Landkreis Goslar

Starke Verbindung

Mit der Integrationsanbindung von Infoma newsystem an unser Finanzverfahren SAP werden Stamm-, Bewegungsund Budgetdaten bidirektional ausgetauscht. Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit haben unsere Techniker das System schnell akzeptiert.

Rund 230.000 m2 Brutto-Grundfläche in 65 Gebäuden, davon fast 90 Prozent schulische Liegenschaften – für den Landkreis Goslar stellt dieses Volumen hohe Anforderungen an eine effiziente Bewirtschaftung. Planung und Realisierung von Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, die stetige Bauunterhaltung, Sanierung und Instandsetzung von Gebäudesubstanzen und technischer Gebäudeausrüstung summieren sich zu einem umfassenden Aufgabenfeld. Bewältigt wird es im Fachbereich Bildung und Kultur von den Fachdiensten Gebäudemanagement, zu denen auch die Liegenschaftsverwaltung gehört, und Schulorganisation.

Herausforderung

Um hier die organisatorischen Abläufe zu erleichtern und zu optimieren und so unter anderem die redundante Datenhaltung mit daraus resultierendem hohem Zeitaufwand für Auswertungen etc. künftig zu vermeiden, forcierte der Landkreis im Herbst 2009 die Anschaffung einer softwaregestützten Lösung. Deren wichtigstes Leistungsmerkmal sollte die reibungslose Anbindung an das bereits flächendeckend eingesetzte Finanzverfahren auf Basis der mySAP ERP-Technologie sein.

Seit Anfang 2009 nutzt der niedersächsische, knapp 143.000 Einwohner zählende Landkreis das im Hochleistungsrechenzentrum des IT-Dienstleisters Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, kurz: KDO, betriebene doppische Finanzsystem. Als sich die Planungen für die technische Unterstützung des Liegenschafts- und Gebäudemanagements im Herbst des gleichen Jahres konkretisierten, stand für die Verantwortlichen daher außer Frage, dass es nur eine Software mit hoher Integrationsanbindung sein konnte, um den problemlosen Datenaustausch mit dem Finanzwesen zu gewährleisten. Zudem standen mit den Aspekten Bedienungsfreundlichkeit und verständliche Menüführung, um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen, sowie Einbindung von CAD-Plänen, Dokumenten etc., Reinigungs- und Energiemanagement und nicht zuletzt ein günstiger Kostenfaktor weitere Punkte auf der Anforderungsliste.

Lösung

Die Entscheidung fiel für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement von Axians Infoma. Hatte das Verfahren aus der Produktfamilie Infoma newsystem schon in der intensiven Entscheidungsphase mit allen geforderten Leistungsmerkmalen überzeugt, gab den letztendlichen Ausschlag die Tatsache, dass die KDO als langjähriges Infoma partnergroup-Mitglied die Umsetzung des Projekts aus einer Hand bieten konnte. Will heißen: Für Leitung, Prozessanalyse, Einführungsberatung, Systemeinrichtung und Schulung der Anwender sowie letztlich den reibungslosen Datenaustausch zwischen den Programmen zeichnete die KDO verantwortlich. Die Anbindung an das Goslarer Finanzwesen inklusive der Realisierung der SAP-Schnittstelle an das Axians Infoma-Produkt übernahmen unter Berücksichtigung von Landkreis-spezifischen Details die Partner gemeinschaftlich – und legten damit die Basis für einen Datenaustausch auf den drei Ebenen Stammdaten (Kreditoren/Debitoren/Adressverwaltung, Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger), Bewegungsdaten (Mittelreservierungen, Rechnungsbuchungen) sowie Haushaltsbudgetdaten. Der Datenaustausch erfolgt bidirektional – also vom Finanzverfahren zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement und umgekehrt.

