Wie Kommunen den digitalen Wandel proaktiv gestalten und erfolgversprechend umsetzen können

Mit der Veröffentlichung des dritten Thesenpapiers beendet das Projektteam #smartverwalten von Axians Infoma die Ursachenforschung für den digitalen Rückstand in deutschen Kommunen.

Im letzten Thesenpapier der Reihe „Digitaler Rückstand in deutschen Kommunen“ richtet das Projektteam den Blick nach vorne. Ziel ist es, potenzielle Lösungsansätze darzustellen und eine Diskussionsgrundlage zu bieten, wie Kommunen den digitalen Wandel proaktiv gestalten und erfolgversprechend umsetzen können. Dazu werden drei Thesen diskutiert, die von verschiedenen Expert:innen aus dem öffentlichen Sektor beantwortet wurden:

• These 1: Die smart verwaltete Kommune beschäftigt einen digitalen Lotsen. Diese Person versteht das Geschäftsmodell „öffentliche Verwaltung“ und kann bisherige Einzelmaßnahmen in ein ganzheitliches Digitalisierungskonzept überführen.
• These 2: Die smart verwaltete Kommune ist ein attraktiver Arbeitgeber für „Digital Natives“. Eine dynamische Arbeitskultur, Agilität und moderne Arbeitsplätze sind nicht die erzwungene Antwort auf eine Pandemie, sondern Alltag.
• These 3: Die smart verwaltete Kommune digitalisiert nicht starr, sondern transformiert.

Reaktionen der Befragten zeigten, dass die Rekrutierung von qualifiziertem Personal mit digitalem Know-how eine Herausforderung darstellt. Ein eingeschränkter Handlungs- und Entfaltungsspielraum aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen sowie veraltete hierarchische Strukturen haben zur Folge, dass verwaltungsinterne Prozesse meist einen eher starren Charakter innehaben. Bestehende Prozesse werden in diesem Zusammenhang nicht transformiert, sondern unverändert ins Digitale überführt.

Digitale Transformation ist mehr als nur das Verwenden von neuartigen Softwaresystemen oder Technologien. Vor deren Einführung muss das Fundament geschafft werden. Dieses besteht aus einer initialen Betrachtung der Prozesse in Gänze, damit Technologien und Prozesse miteinander vereinbar sind, alle Stakeholder eingebunden und Zuständigkeiten definiert werden – mit dem Zusatz, dass digitale Transformationsprojekte nur selten an der eigenen Zuständigkeit enden. Ein interdisziplinäres Mindset ist zwingend erforderlich.

Unterstützung kommt hierfür vom Axians Infoma-Team. Gemeinsam, aktiv und progressiv sind die Schlagworte, die Grundlage des Projekts #smartverwalten sind. Die Aufgabe: den digitalen Rückstand abzubauen und vor allem Lösungen zu finden, anstatt lediglich darüber zu philosophieren.

Ein Lösungsansatz des Teams #smartverwalten basiert auf der initialen Visualisierung und Analyse von Verwaltungsprozessen. Methodisch bedient sich das Team #smartverwalten an den Instrumenten des Geschäftsprozessmanagements. Hierbei werden Prozesse in Kommunen identifiziert, visualisiert und analysiert. Ziel ist es, das operative Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung zu etablieren. Die Grundlage stellt die initiale Ist-Aufnahme des Status quo der Fachprozesse dar. So soll das abteilungsübergreifende Prozesswissen in Kommunen gestärkt und nachhaltig für künftige Mitarbeiter:innen zugänglich gemacht  werden. Im Rahmen der Prozessanalyse werden anschließend Schwachstellen identifiziert und sukzessiv Optimierungspotenziale erarbeitet mit dem Ziel eines gemeinsam abgestimmten Soll-Prozesses. Die hieraus resultierenden Vorteile weisen ein gesenktes Konfliktpotenzial durch eindeutig geregelte Verantwortlichkeiten auf, sorgen für eine gesteigerte Anpassungsfähigkeit an neue rechtliche und technologische Vorgaben und führen zu einem effizienteren Ressourceneinsatz. Ein wichtiger erster Schritt, um den digitalen Wandel proaktiv zu gestalten und von der Konzeptions- in die Umsetzungsphase zu gelangen.

Wenn Sie mehr dazu wissen möchten, nehmen Sie einfach  Kontakt mit Felix Ettwein  (felix.ettwein@axians-infoma.de) auf. Die drei Thesenpapiere können Sie bei Interesse ab sofort unter www.smartverwalten.de kostenfrei downloaden.

Passend zu diesem Thema, findet am 19. September 2023 um 09 Uhr der WebCast „#smartverwalten: Mit Verwaltungsprozessmanagement von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung“ statt. Hier können Sie sich direkt und schnell anmelden. Wir freuen uns über Ihre Teilnahme!