-Systemen gewonnene Dateien, wie beispielsweise PDFs oder auch Bilddateien. Diese Daten werden jedoch nicht mehr innerhalb des ALWsystems gespeichert, sondern mittels der DMS-Anbindung an das Dokumenten Managementsystem übergeben und dort vorgehalten.

Von jedem Arbeitsplatz aus können sich die zugriffsberechtigten Anwender über den aktuellen Stand informieren, neue Sachverhalte ergänzen oder anderen Ämtern beziehungsweise dem Ausländer selbst bei Rückfragen stets Auskunft geben. Und diese jederzeitige Auskunftsfähigkeit ist immer gewährleistet – auch wenn die Papierakte beispielsweise wegen Umzugs zwischenzeitlich bei einer anderen Behörde ist, bei Gericht liegt oder einfach keine physischen Unterlagen mehr vorhanden sind.

Nutzen

Mit dem Einsatz der beiden Infoma-Module haben sich die Prozesse in der Kaiserslauterer Ausländerbehörde deutlich verändert, auch wenn sich der Aufwand für das Anlegen der Akten durch das Digitalisieren der Vorgänge zunächst ein wenig erhöht hat. „Dafür sind wir aber jetzt zum einen in der Lage, unsere Kunden flexibler zu bedienen und für mehr Zufriedenheit in der Außenstelle zu sorgen. Zum anderen gehören Aktensuche sowie lange Wege ins Archiv nun der Vergangenheit an“, so Hermann Wohlgemuth. „Und den nicht mehr benötigten Archivraum können wir anderweitig besser nutzen.“