Effizientes Maßnahmenmanagement
Vor der für Anfang 2012 geplanten Produktivsetzung wurden zuerst die notwendigen Stammdaten erfasst. Für den Fachdienst Gebäudemanagement galt es, die Erfassung und Strukturierung des Liegenschafts- und Gebäudebestands mit anschließender Übergabe ins System – flächendeckend bis zur Gebäudeebene beziehungsweise in Teilbereichen bis in die Raum- und Flächenebene – zu realisieren. Gleichzeitig wurde die Konzeption des vorgesehenen Maßnahmenmanagements entwickelt. Das Modul übernimmt die Planung, Durchführung und Überwachung von Maßnahmen und gleicht kontinuierlich die Kosten für die Instandhaltung und notwendige Investitionen mit den geplanten Budgets ab. Die im System eingegebenen Maßnahmen sind direkt mit der Kostenstelle, dem Kostenträger sowie dem Sach- beziehungsweise Anlagekonto oder dem Haushaltsbudget verknüpft. Bestellungen lassen sich aus den definierten Maßnahmen direkt an externe Unternehmen generieren.

Nutzen

Der Start in den Echtbetrieb verlief erwartungsgemäß. Alle Anforderungen von Seiten der Goslarer, die als Pilotanwender die Chance nutzten, eigene Wünsche und Vorstellungen in die Entwicklung einzubringen, wurden erfüllt. Schon die Erfahrungen der ersten Monate zeigen die großen Vorteile der intelligenten Integrationsanbindung in dieser Tiefe. Insgesamt konnten die gebäudewirtschaftlichen Geschäftsprozesse vor allem für die Erteilung von Aufträgen optimiert werden. Über das Maßnahmenmanagement stehen allen Nutzern (zurzeit rd. 20 Personen) die Finanz- und Buchungsdaten direkt zur Verfügung. Der bisherige Abstimmungsaufwand über die bereitgestellten und bereits beanspruchten Haushaltsmittel entfällt weitgehend. Die Mitarbeiter im Baubereich benötigen keinen Zugang zum SAP-Verfahren, da diese Informationen direkt aus Infoma newsystem ersichtlich sind.

Der Großteil der Bestellungen und Aufträge kann heute ohne Wartezeiten in wenigen Minuten durch die technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfasst, im System reserviert und in einem automatisierten Auftragsschreiben umgesetzt werden. Bis zur Infoma newsystem-Einführung musste dieser Geschäftsprozess mit Zeitverlusten durch mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigt werden, da ein Auftrag erst nach Sicherstellung der Finanzierung und Erfassung in SAP erteilt werden konnte.

Britta Sauthof, Stabsstelle Fachbereich Bildung und Kultur, und maßgeblich am Projekt beteiligt, zieht ein erstes Resümee: „Die Kolleginnen und Kollegen haben sich inzwischen gut in das System eingearbeitet und erzeugen weitgehend fehlerfreie Buchungssätze für den Import in SAP. Wir verfügen nun über eine gute Informationsbasis.“

Rasche Akzeptanz
Ein Grund für die rasche Akzeptanz sind die auf die Sachbearbeiter zugeschnittenen, einfach zu bedienenden Masken sowie die praxisgerechte Abbildung der Arbeitsprozesse auch in Verbindung mit dem Finanzverfahren, die für hohen Komfort in der Anwendung sorgen. Anregungen, die sich aus der täglichen Praxis heraus ergeben haben, wie zusätzliche Formularfelder, damit die Auftragnehmer gleich mit dem Auftragsvordruck weitere wichtige Informationen erhalten – beispielsweise die Kontaktdaten des örtlichen Hausmeisters oder die postalische Anschrift von Bauteilen – werden im gemeinschaftlichen Dialog erörtert.

Noch werden nicht alle Funktionen der eingesetzten Infoma newsystem-Module Basis, Maßnahmenmanagement und Instandhaltung genutzt. Dennoch sehen die Planungen bereits den Einsatz weiterer Module, wie Ausrüstungen, Reinigungsmanagement, Verbrauchsdatenerfassung und Energiemanagement vor. Darüber hinaus stehen Berichtsmöglichkeiten und die CAD-Integration im Fokus der weiteren Überlegungen.

Mit dem erfolgreichen Echtstart blicken alle Beteiligten auf ein in enger, konstruktiver Zusammenarbeit verlaufenes Gemeinschaftsprojekt zurück. Der Landkreis Goslar verfügt nun über ein flexibles Verfahren für alle Anforderungen im kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement, das durch die gleichzeitige Nutzung von Daten aus dem Finanzwesen umfassende Synergieeffekte bietet.