Elektronische Akte im Liegenschaftsmanagement

Die transparente und nachvollziehbare Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Grundstücksverkehr ist Voraussetzung für einen effizienten Prozess bei der Verwaltung der Grundstücksgeschäfte. Die Bewirtschaftung bezieht sich auf unbebaute und bebaute Grundstücke.

Die Basis bilden die selbst angelegten und/oder über Schnittstellen von den amtlichen Stellen (ALB/ALKIS) importierten Stammdaten der Gemarkungen, Flure und Flurstücke im Liegenschaftskatastermanagement. Dadurch lässt sich die Planung einer Flächenbebauung, aber auch die Ermittlung der momentanen Erträge (z. B. Pachten, Erbbaurechte) und Belastungen eines Grundstücks abbilden. Die anfallenden Einnahmen, z. B. aus Verpachtung, können sowohl über die Integration in die Finanzbuchhaltung als auch per Anbindung an ein beliebiges externes Finanzwesen verbucht werden. Über den Grundstücksverkehr erfolgt die digitale Abbildung der Grundstücksan- und -verkäufe im System. Die Verträge können direkt mit dem Flurstück verknüpft werden. Auch die Abbildung und Historisierung der Teilung und Zusammenführung von Flurstücken oder Flurstückanteilen ist möglich. Bei bebauten Flurstücken erfolgt die Verknüpfung der Gebäude mit dem Flurstück. Suchfunktionen mit einer Vielzahl von Filtermöglichkeiten unterstützen die Mitarbeitenden beim schnellen Auffinden von z. B. Verträgen und Flurstücken. Diese Funktionalitäten sorgen für eine digitale und transparente Verwaltung der Grundstücksgeschäfte.

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN:

Liegenschaftskatastermanagement
Erbbaurecht
ALB-/ALKIS-Konverter
GIS-Anbindung
Vertragsmanagement
Elektronische Akte
Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral)

Elektronische Akte

Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Dokumentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungszeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. Weitere prozessorientierte Lösungen integrieren effizient die Elektronische Akte:

Im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung wird die papierlose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus ermöglicht. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbeitungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich.
Im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab.
Im Prozess des Vermietungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen.
Im Prozess des Reinigungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. Reinigungsverträge übersichtlich abbilden.
Im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. beliebige Dokumente und jeglicher zugehöriger Schriftverkehr zu den Flurstücken und Pachtverträgen übersichtlich abbilden.

Referenz

Kreis Viersen | Nordrhein-Westfalen

Die Vorteile des Projekts „BIM-Schnittstelle“ liegen für die momentan rund 20 Nutzer:innen …

Referenz

Stadt Fürth Gebäudewirtschaft (GWF) | Bayern

Bisher über Excel-Listen zusammengestellt und als Arbeitsplan weitergegeben, erfolgt die …

Aktuelles

gefma CAFM-Trendreport 2023: Mobiles CAFM per App ist wichtigster Trend aus Anwendersicht

„Das Facility Management befindet sich in einem schnellen und häufig disruptiven Wandel, der nur …

Weitere Lösungen und Angebote im Bereich Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Basis-Funktionalitäten und übergreifende Funktionen

Der Aufbau eines ganzheitlichen Liegenschafts- und Gebäudemanagementsystems kann – getreu dem Motto vom Groben ins Feine – sehr einfach und schnell erfolgen und schafft eine praktikable Datengrundlage.

Instandhaltung, Wartung und Prüfung

Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist ausschlaggebender Punkt im Prozess der Betreiberverantwortung. Notwendig dafür ist eine zuverlässige Dokumentation.

Erfassung von (Stör-)Meldungen

Stör- und Schadensmeldungen werden vollständig digital abgebildet. Das Ticketsystem vereinfacht den gesamten Prozess, macht ihn transparent und nachvollziehbar – von der Meldung bis zur Erledigung.

Budgetmanagement & Kostenkontrolle

Budgetverantwortliche stellen mit dem Budgetmanagement und der Kostenkontrolle eine transparente Darstellung und Überwachung von Baumaßnahmen, Projekten oder Sammelbudgets sicher.

Energiemanagement

Komplett digital, ohne Papier und Medienbrüche: Das Energiemanagement auf Grundlage von Eigenablesungen und Rechnungen der Energieversorger erfolgt in einem workflowbasierten Prozess, der effiziente Verbrauchsund Kostenkontrolle bietet.

Vermietungsmanagement

Im Zusammenhang mit der Vermietung von Gebäuden oder Mieteinheiten werden alle Prozesse digital unterstützt – vom workflowbasierten Rechnungseingang bis zur detaillierten Betriebskostenabrechnung und -auswertung.

Reinigungsmanagement

Die Reinigungsqualität im Blick behalten und gleichzeitig ein mögliches Kostensenkungspotenzial bei den Leistungen zu identifizieren, ist Teil eines effizienten Reinigungsmanagements. Detaillierte Erfassungsmöglichkeiten bieten Ihnen hier optimale Voraussetzungen.