Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich zum wichtigsten Treiber der digitalen Transformation und revolutioniert viele Bereich der Verwaltungen und des Alltags.

Nutzen Sie die Möglichkeiten, um Routinetätigkeiten im Arbeitsalltag mittels KI zu automatisieren und so freiwerdende Ressourcen für neue Aufgabenbereiche einzusetzen. Gewinnen Sie neue Erkenntnisse und optimieren Sie Entscheidungswege, zum Beispiel durch die Erstellung von Prognosen als Basis für die Haushaltsplanung. Erhöhen Sie Ihre interne Effizienz mit intelligenteren Services mittels der Vernetzung von Daten, erkennen Sie bspw. automatisch Auffälligkeiten bei Buchungen oder nutzen Sie „selbstständige“ Software für Routinetätigkeiten.

Mit Smart Infoma und unseren Produkten rund um das Thema Künstliche Intelligenz unterstützen wir die Mitarbeiter:innen und vereinfachen die Arbeitsprozesse - vom Rechnungsworkflow bis zur Kasse, egal ob lokal installiert, im Rechenzentrum oder in der Cloud. Individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen werden KI-Modelle in verschiedenen Bereichen trainiert und lernen stetig dazu.

KI und Daten:

Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Mit dem Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung ist es möglich, den zeitaufwändigen Prozess beim Eingang von Papierrechnungen zu verringern. Scannen, in den Workflow übertragen und das Dokument visuell prüfen zwecks Entscheidung über den Zielworkflow gehören damit der Vergangenheit an. Die Mitarbeitenden werden von diesen Tätigkeiten spürbar entlastet.

Ein Training mit Dokumenten aus abgeschlossenen Workflows lässt die im ersten Schritt verwendete KI-Komponente nach und nach erkennen, in welchen Teilworkflow Rechnungen mit dem gleichen Muster bis dato übertragen worden sind. Neu eingehende Rechnungen werden – durch zusätzliche KI-Algorithmen mit einem OCR-Layer versehen – entsprechend verarbeitet. Anhand der in der Rechnung enthaltenen Informationen wird eine gewisse Wahrscheinlichkeit für einen initialen Ziel-Teilworkflow ermittelt. Übersteigt diese prozentuale Wahrscheinlichkeit den eingestellten Grenzwert, geht die Rechnung auf direktem Weg in den jeweiligen Teilworkflow.

Die Zeileninformationen liefert dabei die Infoma Smarte Dokumentenerkennung als Bestandteil des Infoma Add-ons Teilworkflowzuordnung. Kundenindividuell und auf Basis bereits gebuchter Rechnungen trainiert, übernimmt die Funktion die Zuordnung von Zeilen zu Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern etc. per Machine Learning. Finden die erkannten Informationen und das KI-Modell eine passende Zuordnung aus der Vergangenheit mit ausreichend hoher Wahrscheinlichkeit, wird dies in die Kontierungsvorschläge des Rechnungsworkflows aufgenommen.

Im Rechnungsworkflow ergeben sich damit wesentliche Erleichterungen, z. B. durch

Texterkennung von gescannten Rechnungen und Gutschriften für Informationen wie Betrag, Rechnungsnummer etc. bis hin zu automatischen Kontierungsvorschlägen für Kostenstellen, Kostenträger und Sachkonten
Fotografieren von Rechnungen mittels Diensthandy parallel zum klassischen Scanner
Automatische Zuordnung zur zuständigen Organisationseinheit, insbesondere als Erleichterung für die Poststelle beim zentralen Scannen

1. Frage

Gehen durch den Einsatz von KI Arbeitsplätze verloren?

Die Arbeit verändert sich. Sie wird nicht weniger, sondern anders und auch attraktiver. Denn mit Hilfe von KI automatisierte Routinetätigkeiten entlasten die Mitarbeitenden und schaffen so Freiräume für interessantere Aufgaben. Zwar müssen künftig tatsächlich einige Arbeiten nicht mehr von Menschen erledigt werden. Die Gründe sind aber nachvollziehbar: Zum einen sind sie nicht sehr anspruchsvoll, zum anderen stehen dafür immer weniger Bewerber:innen zur Verfügung.

2. Frage

Was heißt „attraktivere“ Tätigkeiten?

Das bedeutet zunächst einmal, mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben aufwenden zu können. Hier bietet Smart Infoma mit Lösungsvorschlägen auf Basis bereits gelernter Informationen Unterstützung. Damit erhöht sich nicht nur die Wertschätzung der Mitarbeiter:innen, sondern auch die Attraktivität unserer Kunden als Arbeitgeber.

3. Frage

Was passiert in der KI-Blackbox?

