Digitaler Freigabeworkflow und Versandmanager

Nach Rechnungs- und Bestellworkflow rundet dieser nächste Schritt auf dem Weg zum vollständig digitalen Finanzwesen die elektronischen Prozesse ab: der Freigabeworkflow, kurz FWF. Denn Ziel von Axians Infoma ist es – formuliert in ihrer stetig weiterentwickelten Digitalen Agenda –, die papierlose Bearbeitung aller internen Verwaltungsprozesse zu ermöglichen. Für die Verwaltungen bringt die Prozessorientierung der Abläufe enorme Effizienzvorteile. Ein gutes Beispiel ist der in Infoma newsystem integrierte Rechnungsworkflow (RWF), mit dem sich die Rechnungsbearbeitung komplett elektronisch erledigen lässt – inklusive Empfang und Verarbeitung von eRechnungen.

Was sich bereits beim RWF als höchst komfortable Funktion für die zahlreichen Anwender erweist, sorgt nun auch in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Steuern und Abgaben für weitere Optimierungen im Arbeitsablauf: Der ab Version 19.2 von Infoma newsystem verfügbare Freigabeworkflow ermöglicht dann, Dokumente medienbruchfrei freizugeben. Das heißt, der Freigabeprozess für Dokumente, die von mehreren Personen zu sichten, zu prüfen und freizugeben sind – z.B. Tages-, Wochen-, Monatsabschluss sowie Stornierung oder Umbuchungen – geht mit Hilfe des Moduls künftig völlig ohne Papier vonstatten.

Im Zusammenhang mit der Elektronischen Akte startet zudem in Kürze ein weiteres digitales Modul: Der Versandmanager steuert den automatischen Versand von Massendrucken, z.B. von Steuerbescheiden oder Mahnungen. Die Ablage der Dokumente erfolgt automatisiert in der Elektronischen Akte.

Wahlweise werden die Dokumente in ein Bürgerportal der Verwaltung oder an externe zertifizierte Dienstleister übergeben – z.B. kommunale Rechenzentren, Deutsche Post, hpcdual etc. Die Dienstleister stellen die Dokumente in zwei möglichen Varianten bereit:

– Ausdruck sowie Versand per Post
– Online-Übermittlung via E-Mail-Benachrichtigung

Bürger und Unternehmen können somit wählen, in welcher Form die Bescheide zugestellt werden sollen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Für die Verwaltungen gehören damit das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken dieser Vielzahl an Dokumenten der Vergangenheit an. Neben deutlichen Zeiteinsparungen hält der digitale Weg auch Kostenreduzierungen bei Papier und Porto bereit.

Mit diesen Erweiterungen vollzieht Axians Infoma die nächsten Schritte im Rahmen ihrer konsequenten Digitalstrategie und ermöglicht den Verwaltungen so die Realisierung medienbruchfreier Abläufe.

Weitere Informationen erhalten Sie bei Interesse von Carina Plähn