Elektronische Rechnungsverarbeitung auf intelligente Art

Seit der Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen im Frühjahr 2014 durch das Europäische Parlament zwingt ein Datum die Kommunen in Deutschland zu verstärkten Planungsaktivitäten. Zwar noch mit einer um ein Jahr längeren Schonfrist versehen als die öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene, gilt für subzentrale öffentliche Auftraggeber, also Länder und Kommunen, der 27. November 2019 als voraussichtlicher Stichtag für die Umsetzung. Bis dahin müssen die Verwaltungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ein Ziel dabei ist es, den Gesamtprozess zu optimieren und gleichzeitig mehr Komfort für die Wirtschaft zu bieten.

Ohne Zweifel ist die Digitalisierung der Abläufe mit eGovernment-Services das Zukunftsthema der kommunalen Verwaltungen, denn steigender Kostendruck, die Auswirkungen des demografischen Wandels mit in der Folge sinkenden Mitarbeiterzahlen sowie die stetig wachsende Vielfalt an zu bewältigenden Aufgaben fordern von den Kommunen umfassende Veränderungen in nahezu allen Verwaltungsbereichen. Vor diesem Hintergrund nimmt die Einführung der eRechnung eine wesentliche Rolle ein – hat der elektronische Rechnungsaustausch doch das Potenzial, eine spürbare Vereinfachung für die Beteiligten – Verwaltung und Wirtschaft – und damit einen eGovernment-Prozess mit Wirkung zu ermöglichen.

Mit ganzheitlicher Strategie zur Wirksamkeit

Aber auch ohne die verpflichtende EU-Richtlinie machen die offensichtlichen Vorteile der eRechnung ihren Einsatz lohnenswert: Der Wegfall von Druck, Porto und Versand sorgt nicht nur für ein erhebliches Einsparpotenzial, sondern ist zudem ressourcenschonend; die Verarbeitung erfolgt wesentlich schneller und fehlerreduziert;  die klar definierten Regelungen bieten mehr Rechtssicherheit. Ergo: Durch den automatisierten und digitalisierten Rechnungsbearbeitungsprozess werden deutliche Effizienzgewinne erzielt.

Die Einführung der eRechnung setzt aber eine präzise und insbesondere frühzeitige Planung voraus. Es gilt, eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln, an deren Ende die gewünschte Wirksamkeit steht. Zentrale Frage dabei ist, wie künftig mit der Rechnungsverarbeitung im Haus verfahren werden soll. Ist der Prozess voll- oder teildigitalisiert geplant, nach welchen Regeln erfolgen die Anordnungsprozesse, sind u.a. im Vorfeld zu klärende Punkte, um medienbruchfreie Bearbeitungsprozesse zu ermöglichen.

Elementare Grundlage des Gesamtprozesses ist ein durchgängiger IT-gestützter Rechnungsworkflow, der sämtliche Schritte im Rechnungsprüfungsprozess übernimmt – von der Digitalisierung über die Zuordnung zu den Organisationseinheiten, die Feststellung und Kontierung der Rechnung sowie die anschließende Anordnung bis zur Buchung im Finanzwesen. Diese Leistungsmerkmale stellen wir in unserem Rechnungsworkflow bereit – der allerdings nicht Teil eines Dokumenten Managementsystems ist. Vielmehr haben wir den Rechnungsworkflow vollständig als integralen Bestandteil in das Finanzwesen newsystem eingebunden und technologisch auf neue Beine gestellt. Ein Grund für die Integration liegt in den kommunalen Verantwortlichkeiten – ist doch die Rechnungsbearbeitung die originäre Aufgabe der Haushaltsausführenden – gleich ob zentral oder dezentral – als auch der Finanzbuchhaltung/Kämmerei und damit der Finanzsoftware.