Die KI lernt auf Basis vorhandener Daten. Das heißt, bereits vorhandenes Wissen wird reproduziert, konserviert und von der KI dann angewendet. Insbesondere mit Blick auf Fluktuation und unbesetzte Stellen ist es wichtig, bestehendes Know-how und das in den Kundendaten gesammelte Wissen zu sichern, um es vielen zugänglich machen zu können.

4. Frage

Wie kontrolliere ich die KI?

Die Smart Infoma Module überlassen die letztliche Entscheidung, was getan wird, immer dem Menschen. Jeder entscheidet selbst, wie viel Kontrolle er über die KI haben möchte. Nur so lässt sich Vertrauen in die KI aufbauen. Andererseits kann Smart Infoma aber auch dabei helfen, Anomalien zu erkennen und viele manuelle Prüf- und Kontrollaufgaben zu unterstützen oder einzusparen.

5. Frage

Welche Daten werden wo verarbeitet?

Mit Smart Infoma können wir immer darstellen, welche Daten in das Training einfließen. Dabei lässt sich Smart Infoma sowohl in der Cloud als auch on Prem betreiben. Der Kunde entscheidet, wo seine Daten verarbeitet werden. Selbstverständlich beachten wir dafür alle rechtlichen Vorschriften und Rahmenbedingungen aus den verschiedenen politischen Ebenen.

6. Frage

Warum gibt es noch so wenig Vertrauen in die KI?

Prominente Fälle, bei denen durch KI Fake News erzeugt werden oder nicht nachvollziehbare Entscheidungen getroffen wurden, tragen sicherlich dazu bei. Smart Infoma setzt dagegen ausschließlich auf in der Kundenumgebung erstellten gesicherten und niemals auf Daten aus dem Internet auf. Denn eine KI ist immer nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird.

7. Frage

ChatGPT ist auch KI - was ist der Unterschied zu Smart Infoma?

ChatGPT und andere Large Language Models können heute bereits viel und werden in Zukunft noch mehr können. Wichtig ist aber: KI ist mehr als ChatGPT. Es geht um Machine Learning, Deep Learning und andere Algorithmen, die wir mit Smart Infoma verwenden, um die Mitarbeitenden in der täglichen Arbeit mit Infoma zu unterstützen. Auf diese Weise können wir tagesaktuell und immer mit dem neuesten Stand auf den Informationen aufsetzen.

Referenz

Stadt Eppstein / Hessen

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Weitere Services und Module im Bereich eGovernment & Digitalisierung

ePayment-Manager

Integriert in das Finanzwesen, gewährleistet der ePayment-Manager die automatisierte Abwicklung schneller und sicherer Online-Bezahlprozesse – für mehr Bürgerservice und Entlastung der Verwaltung.

Rechnungsworkflow

Als integraler Bestandteil des Finanzwesens stellt der Rechnungsworkflow die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess bereit. In Kombination mit dem eRechnungs-Manager erreichen Sie eine durchgängig digitale Prozesskette in der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

eRechnungs-Manager

Ergänzend zum Rechnungsworkflow übernimmt der eRechnungs-Manager die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten aus jedem Format, reichert sie intelligent und durch inhaltliche Mehrwerte an.

Elektronische Akte

Aktenberge reduzieren, Bearbeitungsgeschwindigkeiten erhöhen und Abläufe optimieren – die elektronische Akte schafft dafür die Voraussetzung. Sie bietet Ihnen eine effiziente Prozessunterstützung in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld.

Infoma AppSpace

Raum für neue Apps, Services und Funktionen – mit Infoma AppSpace hat Axians Infoma diesen Raum geschaffen.

#smartverwalten

Die Etablierung eines operativen Prozessmanagements bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Smart Government. Durch die strukturierte Steuerung und Überwachung von Prozessen können Sie Effizienzsteigerungen erreichen, Ressourcen optimieren und Ihren Bürger:innen einen besseren Service bieten.

#smartcafm

Unser smartes kommunales Facility Management bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegenschaftsmanagement durchzuführen.

#smarterbauhof

Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Ein Kernthema von Smart Infoma ist es, unseren Anwender:innen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dies war der Ausgangspunkt für die Überlegung, insbesondere für häufig wiederkehrende, gleichartige Tätigkeiten Unterstützung durch künstliche Intelligenz an Bord zu holen – egal ob lokal installiert, im Rechenzentrum oder in der Cloud. Individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen werden KI-Modelle in verschiedenen Bereichen wie Rechnungsworkflow, Zuordnung von Bankbelegen oder Abweichungen im Buchungsverhalten trainiert und diese lernen stetig dazu.

Vereinfachung der täglichen Arbeit mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Ralf Hollerbach

Erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt wird, um Routineaufgaben in kommunalen Verwaltungen zu automatisieren!

KI und Daten:

Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Ihre Vorteile

Smart Infoma – 7 Fragen und Antworten zum Thema KI

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Gehen durch den Einsatz von KI Arbeitsplätze verloren?

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