Stadt Heppenheim/Hessen:

INFOMA-Lösung newsystem schafft homogene Software-Landschaft für Finanzwesen, Bauhof und Stadtwerke

Ulm, 18. November 2015

Im Rekordtempo von nur knapp drei Monaten hat die INFOMA Software Consulting GmbH bei der hessischen Stadt Heppenheim eine homogene Software-Landschaft für Finanzwesen, Bauhof und Stadtwerke etabliert. Dabei startete die rund 26.000 Einwohner zählende Kreisstadt Anfang 2015 als einer der ersten Kunden in den Echtbetrieb der integrierten Komplettlösung newsystem mit direktem Einsatz der Version 7. Ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Entscheidung war, dass das auf modernster Microsoft-Technologie basierende INFOMA-Verfahren sowohl die Bedürfnisse der Stadt als auch ihrer Betriebe und deren Mitarbeiter vollständig erfüllt. Ziel des übergreifenden Umstiegs ist es, die Verwaltungsabläufe zukunftsfähig zu gestalten und so den Bürgern bessere Strukturen, mehr Transparenz und schnelleren Service bieten zu können. Dafür setzen die Heppenheimer auf ein umfassendes Modul-Paket aus Finanzwesen Doppik einschließlich Steuern und Abgaben, Vollstreckung, Darlehensverwaltung, Kontierungsworkflow, Anlagenbuchhaltung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Dokumenten Managementsystem und Kommunale Betriebe.

Mit der Einführung von newsystem mussten die bisherige Finanz-Software und weitere Verfahren für die Bereiche Vollstreckung, Darlehensverwaltung und Bauhof sowie drei Softwarelösungen bei den Stadtwerken gleichzeitig ersetzt werden. Das gelang trotz des überaus straffen Terminplans mittels einer sehr engen und produktiven Zusammenarbeit zwischen den Projektverantwortlichen der Stadt und der INFOMA-Projektleitung. Alle notwendigen Vorarbeiten wurden gemeinsam organisiert und abgearbeitet; die Umstellung der jeweiligen Arbeitsbereiche übernahmen die Hessen in Eigenregie.

Da das gesamte Verwaltungssystem von einer doppischen, aber überwiegend kameral-gestützten Finanzsoftware auf eine kaufmännisch ausgerichtete Software zu portieren war, erhielten die Mitarbeiter in umfassenden Schulungen durch INFOMA die notwendigen buchhalterischen Grundkenntnisse, um das System fehlerfrei anwenden zu können. Im Arbeitsalltag konnten die Nutzer die theoretischen Trainingskenntnisse schnell durch praktische Erfahrungen ergänzen, was zu einer raschen Akzeptanz der neuen Lösung führte – nicht zuletzt aufgrund der anwenderfreundlichen Oberfläche, die es erlaubt, den Startbildschirm und die Eingabemasken individuell einzurichten. Als besonders vorteilhaft sehen die Verantwortlichen zudem die Option zum elektronischen Einlesen der Kontoauszüge sowie das tägliche Buchungsgeschäft, das durch die individuell gestalteten Buchblätter sowie die Buchungsvorschau übersichtlicher und transparenter geworden ist.

Dass das INFOMA-System keine Lösung von der Stange ist, sondern viel Detailarbeit erforderte, beweist auch die gemeinsame Konzeption wichtiger Bausteine und deren Umsetzung in der Software, beispielsweise der Umsatzsteuer, den Benutzerberechtigungen und der Strukturierung des Haushalts sowie der Rechnungslegung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) für die drei Gewerke der Stadtwerke.