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Dokumente ins DMS übertragen

Kommune21 | 01.09.2017

Oerlinghausen:

Dokumente ins DMS übertragen

[1.9.2017] Die Stadt Oerlinghausen hat den Schritt in die elektronische Aktenführung gemacht. Unterstützt wurde die Stadt dabei vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz).

Verbunden mit der Rückkehr in den Zweckverband Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) zum 1. Januar 2017 und dem Einsatz der Finanz-Software newsystem kommunal von Axians Infoma (wir berichteten) setzt die nordrhein-westfälische Stadt Oerlinghausen seit Juli dieses Jahres nun auch das vom krz vertriebene Dokumenten-Management-System (DMS) ein. Dieses basiert auf der Lösung nscale von Anbieter Ceyoniq. Wie das krz mitteilt, wurden in Oerlinghausen in einem ersten Schritt die von dem bisherigen Dienstleister aus dem D3-Archiv bereitgestellten Dokumente und Metadaten in das krz-DMS übertragen, archiviert und in den neu eingerichteten Aktenstrukturen abgelegt. Mehr als 350.000 Dokumente konnten dabei laut krz erfolgreich und zeitgerecht migriert werden.
Im zweiten Schritt realisierte der kommunale IT-Dienstleister die laufende Verarbeitung aller seit Juli 2017 entstehenden Dokumente und Daten aus den Bereichen Steuern und Abgaben sowie Buchführung und Zahlungsabwicklung mit Anbindung an das Fachverfahren newsystem kommunal. Veranlagungsbescheide und gescannte Buchungsbelege werden somit künftig automatisiert im DMS archiviert und abgelegt. Mittels eines eigens vom krz entwickelten Anzeigeprogramms werden die archivierten Dokumente direkt aus newsystem auf den Bildschirm gebracht. Darüber hinaus biete der verfahrensunabhängige DMS-Client den Sachbearbeitern der Stadt Oerlinghausen die Möglichkeit, auch in den Fachverfahren für Veranlagung und Buchführung mit digitalen Akten und Dokumenten zu arbeiten. Die Nutzung des krz-DMS ermögliche es der Kommune nun, weitere Aktenmodule aus dem Produktportfolio des IT-Dienstleisters einzusetzen, so etwa die digitale SEPA-Mandatsakte oder die Grundstücksakte und so die elektronische Aktenführung voranzutreiben. (bs)