Pilotprojekte

GKD Recklinghausen startet mit Stadt und Kreis Recklinghausen den Wechsel auf Infoma newsystem

Ulm, 11. September 2018

Die GKD Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen hat den Umstieg vom bestehenden Vorverfahren zum Finanzwesen von Axians Infoma vollzogen. Erste Umstellungsprojekte auf Infoma newsystem waren die Stadt Recklinghausen sowie der Kreis Recklinghausen, der sich neben der beauftragten umfassenden Finanzwesenlösung mit weiteren Modulen wie u.a. Budget-Auskunft und Zentrale Adressverwaltung noch in der Planungsphase zusätzlich für den integrierten Rechnungsworkflow und die Vollstreckung sowie die Module Liegenschafts- und Gebäudemanagement und Kommunale Betriebe entschieden hatte. Grund dafür war die gebotene Integrationsfähigkeit von Infoma newsystem. In enger Zusammenarbeit mit den Partnern GKD Recklinghausen und Axians Infoma startete der Kreis Anfang 2018 mit nahezu allen Modulen des Finanzwesens flächendeckend in den Echtbetrieb; der Fachdienst Immobilienangelegenheiten (Gebäudewirtschaft) und der Kreisbauhof werden ab 2019 ihre Aufgaben mit Hilfe der integrierten Verfahren erledigen. Mit den kreisangehörigen Städten Castrop-Rauxel, Datteln, Dorsten, Gladbeck, Haltern am See, Oer-Erkenschwick und Waltrop wird die GKD Recklinghausen bis 2020 weitere sieben Kommunen umstellen.

Eine besondere Herausforderung für die Beteiligten war nicht nur der kurze Umstellungszeitraum von knapp einem Jahr, sondern auch die Tatsache, dass der mit 617.000 Einwohnern bevölkerungsreichste Kreis in Deutschland als Optionskommune ein Jobcenter in eigener Verantwortung betreut. Für mehr als 38.000 Bedarfsgemeinschaften mit rund 77.000 Hilfeempfängern laufen die Buchungen über die Kreisverwaltung. Für die Anforderungen in dieser Größenordnung war deshalb eine leistungsstarke Lösung mit reibungsloser
Anbindung an Fremdverfahren unabdingbar.

Nach nunmehr neunmonatigem Praxiseinsatz ziehen die GKD Recklinghausen und der Kreis Recklinghausen ein positives Fazit. Die Software ermöglichte von Beginn an ein komfortables Arbeiten mit durchgängigen Prozessen, ohne dass eine Anpassung organisatorischer Abläufe notwendig wurde. Vor allem der mit einem Standardablauf genutzte integrierte Rechnungsworkflow stellt in der Kreisverwaltung seinen besonderen Nutzen unter Beweis. Mehr als 6.000 Vorgänge wurden bis Mitte Mai bereits abgewickelt; alle 410 Verantwortlichen bearbeiten bzw. geben ihre Rechnungen zwischenzeitlich über den Workflow frei. In Kürze wird der kreditorische Rechnungsworkflow mit dem Modul eFaktura zur Generierung debitorischer Rechnungen noch um die Einnahmeseite erweitert.

Damit und mit der bereits genutzten digitalen Haushaltsplanung sowie mit Planungen für eRechnung und ePayment vollzieht der Kreis Recklinghausen wichtige Schritte zum formulierten Ziel, einen hohen Digitalisierungsgrad zu erreichen.