Infoma Versand Manager kommuniziert mit digitalen Zustelldiensten

Das kurz-, mittel- und langfristige Ziel ist in unserer stetig weiterentwickelten Digitalen Agenda klar formuliert: Die Prozesse in den Verwaltungen einfacher und vor allem papierlos, sprich: vollständig digital zu ermöglichen. Eine Reihe entsprechender Lösungen stehen dafür bereits zur Verfügung und unterstützen durchgängige interne Abläufe, wie u.a. der Freigabeworkflow für einen sicheren digitalen Genehmigungsprozess.

Jüngstes Beispiel dieser kontinuierlichen Neuentwicklungen ist der Infoma Versand Manager als Teil des Prozesses „Steuerbescheide“. Mit seiner Hilfe können die Berichte digital und automatisiert an einen Zustelldienst, beispielsweise E-Post, Briefbutler (HPC Dual) oder ein Portal übermittelt werden. Die Zustellung erfolgt je nach Zustelldienst konventionell per Brief, dual oder volldigital.

Der  Infoma Versand Manager überträgt den Bescheid aus der Steuerakte – auf Wunsch zeitgesteuert – als Versandauftrag an einen der möglichen Zustelldienste. Die Detailinformationen Adressdaten, Dokumente und Protokolleinträge zum Status der Sendung sind dabei einsehbar. Nach erfolgreichem Abschluss des Versandauftrages ist die optionale Übergabe an ein Dokumenten Managementsystem möglich.

Wie erfolgreich der Bescheidversand mit Hilfe des Infoma Versand Managers sein kann, zeigt das Beispiel der Stadt Geldern. Seit Mitte Januar 2022 im Einsatz, hat die Verwaltung automatisiert in einer dualen Zustellung bereits rund 20.000 Bescheide über E-Post verschickt – reibungslos und nach eigenen Aussagen „so pünktlich wie noch nie“. Die technischen Mechanismen laufen dabei automatisiert im Hintergrund ab, ohne dass sich die Sachbearbeiter:innen darum kümmern müssen. Sie können sich voll auf ihre tägliche Arbeit konzentrieren.

Ausführliche Informationen zum digitalen Bescheidversand gibt Ihnen Carina Plähn gern.