Mit elektronischer Aktenführung zu smarten Bearbeitungsprozessen

Die öffentlichen Verwaltungen sind zur geordneten Aktenführung verpflichtet. So steht es im Gesetz. Neben der wahrheitsgemäßen, vollständigen und nachvollziehbaren Abbildung aller wesentlichen Verwaltungshandlungen gelten weitere Anforderungen. Revisionssicherheit, langfristige Sicherung des Aktenbestands sowie ein lückenloser Nutzungszugriff während der Lebensdauer der Akte gehören dazu. Diese Grundsätze betreffen Papierakten wie auch elektronische Akten.

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung in den Verwaltungen mit durchgängigen Prozessen ohne Medienbrüche hat sich auch die elektronische Aktenbearbeitung bereits einen Spitzenplatz auf dem Weg zum Smart Government erobert. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Alle wichtigen Dokumente für den täglichen Arbeitsablauf sind ohne zusätzlichen Aufwand direkt abrufbar, die Bearbeitung wird deutlich schneller – und Aktenberge gibt’s nicht mehr.

Die papierlose Bearbeitung aller internen Verwaltungsprozesse zu unterstützen, ist für Axians Infoma formuliertes Ziel ihrer fortgeschriebenen Digitalen Agenda. Grund genug also, die elektronische Akte in das Infoma newsystem Finanzwesen zu integrieren. Zwischenzeitlich sind mit Finanz-, Steuer-, Vollstreckungs-, Vertragsverwaltungs- und Gebäudemanagementakte zahlreiche Aktentypen im Einsatz. Im gewohnten Arbeitsumfeld übernehmen sie die integrierte Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten für die effiziente Bearbeitung von Infoma newsystem Kernprozessen.

Das bedeutet: Die in Infoma newsystem erzeugten relevanten Dokumente werden unmittelbar in den jeweiligen Fachakten abgelegt. Bei übergeordneten Aktentypen, wie z.B. der Adressakte, stehen auf einen Blick alle zu einer Adresse gehörenden Dokumente zur Verfügung.

Für noch mehr Effizienz sorgt das Zusammenspiel von Versandmanager und elektronischer Steuerakte. So können die Steuerbescheide nun auch elektronisch über einen Dienstleister wie die Deutsche Post versendet oder über ein Bürgerportal der Verwaltung abgerufen werden. Die Ablage erfolgt automatisch in der Steuerakte. Damit ist ein weiterer durchgängiger Prozess lückenlos umgesetzt.

Aber auch Dokumente, die nicht aus Infoma newsystem erstellt wurden, lassen sich der elektronischen Akte hinzufügen und sind an dem jeweiligen Objekt aufrufbar. Die Übergabe an ein beliebiges Dokumenten Managementsystem (DMS) oder eine Hardware-Archivlösung ist jederzeit möglich. Es spielt also keine Rolle, wo die Dokumente physisch liegen. Die Anzeige erfolgt integriert über die elektronische Akte in den jeweiligen Modulen. Auf Kundenwunsch in Planung ist derzeit, die über ein DMS digitalisierten Dokumente künftig auch über unsere elektronische Akte aufrufbar zu machen.

Weitere Details zu den vielfältigen Möglichkeiten der elektronischen Akten finden Sie in unserem Flyer oder  erhalten Sie jederzeit gern von Carina Plähn.