Auszeichnung für Innovation und Zukunftsfähigkeit

Stadt Düren ist Gewinner des INFOMA Innovationspreises 2014

Ulm, 8. Dezember 2014

Mit der Verleihung des zweiten INFOMA Innovationspreises zeichnet die INFOMA Software Consulting GmbH in diesem Jahr die Stadt Düren für ihr Projekt „Elektronische Steuerabteilung“ aus. Für Juror Prof. Dr. Jens Weiß, Hochschule Harz, ist das Projekt ein sehr gelungenes Beispiel dafür, wie der Einsatz von IT im Rahmen einer mutigen Reorganisation zur Aufwands- bzw. Kostensenkung bei gleichzeitiger Verbesserung der Kundenorientierung eingesetzt werden kann. Als Finalisten qualifizierten sich der bayerische Landkreis Ebersberg sowie die rheinland-pfälzische Verbandsgemeinde Obere Kyll. Der 2013 erstmals von INFOMA vergebene Innovationspreis honoriert die Bemühungen von Kommunen und öffentlichen Einrichtungen, mit der Umsetzung innovativer Projekte auf Basis von newsystem ihre Verwaltungen zu einem modernen, leistungsstarken und nachhaltigen Partner für Bürger, Unternehmen und Mitarbeiter zu machen. Mit der Auszeichnung verbunden ist ein Preisgeld für die drei Bestplatzierten, das individuell für selbstgewählte soziale Zwecke verwendet werden soll.

Die Bewerbungen für den INFOMA-Innovationspreis 2014 lassen eine veränderte Entwicklung erkennen. „In diesem Jahr haben wir bei den eingereichten Projekten eine deutlich größere Bandbreite festgestellt, die von technologischen bis zu organisatorischen Themen reicht“, freut sich INFOMA-Geschäftsführer Oliver Couvigny über die gute Resonanz. „Gleichzeitig zeichnet sich aber eine unübersehbare Tendenz ab: Nicht mehr die Innovation als solche hat bei den Verantwortlichen oberste Priorität. Vielmehr wollen die Verwaltungen sinnvolle Projekte umsetzen, bei denen der Nutzen sowohl für sie und ihre Mitarbeiter als auch für die Bürger und Unternehmen im Vordergrund steht.“ Diese beispielgebenden Leistungen verstärkt in der Öffentlichkeit bekannt zu machen und so Nachahmer zu motivieren, ist ein wesentliches Ziel von INFOMA.

Für Dagmar Mirbach, im Hauptamt zuständige Sachbearbeiterin für Organisa-tion, stellt der INFOMA Innovationspreis eine große Anerkennung des komplexen Projekts zur Reorganisation und Prozessoptimierung dar: „Lebendig, offen, mittendrin ist die Leitidee der Stadt Düren. Sie steht für mich für eine flexible und moderne Verwaltung, die konsequent nach Leistungsoptimierung und Verbesserung von Bürgerservice strebt. Dieser Preis und die Auswahl als Modellkommune E-Government beim Wettbewerb des Bundesministeriums des Innern bestätigt und unterstützt uns in unserem Bestreben.“

Zukunftsweisende Projekte auf Basis von newsystem
Alle ausgezeichneten Projekte dokumentieren eindrucksvoll die nutzenorientierten Aktivitäten der Verwaltungen. So setzte die Stadt Düren nach einer ganzheitlichen Organisationsuntersuchung einen umfangreichen Reorganisations- und Optimierungsprozess in der Steuerabteilung erfolgreich in Gang. Dabei erweist sich vor allem die Verzahnung der Maßnahmen als besonders innovativ. Die Basis dafür legten die Verantwortlichen mit der Entscheidung für das Dokumenten Managementsystem von INFOMA. Neben der Einführung der digitalen Steuerakte standen die Zusammenführung unterschiedlichster Datenhaltungssysteme, die Unterstützung bei den Arbeitsschritten (Workflow), eine funktionierende Hotline, ein aktives Anmeldemanagement im Bürgerbüro, die Einbindung von Prozessen in das Bürgerportal sowie die Optimierung der Schnittstellen vor allem zu den Wasserversorgern auf der Agenda. Das Preisgeld in Höhe von 5.000,- Euro setzt die Stadt Düren für den „Aktion Lichtblicke e.V.“ ein. Der 1998 gegründete Verein unterstützt Kinder, Jugendliche und deren Familien, die materiell, finanziell oder seelisch in Not geraten sind.

Im Rahmen seines Projekts „Management-Informationssystem mit automatisierter Berichterstattung über BI und App“ hat sich der Landkreis Ebersberg zum Ziel gesetzt, die oberste Führungsebene an die Zahlen ihrer Fachbereiche heranzuführen. Nachdem mit der Einführung eines Business Intelligence die automatisierte Berichterstellung bereits vorbereitet worden war, wurde nun im INFOMA-Finanzwesen ein eigenes Modul „Führungskräfte-Management“ entwickelt und eingesetzt. Ziel ist es, dadurch der Steuerungsunterstützung durch die oberste Führungsebene näher zu kommen. Der Nutzen wird sich noch verstärken, wenn Ende 2014 zusätzlich die automatisierte Mitteilung über eine App auf dem Smartphone realisiert sein wird. Das Preis-geld in Höhe von 2.500,– Euro verwenden die Ebersberger als Anschubfinanzierung für den Aufbau eines Dolmetscher-Netzwerks für Zugewanderte im Landkreis.

Das Beispiel der Verbandsgemeinde Obere Kyll „Mit dem DMS auf dem Weg ins digitale Zeitalter“ zeigt, dass auch kleine Kommunen in der Lage sind, moderne Dokumenten Managementsysteme einzusetzen und mit Mehrwert zu nutzen. Gestartet mit dem digitalen Workflow des INFOMA Verfahrens, will die Verbandsgemeinde auch die anderen Möglichkeiten des Dokumenten Managementsystems nutzen. Das heißt, es werden nach und nach die kompletten Akten in digitaler Form im DMS abgebildet, um so einen schnellen Gesamtüberblick über den jeweiligen Fall zu erhalten und sofort auskunftsfähig zu sein. Ein weiteres Ziel war es, eine einheitliche Aktenführung und Schriftstücke im einheitlichen Layout zu erreichen. Das Preisgeld in Höhe von 2.500,– Euro verwendet die Verbandsgemeinde Obere Kyll für den Umbau des Umkleidegebäudes an der zentralen Sportanlage in
Jünkerath. Dieser Umbau wird zu großen Teilen durch Eigenleistungen und Gelder der heimischen Sportvereine erstellt bzw. finanziert.