Mit softwaregestütztem Managementsystem zur rechtssicheren Betreiberverantwortung

Die Fülle an Vorschriften von EU, Bund, Ländern und Gemeinden setzt die Eigentümer von Gebäuden zunehmend Haftungsrisiken aus. Durch die hohe Eigenverantwortung entsteht den Verantwortungsträgern ein erhebliches juristisches Risiko, das letztlich auch die objektverantwortlichen Mitarbeiter betrifft.

Nicht zuletzt aus diesem Grund stellte der Bereich Gebäudemanagement in der Stadtverwaltung Remscheid bereits 2010 alle im Zusammenhang mit der Betreiberverantwortung stehenden Prozesse hinsichtlich ihrer Korrektheit und Vollständigkeit auf den Prüfstand. Das sich daraus ergebende Ziel war, mit der Einrichtung eines „Kompetenzcenter Betreiberverantwortung“ ein softwaregestütztes Managementsystem zu etablieren, das alle Bereiche des Gebäudemanagements abdeckt und die rechtssichere Durchführung von Aufgaben im Rahmen der Betreiberverantwortung sicherstellt.

Um es gleich vorwegzunehmen: Die Umsetzung des Projekts mit Hilfe des Finanzwesens und des Liegenschafts- und Gebäudemanagements von Axians Infoma war erfolgreich – und hat den Remscheidern nicht nur die gewünschten Ergebnisse, sondern gleichzeitig den Gewinn des Infoma Innovationspreises 2016 gebracht.

Insgesamt neun Punkte umfasste der im Vorfeld definierte Zielekatalog. Darunter waren Anforderungen formuliert wie die Nutzung einer einheitlichen, bereits etablierten Schnittstelle durch Integration aller Prozesse in die vorhandene CAFM-Umgebung oder die zentrale Beauftragung und Dokumentation der Abwicklung für die sich aus Prüfungen, Wartungen und Verkehrssicherheitsbegehungen ergebenden Mängel. Aber auch ein Managementhandbuch in Form eines WIKIS, das abschließend sämtliche Prozesse, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Anleitungen zur Aufgabenabwicklung allen Mitarbeitern verfügbar macht, gehörte dazu.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen eine positive Bilanz. So hat sich die organisatorische Maßnahme, die Aufgabe „Prüfung und Wartung“ zu zentralisieren, in der täglichen Praxis bewährt. Die Abwicklung aller nachweispflichtigen Prüfungs- und Wartungsarbeiten läuft sehr gut und das in Zusammenarbeit mit Axians Infoma weiterentwickelte Instandhaltungsmodul erweist sich für deren Bearbeitung als ausgesprochen praktikabel und hilfreich. Zwischenzeitlich werden immer mehr Aufgabenbereiche der Verwaltung, die ursprünglich keine Berücksichtigung im Projekt fanden, mit dem Modul organisiert.

Die vom Juror des Innovationspreises, Professor Dr. Jens Weiß, festgestellte hohe Innovationskraft verdeutlichen die wesentlichen Aspekte dieses Projekts:

• Es wurde ein zentraler Dienstleistungsbereich aufgebaut, der seine Leistungen softwaregestützt modular je nach Erfordernis der Teilbereiche des Gebäudemanagements und der Gesamtverwaltung erbringt.
• Die Betreiberverantwortung und die damit verbundenen Aufgaben, Vorgänge und Ergebnisse sind vollkommen transparent und können jederzeit ausgewertet und belegt werden.
• Eine einheitliche, rechtskonforme Bearbeitung und Dokumentation des Themas Betreiberverantwortung kann ohne besonders großen personellen Aufwand sichergestellt werden.
• Es existiert ein stets aktuelles digitales Managementhandbuch für alle Bereiche des Gebäudemanagements zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufgabenentwicklung.

Ein Ansinnen von Axians Infoma bei der jährlichen Auszeichnung von innovativen Projekten ist es, möglichst vielen Verwaltungen eine gute Anregung geben zu können. Das Remscheider Projekt hat das Potenzial dazu: Die gesamte Organisation oder Teilbereiche daraus lassen sich sowohl auf andere Kommunen als auch auf externe Dienstleister übertragen.

PS: Haben Sie schon von der Preisübergabe in Siegburg gehört? Für ihr Projekt der verwaltungsweiten Verwendung elektronischer Bezahlverfahren wurde die Stadt Siegburg als Finalist des Innovationspreises 2016 ausgezeichnet. Die Übergabe des Preises vor Ort ist in einem kurzen Video festgehalten.