Stadt Halle Westfalen: Digitalisierung der Haushaltsberatung fördert Wohlfühl-Prinzip

Schon das Logo ist ein Statement: Die Stadt Halle Westfalen verspricht darin ihren rund 22.000 Einwohnern eine Stadt zum Wohlfühlen. Nicht nur einen finanzstarken Wirtschaftsstandort mit 1.000 Unternehmen und ca. 13.000 Arbeitsplätzen – darunter Firmen wie Storck, Gerry Weber und Baxter –, bietet das Mittelzentrum im Kreis Gütersloh seinen Bürgern, sondern auch einen von historischem Altstadtkern, intaktem Einzelhandel und hohem Freizeitwert geprägten lebenswerten Wohnort.

Auch in der Verwaltung genießt das „Wohlfühl-Prinzip“ einen hohen Stellenwert. Das äußert sich vor allem in der Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben, die den Mitarbeitern ihre Arbeitsprozesse erleichtern und gleichzeitig die Politik bei Entscheidungen unterstützt.

Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit und besserer Lesbarkeit

Beispiel Haushaltsberatung. Über 400 Seiten stark war der Haushaltsplan 2017 – und hatte bei der Erstellung nicht nur einen hohen zeitlichen Aufwand verursacht, sondern erforderte bei der Vorberatung in den Ausschüssen aufgrund der produktbezogenen Gliederung auch ein lästiges Blättern. Zudem war der Zugriff auf weitere Informationen und Beratungsergebnisse nur mit Hilfe von Zusatzdokumenten möglich. Kein Wunder also, dass der einheitliche Wunsch der Ratsvertreter lautete: mehr Übersichtlichkeit und bessere Lesbarkeit!

Das war auch im Sinne der Verantwortlichen in der Verwaltung, die zum einen bereits über neue Kommunikationswege mit der Politik nachdachten. Zum anderen standen eine ganzheitliche interaktive Finanzsteuerung über Ziele und Kennzahlen sowie die interdisziplinäre Nutzung von Finanzdaten im Berichtswesen auf der Agenda. Die Suche nach einer entsprechenden Lösung begann daher gleich nach der Verabschiedung des Haushalts 2017 – und mündete nach Abstimmung mit den Fraktionsspitzen in der Entscheidung für das Steuerungssystem von Axians IKVS.

Mit Axians IKVS zum internetbasierten Haushalt

Das bundesweit in über 600 Kommunen – darunter rund 200 Kunden von Axians Infoma – eingesetzte IKVS ermöglicht, den Haushalt via Internet zu präsentieren. In Kombination mit Infoma newsystem lassen sich die Haushaltsdaten ohne Mehraufwand und über alle Hierarchieebenen hinweg grafisch und visuell aufbereiten. Auf Knopfdruck stehen Haushaltsvorberichte sowie Lage- bzw. Rechenschaftsberichte zur Verfügung. Umfangreiche Standardkennzahlen unterstützen die strategische Steuerung.

Seit der Einbringung des ersten IKVS-Haushalts im Oktober 2017 gestalten sich die Abläufe in Halle weitaus komfortabler. Per Mausklick ist nun die Gliederung nach Produkt- und Ausschusshierarchie möglich. Der zuverlässige Finanzdatenimport wird von den Beteiligten ebenso positiv beurteilt wie die deutlich zügigere Erstellung qualitativ hochwertiger Vorberichte mit Vergleichswerten. Dazu zählt auch, dass die Haushaltsberatungen in den Fachausschüssen und Haushaltsklausuren der Fraktionen über IKVS gut strukturierbar sind.

Zum Haushalt 2019 wurden dennoch einige Nachbesserungen umgesetzt, darunter eine überarbeitete Ausschusshierarchie, die klarere Trennung von öffentlicher und nichtöffentlicher Ansicht sowie eine erneute Schulung der Ratsmitglieder und sachkundiger Bürger. Zum Teil auftretende Handlingsprobleme bei mobilen Endgeräten wie iPads lassen sich durch den Umstieg von 9,7- auf 12,9-Zoll-Displays beheben.

Nach den nun mehr als einjährigen Erfahrungen zeigen die aktuellen Rückmeldungen: Verwaltung und Fraktionen der Stadt Halle fühlen sich wohl mit dem Status quo!