Infoma App Web-Auftrag

Um den Prozess des Auftragsmanagements abzubilden, stehen integrierte und medienbruchfreie Funktionen zur Verfügung – Voraussetzung für ein effizientes und erfolgreiches kommunales Dienstleistungsmanagement.

Der Prozess des Auftragsmanagements unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Teilschritte und beginnt mit der digitalen Auftragsanfrage. Über ein Web-Formular können die kommunalen Fachämter ihre Aufträge digital an den Bauhof übermitteln, der nach interner Prüfung aus dieser Auftragsanfrage einen Auftrag erstellt. Für die anschließende Planung und Zuordnung an Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeitende stellt ein grafischer Plankalender verfügbare Ressourcen sowie die zeitkritischen Aufträge übersichtlich dar. Einzel- wie Daueraufträge lassen sich digital planen und auf ein mobiles Erfassungsgerät (z. B. Tablet oder Smartphone) übertragen.

Einzelne Mitarbeitende bzw. Gruppenführende erhalten via mobiler App alle benötigten Informationen und die Möglichkeit der direkten Leistungserfassung. Auf diese Weise können in einem Schritt alle Ressourcen eines Auftrags (Personen, Fahrzeuge, Geräte sowie Material) einfach und schnell erfasst werden. Am Ende eines Arbeitstages ermöglicht eine Gesamtübersicht, alle erfassten Leistungen zu überprüfen. Im Anschluss per Knopfdruck direkt ins System übertragen, erfolgt hier automatisch die Ergänzung mit den tariflichen Zuschlägen (z. B. Überstunden-, Zeitzuschläge und ggf. Erschwerniszuschläge). Nach finaler Prüfung können fertiggestellte Aufträge nunmehr abgerechnet werden.

Dafür stehen verschiedene Werkzeuge bereit, wie z.B. ein Auftragsprotokoll oder eine Testrechnung. Die durch die Auftragsabrechnung erzeugten Buchungen gehen direkt in die integrierte Finanzbuchhaltung oder in ein angebundenes externes Finanzwesen. Ebenso lassen sich alle gehaltsrelevanten Zuschläge an ein beliebiges Personalverfahren übergeben. Für einen einfachen Überblick über Kosten und Ressourcenverbräuche zu Einzel- und Daueraufträgen stehen zudem verschiedene Möglichkeiten der Auswertung direkt im System zur Verfügung, z. B. eine Analyse zu Leistungsarten oder Objekten.

Die Lösungen aus dem Prozess Arbeitszeitmanagement ergänzen auch den Prozess des Auftragsmanagements optimal.

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN:

Sorgt für medienbruchfreie Beauftragungswege zwischen den kommunalen Auftraggebern und den auftragnehmenden Betrieben. Die prozessorientierte Lösung Infoma App Web-Auftrag ermöglicht den Beauftragenden, auf die für die Auftragserteilung zur Verfügung gestellten Stammdaten des Kommunalbetriebs zuzugreifen, wie z. B. bestehende Aufträge, Leistungsarten, Objekte oder Kostenstellen. Begleitend können Dokumente und Bilder mitgegeben werden. Ebenso lässt sich der Status der Bearbeitung nachvollziehen.

Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit über die Infoma App Web-Auftrag, unterschiedliche Dispositionsprozesse einzuleiten – z. B. Ablehnen, Rückfragen oder Auftrag generieren. Über die optionale Integration in das Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement können von dort direkt Aufträge mit spezifischen Kontierungsinformationen wie Objekt, Gewerk oder Maßnahme an den Betrieb gestellt werden.

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Weitere Lösungen und Angebote im Bereich Kommunale Betriebe

Arbeitszeitmanagement

Beim Arbeitszeitmanagement werden die Zeiten für Kommen, Gehen, Pause und Bereitschaft rechtskonform mit Hilfe der Infoma App Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden geräteunabhängig im Browser erfasst. Ebenfalls zum Prozess des Arbeitszeitmanagements gehört, Ressourcen mit deren Leistungen und Tätigkeiten direkt vor Ort zu erfassen.

Objektkontrolle

Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist der ausschlaggebende Punkt im Prozess der Objektkontrolle. Das setzt eine zuverlässige Dokumentation voraus.

Weitere integrierte Lösungen

Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse in kommunalen Betrieben stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit.

Kommunale Beratung und Dienstleistungen

Mit Blick auf einen zukunftsfähigen digitalen Bauhof und kommunalen Betrieb sind die in diesem Zusammenhang zu bewältigenden umfangreichen Themen oftmals nur schwer allein umzusetzen.

Fuhrparkmanagement

In den Fahrzeugwerkstätten müssen viele Spezialfahrzeuge und Maschinen unterhalten, repariert und kontinuierlich geprüft werden. Nur so ist ihre Einsatzbereitschaft gesichert. Ein digitaler Prozess für die Werkstattlogistik schafft hierfür die optimalen Voraussetzungen im Fuhrparkmanagement.

KB Online

Zukunftssicher, praxisgerecht und automatisiert organisiert unsere Cloud Lösung KB online (Infoma online für Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen) Ihre Abläufe.

Integrierte und medienbruchfreie Funktionen für den smarten kommunalen Dienstleister

Auftragsmanagement

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: