Erfolgreiches Gemeinschaftsprojekt

Stadt Gießen geht mit Axians Infoma und ekom21 den Weg in die digitale Finanzverwaltung

Ulm, 2. März 2017

Die hessische Stadt Gießen hat weitere Schritte auf dem Weg zur digitalen Finanzverwaltung vollzogen. In Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter Axians Infoma und dem IT-Dienstleister ekom21 erfolgte zum 1.1.2017 die Umstellung sämtlicher Ämter der Stadtverwaltung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung. Im Einsatz dafür sind der in Infoma newsystem integrierte Rechnungsworkflow und das verwaltungsweite Intranet-Portal Infoma newsystem ePortal. Genutzt wird die Lösung von rund 300 Mitarbeitern. Die aktuelle Umsetzung ist Teil eines gemeinsam von den drei Partnern entwickelten ganzheitlichen Konzepts mit dem Ziel, alle haushaltsrechtlichen Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zu digitalisieren.

Ausgelöst durch die Vorgaben der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen startete die knapp 84.000 Einwohner zählende Stadt Gießen bereits 2014 damit, bestehende verwaltungsinterne Prozesse hinsichtlich einer Digitalisierung auf den Prüfstand zu stellen.  Unter dem Aspekt, elektronisch empfangende Rechnungen auch papierlos weiterzubearbeiten, haushaltsrechtliche Vorgaben einzuhalten sowie digital zu archivieren, wurden dafür im Vorfeld vier zu erfüllende Grundfunktionen definiert.

Dabei legten die Verantwortlichen von Anfang an größten Wert darauf, alle Vorgänge der internen Rechnungseingangsbearbeitung ohne Papier zu gestalten. Die dafür erforderlichen Leistungsmerkmale stellt der Infoma newsystem Rechnungsworkflow zur Verfügung. Sämtliche Arbeitsschritte, die nach dem Posteingang der Rechnung bis zu ihrer Überweisung durchzuführen sind, aber auch die Bearbeitung aller notwendigen Arbeiten bei den Ausgangsrechnungen, um die Forderungen der Stadt zu verbuchen, werden vollständig vom System übernommen.

„Wir sind seit 2006 newsystem-Anwender und haben uns für den integrierten Rechnungsworkflow von Axians Infoma entschieden, weil wir damit die papierlose Vorgangsbearbeitung umsetzen können“, erläutert Dr. Dirk During, Leiter der Kämmerei der Stadt Gießen. „Insbesondere die Integration in das Finanzwesen bietet uns zahlreiche Vorteile, beispielweise bei der einheitlichen Nutzung von Finanzadressen oder Buchhaltungsparametern wie Sachkonten, Kostenstellen oder Kostenträgern. Zudem ermöglicht die Lösung die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in dem von uns bereits genutzten ZUGFeRD-Format.“

Neben dem im integrierten Rechnungsworkflow abgebildeten Rechnungseingangs-prozess sollen die Mitarbeiter auch bei der Bearbeitung von Ausgangsrechnungen digital unterstützt werden. Hierfür kommt die so genannte eFaktura-Lösung auf Basis des Infoma newsystem ePortals zum Einsatz. Damit lassen sich prozessgestützt Rechnungen und Gebührenbescheide erstellen und direkt im Finanzwesen verarbeiten. Der Zugriff auf alle relevanten Daten des Finanzwesens bietet auch hier entscheidende Vorteile bei der täglichen Rechnungsbearbeitung. Als nächste Schritte im Projekt werden über das ePortal weitere Prozesse realisiert, wie beispielsweise die Freigabe von Schnittstellen durch die Verantwortlichen im Fachamt oder die elektronische Erfassung und Freigabe von Aufträgen mit Hilfe der eBestellung.

Umfassende Unterstützung bei dem Digitalisierungsprojekt erhielt Gießen von Axians Infoma und ekom21. „Für den Weg zur digitalen Finanzverwaltung ist es sinnvoll, fachlich und inhaltlich die Kompetenz sowohl des Softwareanbieters als auch des Dienstleistungspartners zu nutzen“, so Christian Diste, Kunden- und Projekt-management Finanz- und Rechnungswesen/Leiter Fachbereich Support beim Kommunalen Gebietsrechenzentrum Hessen ekom21. „Wir haben unseren langjährigen Kunden Gießen nicht nur bei der Konzeptionierung der Prozesse begleitet und den Support übernommen, sondern auch die gesamte technische Infrastruktur bereitgestellt.“

Christopher Linke, Projektleiter Anforderungsmanagement bei Axians Infoma, ergänzt: „Das Besondere ist hier die ganzheitliche Betrachtung. Die Stadt Gießen geht in ihren Planungen weit über den Rechnungsworkflow hinaus. Das zeichnet das Projekt aus.“