#smartverwalten - Prozesse identifizieren, analysieren und optimieren
Immer mehr Aufgaben mit immer weniger Personal – dieser Trend erfordert die verstärkte Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Digitale Transformation ist jedoch mehr als nur das Verwenden von neuartigen Softwaresystemen oder Technologien. Vor deren Einführung muss das Fundament geschafft werden. Dieses besteht aus einer initialen Betrachtung der Prozesse, damit Technologien und Prozesse miteinander vereinbar sind, alle Stakeholder eingebunden und Zuständigkeiten definiert werden. Genau hier setzt unser eigens für kleine und mittelgroße Kommunen entwickeltes Verwaltungsprozessmanagement (VPM) an.
Von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung
Warum Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung wichtig ist
Verwaltungsprozessmanagement kreiert einheitliche, verständliche und transparente Verwaltungsabläufe. Mittels der Prozessmodellierung ist es möglich, komplexe Prozesse auf eine verständliche Darstellung zu reduzieren – insbesondere ämterübergreifend und unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Verwaltungsprozessmanagement gestaltet Wissensaufbau, Wissensaustausch und Wissensbewahrung durch die Visualisierung von Verwaltungsprozessen und die Zuteilung von Prozessverantwortlichkeiten.
Verwaltungsprozessmanagement lässt eine Versachlichung beim Umgang mit komplexen Verwaltungsabläufen entstehen.
Verwaltungsprozessmanagement ermöglicht, durch geeignete Methoden, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten schnell und effizient auf gesetzliche und technologische Veränderungen anzupassen – besonders da Fachabteilungen unter sich und im Umgang mit der IT-Abteilung eine einheitliche „Prozesssprache“ sprechen.
Verwaltungsprozessmanagement bringt durch den Aufbau einer prozessorientierte Organisation eine Verbesserung der Prozessdurchlaufzeit, Identifizierung von Prozessschwächen und Ressourceneinsparungen (Personell, materiell & immateriell) mit.
Verwaltungsprozessmanagement bildet ein verbessertes Aufgaben- und Rollenverständnis durch die zentrale Bereitstellung von standardisierten Prozessen. Durch Abgrenzung und Klarheit werden Doppelarbeiten vermieden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.
Unser „All-in-One-Prozessmanagement“ bietet eine umfassende Prozessberatung und individuelle Softwarelösungen, um Ihre Abläufe mit Infoma zu optimieren. Unsere Expertise schafft eine transparente und effiziente Prozesslandschaft, die Ihre Geschäftsabläufe nachhaltig verbessert.
Die Lösung
Unsere Lösung besteht aus einer Kombination aus Prozessberatung und Softwareintegration. Wir entwickeln eine detaillierte Prozesslandkarte, die alle relevanten Prozesse visualisiert und analysiert. Durch die Etablierung eines kontinuierlichen Analyse- und Steuerungssystems optimieren wir Ihre Prozesse und steigern die Qualität und Effizienz Ihrer Abläufe. Die Integration der Infoma Software ermöglicht ein optimales Management der operativen Prozesse und sorgt für eine synergetische Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
Ihre Vorteile:
Erhöhte Effizienz und Produktivität durch verbesserte Sichtbarkeit und Steuerung der Prozesse
Optimierte Prozessqualität durch besseres Verständnis der Abläufe und Integration von Software
Klare Kommunikation von Softwareanforderungen durch Nutzung der BPMN 2.0 Syntax und Semantik
Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Prozessmanagement, Fachabteilungen und Axians Infoma durch ergebnisorientierte Ansätze
Langfristige Optimierung der Geschäftsabläufe durch harmonisierte Prozesse und Softwarelösungen
Leistungsumfang
Prozessidentifikation und -klassifizierung:
Erstellung und methodische Visualisierung einer validierten Infoma-Prozesslandkarte
Vollständige Identifizierung und Abbildung aller operativen Prozesse
Klassifizierung und Priorisierung der Prozesse
Leitung Prozessmanagement:
Bereitstellung eines Prozessanalysten zur Leitung und Steuerung der Prozessmanagement-Aktivitäten
Monatliche Jour Fixe zur Planung, Bewertung und Anpassung der Prozessmodelle
Kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesslandkarte unter Nutzung von BPMN 2.0 und FIM
Quartalsweise Meilensteinüberprüfung und Ressourcenplanung
Regelmäßige Schulungen und Workshops zur Unterstützung und Befähigung der Prozessmanager
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