Digitalisierung bietet neue Chancen

Digitalisierung ist das große Thema unserer Zeit. Schon längst beeinflusst und prägt sie Wirtschaft und Gesellschaft, hat sich in Form von neuen Technologien im beruflichen und privaten Alltag etabliert. Auch den Kommunen bieten sich durch die Digitalisierung große Chancen, die Herausforderungen der Zukunft erfolgreich zu meistern. So ermöglicht ihnen die Umsetzung einer durchgängigen eGovernment-Strategie, Aufgaben schneller, effizienter, wirtschaftlicher und vor allem bürgerfreundlicher zu bewältigen. Grundlage dafür ist sowohl eine technologische als auch strukturelle Veränderung der kommunalen Prozesse.

Kompetente Unterstützung kommt hier von Seiten INFOMAs. Mit nachhaltigen und modernen Lösungen stellen wir unseren Kunden bereits wesentliche Bausteine für die Anforderungen einer digitalisierten Verwaltung zur Verfügung. Elektronische Rechnungsverarbeitung (eRechnung), moderne Online-Bezahlverfahren für Bescheide, Rechnungen und Mahnungen (ePayment), eine App für die mobile Datenerfassung in kommunalen Betrieben (MDE) sowie Möglichkeiten, übers Web Wasserverbräuche zu übermitteln oder Hunde- und Abfallgefäße an- und abzumelden, erleichtern nicht nur der Verwaltung die tägliche Arbeit, sondern haben eine spürbare Wirkung für den Bürger.

Vollintegrierte elektronische Aktenbearbeitung

Zu den ganz wesentlichen Themen des eGovernments gehört zweifelsohne die elektronische Aktenbearbeitung. Grund genug für INFOMA, aktuell die einschlägigen Fachakten – Finanz-, Steuer-, Vollstreckungsakte oder andere – als integralen Bestandteil von newsystem zu entwickeln. Formuliertes Ziel dabei: Alle aus newsystem erzeugten Dokumente automatisch in der jeweiligen elektronischen Fachakte abzulegen und die dokumentbasierten Prozesse mit newsystem übergreifend zu optimieren.

Dabei wird Aktenbearbeitung in newsystem nicht mit eventuell bereits bestehenden DMS- und Archivsystemen konkurrieren, sondern eine intelligente Ko-Existenz eingehen. Mit anderen Worten: Der Anwender kann aus seiner gewohnten newsystem Umgebung heraus Dokumente ablegen, suchen, bearbeiten etc. Ihm stehen also direkt in newsystem DMS-Funktionalitäten pragmatisch zur Verfügung, die einfach und smart Dokumente in Akten organisieren und verwalten – und das ohne Prozess- und Medienbrüche.

Für die Entwicklung dieser Fachakten-Lösung sprachen vor allem zwei Fakten. Einerseits ist in vielen Kommunen bereits ein Dokumenten Managementsystem vorhanden. Andererseits wollen Kunden ohne DMS auch Dokumente elektronisch ablegen und verwalten oder sind gar nicht an einem kommunenweiten DMS interessiert, sondern legen vielmehr Wert auf eine effiziente Prozessunterstützung in den Fachabteilungen. Diesen Bedürfnissen tragen wir mit der newsystem Akte Rechnung.

Mit den hessischen Städten Fulda, Rödermark und Stadtallendorf starten in Kürze drei Pilotanwender des neuen eGovernment-Bausteins. Ende des Jahres erfolgt die offizielle Präsentation der newsystem Akte.

Neben dem Merkmal der hochintegrativen Anbindung von newsystem, die in dieser Tiefe kein anderer Anbieter lösen kann, stehen weitere Highlights zur Verfügung, darunter eine:

• direkte Akten- und Dokumentanzeige im jeweiligen Rollencenter
• einheitliche, zentrale Berechtigungssteuerung und -pflege
• einfache, einheitliche Installation und Updatefähigkeit aufgrund der vollständigen Integration in newsystem.

Mit dieser Neuentwicklung schafft INFOMA eine weitere Voraussetzung, die Verwaltungsarbeit komfortabler, effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten. Aktenberge werden reduziert, die Bearbeitungsgeschwindigkeiten deutlich erhöht. Zufriedenere Mitarbeiter, aber auch eine höhere Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber für junge Menschen sind hier durchaus gewollte Nebeneffekte.

Neue Apps im Oktober

Aber auch die Anwender der Module Liegenschafts- und Gebäudemanagement und Kommunale Betriebe erwartet im Oktober Neues. Dann stellen wir nämlich zwei weitere Apps vor, die zum einen das gesetzlich hochbrisante Thema der Betreiberverantwortung und zum anderen die Objektkontrolle im Bereich der Bauhöfe abbilden.