In Rekordzeit: In Lippstadt wurde der Infoma newsystem Rechnungsworkflow ausgerollt

Das Ausrollen des Infoma newsystem Rechnungsworkflows wurde im Mai 2018 seitens der Stadt Lippstadt (67.812 Einwohner) und der SIT voller Elan angegangen. Zunächst einmal schien das Projekt sehr ambitioniert. Ein Rechnungsworkflow ist komplex und die nordrhein-westfälische Stadt Lippstadt zudem nicht klein. Insgesamt 300 Beschäftigte sollten an dem Projekt in der Endausbaustufe mitwirken. Es bedarf nicht nur einer hohen Fachkenntnis aller Verwaltungsabläufe und -strukturen seitens der städt. Verantwortlichen, sondern auch viel Mut und noch mehr Durchsetzungskraft, um diese Mammutaufgabe erfolgreich anzugehen! Gleich zu Beginn spürte man aber die Energie und den Elan, den Lippstadt in das Projekt einbrachte. Diese Energie war es auch, die es den SIT-Verantwortlichen leicht machte der Stadt eine schnelle Zusage für das Projekt bis zum Jahresende 2018 zu geben. Auch die SIT-Seite brannte dafür, die Entwicklungsaufgabe so schnell wie möglich umzusetzen.

Nun hieß es jahrzehntelang gewachsene Organisationsabläufe teilweise völlig umzugestalten. Durch die Neuerungen im Rechnungsworkflow ändern sich nicht nur die Arbeitsabläufe bei allen Beschäftigten, es ergeben sich mit der RWF-Administration auch neue Zuständigkeiten und Aufgaben im IT- und Fibu-Bereich. All dies wurde seitens des Kunden hervorragend gelöst. Was folgte, waren fünf Konzeptions- und Konfigurationsworkshops, die Definition von 54 Teilworkflows und nicht zuletzt vier Mitarbeiterschulungen, die von erfahrenen SIT-Mitarbeitern durchgeführt wurden. Obwohl es bei so einem Projekt natürlich auch immer wieder kleine Hürden zu nehmen gibt, kann man das Projekt als vollen Erfolg bezeichnen. Das Projekt zeigt, dass der RWF auch in größeren Verwaltungseinheiten gut von der SIT platziert werden kann und künftig ein großes Ausbaupotential im Hinblick auf Anbindungen an DMS- und Archivsysteme besteht. Wir freuen uns an dieser Stelle auf das nächste RWF-Projekt!