Digitalisierungsstrategie für ganzheitliche Prozesse

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Es geht nicht ohne! Um heute in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung den Anspruch als optimal funktionierende und gleichzeitig bürgerfreundliche Kommune zu erfüllen, ist eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse erforderlich. Dass diese Notwendigkeit in vielen Städten und Gemeinden bereits geplant und umgesetzt wird, zeigen auch die Bewerbungen unseres letztjährigen Innovationspreises: Ging es beim Start im Jahr 2013 bei den eingereichten Projekten vor allem um neue Formen der Steuerung im Haushalts- und Berichtswesen, haben mittlerweile mehr als 80 Prozent die Digitalisierung von Arbeitsabläufen zum Inhalt – und damit das Ziel, sowohl effizientes Verwaltungshandeln als auch mehr Bürgerservice zu generieren. Das heißt, die Kommunen erkennen und nutzen immer mehr die Chancen der Digitalisierung sowie die damit verbundenen Erleichterungen für die Verwaltungsarbeit.

Wesentlicher Teil unserer Strategie ist es, in ganzheitlichen Prozessen zu denken und diese entsprechend bei der Entwicklung bzw. Weiterentwicklung unserer Produkte einfließen zu lassen. So erhält beispielsweise der integrierte Rechnungsworkflow in diesem Jahr einen vorgelagerten Bestellworkflow. Von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung und Übergabe in die eAkte erfolgt dieser Prozess dann voll integriert und elektronisch.

Aber auch für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden gilt die Strategie der durchgängigen Prozesse. Künftig werden wir ebenfalls eRechnungen verschicken. Damit ermöglichen wir, z.B. eine Softwarepflegerechnung direkt in unserem integrierten Rechnungsworkflow bzw. eRechnungs-Manager einzulesen, zu verarbeiten und zu verbuchen.

Dass wir mit diesen Lösungsmodellen bei den Anwendern gut ankommen, lässt sich auch an den Bewertungen unserer aktuellen Kundenzufriedenheitsumfrage ablesen. Unter anderem haben sich die Werte bei Produktqualität, Benutzerfreundlichkeit in der täglichen Arbeit und Zufriedenheit über alle Bereiche nochmals massiv verbessert. Shooting-Star ist hierbei der Rechnungsworkflow, der mit seiner Beurteilung im absolut grünen Bereich seinen Ruf als „Lieblingsmodul“ unserer Kunden unterstreicht.

Im Rahmen der Umfrage wollten wir darüber hinaus wissen, welche Themen für die Verwaltungen künftig von Interesse sind. Und auch hier führt der Rechnungsworkflow das Feld mit 61 Prozent der Antworten an. Die Hälfte der Kunden erachtet zudem die integrierte eAkte als sehr wichtig. Die weiteren Nennungen wie ePayment, elektronische Signatur und mobile Anwendungen bestätigen den eingeschlagenen Weg unserer Kunden in eine durchgängige Digitalisierung.

Die für das vergangene Geschäftsjahr gesteckten Ziele haben wir nicht nur erreicht, sondern deutlich übertroffen. Dazu trug die Gewinnung zahlreicher neuer Kunden und bedeutender Partner bei, wie z.B. die Kooperation mit der GKD Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen. Der kommunale IT-Dienstleister für den Kreis Recklinghausen und die acht Städte Castrop-Rauxel, Datteln, Dorsten, Gladbeck, Haltern am See, Oer-Erkenschwick, Recklinghausen und Waltrop löst bis 2020 sein bisher eingesetztes System für das Finanzwesen durch Infoma newsystem ab.

Fest steht: Die digitale Transformation ist für die Kommunen eine der herausforderndsten Aufgaben der Zukunft, dient aber keineswegs einem Selbstzweck. Vielmehr ermöglicht sie Lösungen und das Nutzen bereits vorhandener Potenziale. Mit unserer konsequenten Digitalisierungsstrategie und der Philosophie des frühzeitigen Aufgreifens und Umsetzens von Zukunftsthemen sind wir der ideale Partner für Verwaltungen wie gleichermaßen für Rechenzentren.