Stiftung Berliner Mauer auf dem Weg zum papierlosen Büro

Sie ist eine der meist besuchten touristischen Sehenswürdigkeiten Berlins – die East Side Gallery, auf 1,3 Kilometern gestaltet von 118 KünstlerInnen aus 21 Ländern. Dieses weltberühmte Zeugnis des DDR-Grenzregimes gehört neben der Gedenkstätte Berliner Mauer, der Erinnerungsstätte Notaufnahmelager Marienfelde sowie der Gedenkstätte Günter Litfin zur Stiftung Berliner Mauer. Zweck der 2008 gegründeten rechtsfähigen Stiftung des öffentlichen Rechts ist es, die Geschichte der Berliner Mauer und der Fluchtbewegungen aus der Deutschen Demokratischen Republik als Teil und Auswirkung der deutschen Teilung und des Ost-West-Konflikts im 20. Jahrhundert zu dokumentieren und deren historische Orte und authentische Spuren zu bewahren.

Rund 52 MitarbeiterInnen sind dafür im Einsatz, davon arbeiten 6 in Verwaltung und Buchhaltung. Um diesen Teil der Beschäftigten perspektivisch schon mal auf das papierlose Büro vorzubereiten, entschied sich die Verwaltungsleitung zur Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows – ist doch aus ihrer Sicht das digitale Bearbeiten von Eingangsrechnungen ein erster wichtiger Schritt dazu. Aber es gab natürlich auch konkrete Optimierungsziele: Zum einen wollte sich die Verwaltungsleitung einen besseren Überblick über die Eingangsrechnungen verschaffen. Zum anderen sollten die Bearbeitungszeiten für die Buchhaltung verkürzt werden.

Nachdem die Zustimmung des Personalrats vorlag, legte das vierköpfige Projektteam aus der Verwaltungsabteilung die Meilensteine des Vorhabens fest – und stellte mit der Abarbeitung von Workflow-Design, Customizing, Schulung und Live-Schaltung innerhalb von lediglich zehn Wochen Motivation und Engagement nachdrücklich unter Beweis.

Der integrierte Infoma newsystem Rechnungsworkflow ermöglicht den ca. 30 internen Nutzern der Stiftung nun, zahlungsbegründende Unterlagen digital zu ergänzen und gemeinsam revisionssicher zu archivieren. Zudem ist der Status einer Rechnung jederzeit abrufbar, sodass auch diesbezügliche Rückfragen in der Verwaltung entfallen.

Dass für die Verantwortlichen der Stiftung die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsworkflow äußerst positiv ausfällt, ist auch der intensiven Vorarbeit geschuldet. So wurden alle betroffenen MitarbeiterInnen eingebunden und im Vorfeld des Projekts der Prozess des bisherigen Workflows genau analysiert und kritisch hinterfragt – eine Vorgehensweise, die ebenfalls Anteil am erfolgreichen Verlauf hatte.