Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archivierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungsbearbeitung zu den grundlegenden Schritten.
Kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe mit gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter:innen und eine hohe Prozesssicherheit sind hier ein Ziel. Den größtmöglichen Nutzen bieten dabei das Empfangen, Verarbeiten und intelligente Anreichern der eRechnungsdaten aus jedem Format mittels Künstlicher Intelligenz sowie die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess. Mit der digitalen Freigabe und automatischen Archivierung wird der durchgängige Ablauf lückenlos fortgesetzt. Die Möglichkeit der Kontierung in Kosten- und Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung bildet den Schlusspunkt eines medienbruchfreien Prozesses.
Komplett digital lässt sich auch die debitorische Rechnungsbearbeitung gestalten
Mit der digitalen Erstellung der Ausgangsrechnungen, der optionalen elektronischen Freigabe, dem digitalen Versand aus der Elektronischen Akte (verfügbar ab Ende 2024) oder der internen Weitergabe zur direkten Bezahlung wird ein papierloser Prozess realisiert. Die automatisierte Ablage der erstellten Rechnungen über die Finanzakte in einem Dokumenten Managementsystem vervollständigt diesen Prozess.
Der neue Freigabeworkflow übernimmt die medienbruchfreie Genehmigung von Dokumenten. Das Sichten, Prüfen, Freigeben von Geschäftsvorfällen aus dem Finanzwesen erfolgt nun vollständig digital, Arbeitsabläufe werden deutlich effizienter.
Neben Rechnungsworkflow und Bestell- bzw. Auftragsworkflow unterstützt der Freigabeworkflow als weitere digitale Funktion durchgängig papierlose Prozesse in der Verwaltung. Integriert in Infoma, ermöglicht das Modul die Freigabe zahlreicher Geschäftsvorfälle bzw. Dokumente. Der bisherige Medienbruch in den Genehmigungsprozessen für Fibu-Journale inklusive der Stornierungen und Umbuchungen, Tagesabschlüsse, Anordnungsprotokolle und Schnittstellenprotokolle hat damit ein Ende. Die Arbeitsabläufe in den Bereichen Finanzbuchhaltung sowie Steuern und Abgaben gestalten sich weitaus einfacher.
Der Freigabeworkflow wird direkt aus Infoma gestartet und kann individuell konfiguriert werden. Sofern vorhanden, ist auch die Integration in die bestehende Konfiguration des Rechnungs- oder Bestell-/Auftragsworkflows möglich. Ebenso lassen sich interne Leistungsverrechnungen aus dem Bereich Kommunale Betriebe freigeben. Die Bedienung erfolgt auf der intuitiven Workflow-Oberfläche, die entsprechend der freizugebenden Geschäftsvorfälle automatisch angepasst wird. Eine einheitliche Workflowsuche bzw. Infoboxen erlauben einen schnellen und einfachen Zugriff auf die digitalen Dokumente direkt in Infoma. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente steht optional zur Verfügung.
Infoma Insights: Der digitale Freigabeworkflow
Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archivierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungsbearbeitung zu den grundlegenden Schritten.
Die Verwaltung wird im Prozess von der Abwicklung der Einnahmen mit automatischem Zahl- und Abbuchungslauf bis zur Einleitung der Zwangsvollstreckung deutlich entlastet; den Bürger:innen erleichtern entsprechende Online-Bezahlmöglichkeiten mittels QR-Code über einen gängigen Zahlungsanbieter den Ausgleich ihrer Zahlungsaufforderungen.
Eine Win-win-Situation für Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung durch mehr Service und Komfort ist das erklärte Ziel.
Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Veranlagung und Erhebung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben lassen sich ebenfalls in einem vollständig digitalisierten Prozess erledigen.
Ganzheitlichkeit ist bei unserem Lösungsangebot das A und O. Das heißt, wir sind vor, während und auch nach der Einführung Ihres Finanzwesens für Sie da. Wir begleiten Sie auf Wunsch bei der Softwareeinführung, unterstützen Sie bei Implementierungskonzepten und beraten Sie zu inhaltlichen und konzeptionellen Fragestellungen.
Unser Finanzwesen lässt sich natürlich auch dezentral in weiteren Fachämtern einsetzen. Für Ihr durchgängiges Verwaltungshandeln sind darüber hinaus integrierte Fachverfahren in unserem Produktportfolio enthalten.
Mit dem Wissen und der Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen in Bereichen wie Projektmanagement, Prozessberatung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern.
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