Optimierte Abläufe bei der Oranienstadt Dillenburg durch Rechnungsworkflow und eAkte

Die Oranienstadt Dillenburg hat sich im Rahmen des für den Innovationspreis 2018 eingereichten Projekts „Einrichtung Rechnungsworkflow und eAkte“ große Ziele gesetzt. So sollte der tägliche Arbeitsablauf der Rechnungsbearbeitung strukturierter werden, indem zunächst eine Stelle geschaffen wurde, an der die Rechnungen zentral eingehen, gesichtet und weiterbearbeitet werden. Weitere Anforderungen waren, den genauen Verlauf der Rechnung vom Einscannen bis zur endgültigen Zahlung verfolgen zu können, die langen Postwege zwischen den einzelnen Abteilungen / Standorten innerhalb der Verwaltung einzusparen sowie eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen nach der Bearbeitung. Ein wichtiger Punkt im Zuge der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Gemeinde Sinn war zudem die Möglichkeit, dass beide Kommunen von den jeweiligen Standorten jederzeit Zugriff zum Rechnungsworkflow der einzelnen Mandanten haben und darin arbeiten können.

Alle Ziele – zentrale Rechnungserfassung (Rechnungseingangsbuch), kurze Bearbeitungswege, Zeit- und Papierersparnis – konnte die Oranienstadt Dillenburg umsetzen. Der Rechnungsworkflow hat sich gut in die tägliche Arbeit der Verwaltung integriert.

Erst kurz im Einsatz, zeigten sich die Vorteile der elektronischen Akte (Steuerakte) ebenfalls sehr schnell – sowohl für die Mitarbeiter der Steuerabteilungen der Stadt Dillenburg und der Gemeinde Sinn als auch für Steuerpflichtige, die durch den jederzeitigen Zugriff auf die Akten sofort Auskunft bei einer Nachfrage bekommen. Deshalb stehen bereits Überlegungen an, die eAkte auch in anderen Bereichen einzusetzen.