Dem Anwender von newsystem steht damit ein komfortables Verfahren zur Verfügung, das einen einheitlichen, effizienten und transparenten Ablauf gewährleistet. Alle Rechnungsdaten sind von Anfang im Finanzwesen, werden automatisch validiert und an die richtige Stelle weitergeleitet. Schnittstellen oder eine zusätzliche Anwendung sind nicht notwendig, die Nutzer bleiben in ihrer vertrauten Arbeitsoberfläche, der Zugriff erfolgt entweder direkt aus dem newsystem Rollencenter heraus beziehungsweise arbeiten Nicht newsystem-Anwender direkt in einer Browserlösung und benötigen dementsprechend keine newsystem-Installation.

Lernendes System nutzt historische Werte für intelligente Anreicherung

Das große Potenzial der elektronischen Rechnung liegt aber vor allem in den Daten, die nicht übermittelt werden: Welcher Sachbearbeiter ist für die Prüfung zuständig? Welches Sachkonto soll verwendet werden? Mit Hilfe lernender Systeme lassen sich solche Fragen auf Basis historischer Werte beantworten. Hier sind wir mit der Entwicklung des eRechnungs-Managers bereits zukunftsorientiert aufgestellt. Denn nicht die Diskussion um das Datenformat – ob ZUGFeRD, PEPPOL oder EDIFACT – ist der wesentliche Punkt. Das Format ist nur von nachgelagerter Bedeutung für die tägliche Arbeit; moderne Verwaltungsfachverfahren wie newsystem implementieren die jeweils nötigen Formate. Die intelligente Anreicherung der Rechnungsdaten bringt den weitaus höheren Nutzen.

Das bedeutet: Formatunabhängig übernimmt der eRechnungs-Manager die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten. Ob elektronisch von Portal- und Cloud-Services, per E-Mail, DE-Mail oder Schnittstellen übertragen oder ob der Eingang papiergebunden als Brief und Fax oder als PDF erfolgt, spielt keine Rolle: die Rechnungsdaten werden intelligent angereichert und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzt. So werden u.a. aus historischen Buchungsdaten Vorschläge für eine aktuelle Kontierung erstellt, Weiterleitungsregeln vorgeschlagen und neue Lieferanten automatisch als neue Adressen im Finanzwesen angelegt. Damit unterstützt das Modul eine vollumfängliche Prozessautomatisierung; die Sachbearbeiter können sich auf das Wesentliche konzentrieren – die sachliche und rechnerische Prüfung.

Dabei verfügt der eRechnungs-Manager über zwei verschiedene Leistungsrichtungen. Zum einen ermöglicht ein konfigurierbares Regelwerk, wiederkehrende Rechnungen, wie beispielsweise eines Lieferanten oder des Telefondienstleisters, entsprechend ihrer stets gleichen Bearbeitung zu hinterlegen. Die zweite Variante liegt im KI-Würfel (KI = Künstliche Intelligenz) begründet. Hier erkennt das „lernende System“ wiederkehrende Muster und erarbeitet einen Vorschlag für eine neue Kontierung.

Anpassung interner Verwaltungsprozesse ist größte Herausforderung

Auch wenn 2019 noch weit weg zu sein scheint, empfiehlt sich dennoch eine frühzeitige Beschäftigung mit dem komplexen Thema eRechnung. Aus unserer Erfahrung bei einer Reihe von Pilotprojekten wird die größte Herausforderung die Anpassung der internen Verwaltungsprozesse sein. newsystem ist heute schon in der Lage, unterschiedlichste digitale Rechnungsformate zu verarbeiten. Bei aller Prozessvereinfachung und -automatisierung ist es aber wichtig, die Menschen nicht auf der Strecke zu lassen. Man muss den Verwaltungsmitarbeitern die nötige Zeit geben, sich an eventuell neue Abläufe zu gewöhnen. Hier hilft nur, so früh wie möglich und in Ruhe mit dem Thema elektronische Rechnungsverarbeitung zu beginnen.