Digitales Finanzwesen

Arbeiten ohne Papier

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Die seit Jahren existierende Idee des papierlosen Büros ist zwar häufig noch immer Wunschdenken, wird aber mittlerweile verstärkt schon in vielen Bereichen umgesetzt. Auch die kommunalen Finanzabteilungen forcieren das Thema der Digitalisierung – hat sich ihre Rolle in jüngster Vergangenheit doch verändert. Für sie gilt mit steigender Tendenz, neue, vielfältige Aufgaben erledigen, zahlreiche Gesetze und Regelungen beachten zu müssen. Hier hilft eine durchgängige digitale Unterstützung.

Die Effizienzvorteile für die Verwaltungen durch die Automatisierung von Prozessen sind enorm. Ein gutes Beispiel ist die Rechnungsbearbeitung. Über den integrierten Infoma newsystem Rechnungsworkflow ist heute bereits der komplette Ablauf vollautomatisch möglich – vom Empfang der XRechnung bis zu ihrer Verbuchung. Nicht selten ist der Rechnungsworkflow daher Ausgangspunkt für das Ziel der vollständigen, ganzheitlichen Digitalisierung der Finanzverwaltung, wie auch die Projekte unserer Preisträger des Innovationspreises 2018 beweisen.

Ziel von Axians Infoma ist es – formuliert in unserer Digitalen Agenda -, die papierlose Bearbeitung aller internen Verwaltungsprozesse zu ermöglichen. So ist einer der nächsten Schritte die Realisierung der digitalen Freigabeprozesse innerhalb von Infoma newsystem mit elektronischer Ablage in der E-Akte. Das heißt, die Freigaben ggf. inklusive digitaler Signaturen erfolgen ohne Medienbruch; die dazugehörigen Informationen bzw. Belege können über die E-Akte revisionssicher in einem Archivsystem abgelegt werden und stehen auch für einen nachträglichen Zugriff jederzeit zur Verfügung.

Damit wird auch der Prozess des „späten Scannens“ komplett digitalisiert. Ist es bisher noch so, dass quasi in einem hybriden Vorgang Dokumente wie Tages-, Wochen- oder Monatsabschluss ausgedruckt, von den Verantwortlichen abgezeichnet, gescannt und dann in der E-Akte abgelegt werden, geht der Freigabeprozess künftig ohne Papier vonstatten. Auf einer digitalen Liste erfolgt die Anordnung, die protokolliert wird. Hinterlegt im System ist somit jederzeit nachvollziehbar, wann welcher Betrag freigegeben wurde. Die Protokolldateien werden im Anschluss gebündelt in der E-Akte abgelegt. Vom Ausgangspunkt im Finanzwesen bis zur Ablage verläuft der Prozess komplett digital.

Ein maßgeblicher Anteil an der Effizienz des digitalen Finanzwesens kommt dabei der E-Akte zu. Sie ermöglicht die integrierte und automatisierte Ablage von kernprozessbegleitenden Dokumenten innerhalb der Fachmodule Finanzbuchhaltung, Steuern & Abgaben, Vollstreckung, Anlagenbuchhaltung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement sowie Vertragsverwaltung. Die Bearbeitung (Dokumente ablegen, suchen und bearbeiten) erfolgt komfortabel in der gewohnten Umgebung, ohne dass der Anwender auf ein DMS-System zugreifen muss. Dadurch ist der Einsatz der Akte mit jedem beliebigen DMS-System bzw. Hardware-/Software-Archivlösung möglich.

Als weitere digitale Methode im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerakte ist im kommenden Jahr der Infoma Versand Manager geplant – wird doch der Bescheid nicht nur in der E-Akte abgelegt, sondern muss ja auch dem Bürger zugestellt werden. Hier wird der generische Infoma Versand Manager-Adapter den medienbruchfreien Kommunikationsprozess bei der digitalen (z.B. ePost) und der dualen Zustellung (elektronischer Dokumentenversand oder physische Briefzustellung / postalische Zustellung) ermöglichen.

Weit mehr als nur die elektronische Abbildung von papierbasierten und papiergebundenen Prozessen ist das digitale Finanzwesen mit seinen innovativen Digitalisierungskomponenten vor allem eines: Ausgangspunkt einer durchgängigen Smart Government Strategie für Kommunen, die bereits den Weg in die Smart City gehen wollen.