Auftragsmanagement

Um den Prozess des Auftragsmanagements abzubilden, stehen integrierte und medienbruchfreie Funktionen zur Verfügung – Voraussetzung für ein effizientes und erfolgreiches kommunales Dienstleistungsmanagement.

Der Prozess des Auftragsmanagements unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Teilschritte und beginnt mit der digitalen Auftragsanfrage. Über ein Web-Formular können die kommunalen Fachämter ihre Aufträge digital an den Bauhof übermitteln, der nach interner Prüfung aus dieser Auftragsanfrage einen Auftrag erstellt. Für die anschließende Planung und Zuordnung an Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeitende stellt ein grafischer Plankalender verfügbare Ressourcen sowie die zeitkritischen Aufträge übersichtlich dar. Einzel- wie Daueraufträge lassen sich digital planen und auf ein mobiles Erfassungsgerät (z. B. Tablet oder Smartphone) übertragen.

Einzelne Mitarbeitende bzw. Gruppenführende erhalten via mobiler App alle benötigten Informationen und die Möglichkeit der direkten Leistungserfassung. Auf diese Weise können in einem Schritt alle Ressourcen eines Auftrags (Personen, Fahrzeuge, Geräte sowie Material) einfach und schnell erfasst werden. Am Ende eines Arbeitstages ermöglicht eine Gesamtübersicht, alle erfassten Leistungen zu überprüfen. Im Anschluss per Knopfdruck direkt ins System übertragen, erfolgt hier automatisch die Ergänzung mit den tariflichen Zuschlägen (z. B. Überstunden-, Zeitzuschläge und ggf. Erschwerniszuschläge). Nach finaler Prüfung können fertiggestellte Aufträge nunmehr abgerechnet werden.

Dafür stehen verschiedene Werkzeuge bereit, wie z.B. ein Auftragsprotokoll oder eine Testrechnung. Die durch die Auftragsabrechnung erzeugten Buchungen gehen direkt in die integrierte Finanzbuchhaltung oder in ein angebundenes externes Finanzwesen. Ebenso lassen sich alle gehaltsrelevanten Zuschläge an ein beliebiges Personalverfahren übergeben. Für einen einfachen Überblick über Kosten und Ressourcenverbräuche zu Einzel- und Daueraufträgen stehen zudem verschiedene Möglichkeiten der Auswertung direkt im System zur Verfügung, z. B. eine Analyse zu Leistungsarten oder Objekten.

Die Lösungen aus dem Prozess Arbeitszeitmanagement ergänzen auch den Prozess des Auftragsmanagements optimal.

Highlights:

• Digitaler Beauftragungsprozess ohne Medienbrüche
• Auftragsübergreifende Budgetplanung
• Workfloworientierte Bearbeitung von Aufgaben
• Auftragsabwicklung für Rechnungsstellung an Dritte sowie interne Leistungsverrechnung und aktivierbare Eigenleistungen bei Investitionen