Immobilienmanagement Darmstadt / Hessen: Transparente Darstellung von Gestattungsverträgen ohne Systembruch

Mit der Entscheidung zur Umstrukturierung bei der Bearbeitung der Gestattungsverträge konnte das Immobilienmanagement Darmstadt (IDA) gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zum einen ist nun die transparente und bereichsübergreifende Darstellung der Daten gewährleistet; zum anderen die debitorische und kreditorische Abrechnung ohne Systembruch. Ermöglicht wird dies seit 2020 durch Nutzung des Infoma Finanzwesens und des integrierten Liegenschafts- und Gebäudemanagements (LuGM).

Bis dato erwiesen sich die Darstellung und Abwicklung von Gestattungsverträgen für den Eigenbetrieb als wenig optimal – lagen doch die Daten in einer DOS-basierten Datenbank vor, die nicht mehr auf den aktuellen Servern betrieben werden konnte. Das hieß: Inselbetrieb eines Servers für diese Anwendung und Zugriff für nur noch wenige Mitarbeiter:innen. Die Abrechnung über das Infoma Finanzwesen war zudem nur durch Austausch der Daten über eine Schnittstelle möglich.

Abhilfe schaffte hier die enge Projektzusammenarbeit der beteiligten IDA-Systemkoordinator:innen und -Sachbearbeiter:innen mit dem Team von Axians Infoma. So wurde gemeinsam zunächst eine völlig neue Darstellung der Gestattungsverträge – angelehnt an die Pachtverwaltung – konzipiert und realisiert. Als weiterer Meilenstein folgte die vollständige Datenüberleitung aus dem Vorsystem. Die erwies sich allerdings aufgrund des unstrukturierten Aufbaus der DOS-basierten Datenbank und der mangelhaften Qualität der Altdaten als eine der größten zu stemmenden Herausforderungen im Projekt.

Im April 2020 hatten die Darmstädter aber ihr Ziel erreicht. Mit der reibungslosen Abrechnung der anfallenden Gebühren aus den 4.800 Gestattungsverträgen konnte das Immobilienmanagement Darmstadt nach rund anderthalb Jahren Vorbereitungszeit erfolgreich Vollzug vermelden. Bearbeitung, Abrechnung und Recherche finden seither ausschließlich in Infoma newsystem statt – zur vollen Zufriedenheit aller anwendenden Mitarbeiter:innen. Denn das umgesetzte Projekt sichert nicht nur die zeitgemäße Vorhaltung der Daten, sondern ermöglicht ein integriertes Arbeiten in der systemischen LuGM-Umgebung.