Gemeinde Karlsbad

Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung in zwei Minuten

Herausforderung

Weder das Rad neu erfinden, noch mit weiteren größeren Anpassungen rechnen zu müssen – mit dieser Aussicht war die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows für die baden-württembergische Gemeinde Karlsbad endgültig beschlossene Sache. Den Ausschlag bei der Entscheidung gab aber ein anderes Kriterium: Die von Axians Infoma angebotene Lösung ist integraler Bestandteil des seit 2010 genutzten Finanzwesens und benötigt bis auf die Anbindung an das bestehenden Dokumenten Managementsystem für die Archivierung keine weiteren Schnittstellen. Damit erfüllte der integrierte Rechnungsworkflow 3.0 nebst eRechnungs-Manager bereits eine wesentliche Anforderung der rund 16.000 Einwohner zählenden Flächengemeinde.

Darüber hinaus wollten die Verantwortlichen rechtzeitig für die Umsetzung der EU-Richtlinie für den Empfang und die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen gerüstet sein. Aber auch die Verkürzung der Laufzeiten zwischen Empfang und Zahlbarmachung einer Rechnung war ihnen ein wichtiges Anliegen. Denn verteilt auf fünf Ortsteile mit Ämtern oder Teilen von Ämtern in vier Ortsteilen, kam es in der Vergangenheit immer wieder vor, dass der eine oder andere Beleg der durchschnittlich 12.000 Einkaufsrechnungen pro Jahr etwas länger brauchte, um seinen Bestimmungsort zu erreichen und die Bearbeitung in Gang gesetzt werden konnte. Für den Wechsel auf die elektronische Rechnungsbearbeitung waren jedoch noch weitere Ziele formuliert: So sollten eine zentrale Verteilstelle mit erster Prüfung geschaffen, zahlreiche externe Stellen wie zum Beispiel die neun Schulen angebunden, Skontofristen eingehalten und die Papierkosten reduziert werden. Und auch der Nachhaltigkeitsgedanke spielte eine Rolle, muss doch durch die digitalen Prozesse sowohl weniger gedruckt als auch per Post versendet werden.

Bei dieser Anforderungsliste stand für das Rechnungsamt als verantwortliche Stelle für alle eingesetzten Infoma newsystem Produkte fest, dass die Umsetzung des Projekts nur im Konsens mit der EDV-Abteilung und allen Verwaltungsebenen erfolgreich sein kann. „Deshalb sind wir mit jedem Amt zahlreiche Beispiele und Szenarien durchgegangen“, erinnert sich Martin Rank, Sachbearbeiter Finanzwesen und Infoma newsystem-Administrator im Karlsbader Rechnungsamt. „Schließlich ging es ja nicht nur darum, einen einfachen Belegfluss abbilden zu können, sondern alle Schritte und Stationen zu erfassen. Denn wir wollten den bisherigen Ablauf weitestgehend im digitalen Workflow fortführen und zusätzlich auch die Nutzung für Anordnungsbefugte außerhalb des Arbeitsplatzes erlauben.“

Lösung

Am Ende dieser intensiven Vorbereitung stand ein von Projektleiter Roman Mies, Senior Consultant bei Axians Infoma, entwickeltes Gesamtkonzept, dessen Umsetzung im Sommer 2017 erfolgte und das nach einer Erprobungs- und Justierungsphase bereits im November des gleichen Jahres in den Echtbetrieb des Rechnungsworkflows mit eRechnungs-Manager mündete. Zunächst starteten Rechnungsamt und Hauptamt, im März dann das Bauamt und Garten- und Umweltamt. Seither braucht ein eRechnungs-Beleg in der Flächengemeinde vom Empfang bis zur Zahlbarmachung nur noch ein bis zwei Minuten!

Grund ist die Kombination der beiden Funktionalitäten: Während der integrierte Rechnungsworkflow die gesamte Prozesskette im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scannen bis zur Verbuchung der Rechnung – übernimmt, bereitet der eRechnungs-Manager formatunabhängig die eRechnungsdaten strukturiert auf. Damit ist die vollumfängliche Verarbeitung elektronischer Rechnungen gewährleistet.

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung an sich ist in Karlsbad bis auf wenige Anpassungen unverändert. Allerdings gehen die Rechnungen – gleich ob als Mail oder per Post – jetzt zuerst ans Rechnungsamt, werden hier bei Bedarf gescannt und in die Teilworkflows der Ämter übergeben. Die größte Änderung ist die nun vorgeschaltete Stufe „Vorprüfung“, bei der bereits eine Prüfung aller notwendigen Angaben auf den Rechnungen erfolgt und die Informationen im Rechnungsworkflow erfasst werden. Für Martin Rank zeigt sich das Komfortable an eRechnungen vor allem darin, „dass wir nichts mehr ausfüllen müssen, sondern dies alles vom eRechnungs-Manager vorbereitet wird.“ Dennoch werfen die Karlsbader nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ immer noch mal einen prüfenden Blick darauf, „da manche Lieferanten besondere Wünsche hinsichtlich des Verwendungszwecks bei der Zahlung haben, oder wir bestimmte Informationen mitgeben möchten, die aber nicht unbedingt in den Informationen des xml-Formats enthalten sein müssen.“

Gleichzeitig prüft der eRechnungs-Manager anhand der eindeutigen Zuordnung der Bankverbindung zudem, ob die Lieferanteninformationen mit den systemseitig gespeicherten übereinstimmen und kontiert auch vor, sodass beispielsweise nur noch die sachliche und rechnerische Richtigkeit bestätigt und der Beleg angeordnet werden muss.

Trotz einiger anfänglicher Bedenken werden die Möglichkeiten, die mit Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager einhergehen, von nahezu allen Beteiligten geschätzt.

„Die Anwendung ist sehr intuitiv und der eRechnungs-Manager verrichtet seine Arbeit ja quasi von allein, wenn man ihm die nötigen Dinge „beibringt“, –zeigt sich Martin Rank zufrieden.

„Und die im Vorfeld geäußerten Befürchtungen, dass wir die Arbeit auf andere Bereiche verteilen wollten, konnten wir nach den ersten Abläufen schnell zerstreuen. Denn das Gegenteil ist der Fall – die Beteiligten haben mehr Selbstständigkeit bekommen.“

Beispielsweise kontieren und bestätigen die Schulen weiterhin ihre eigenen Belege sachlich/rechnerisch. Zusätzlich bekommen sie über den Rechnungsworkflow auf den angegebenen Kontierungen den aktuellen Budgetstand angezeigt – eine Information, die vorher entweder in Excel geführt oder erfragt werden musste. Zudem können sie nun jederzeit auf die Belege zugreifen, egal ob diese noch in der Bearbeitung oder bereits archiviert sind. Dies war vorher aus technischen Gründen nicht möglich.

Eine Steigerung des Aufkommens von eRechnungen ist aber nach Ansicht von Martin Rank noch durchaus wünschenswert. Hier bleibt abzuwarten, ob der Fristablauf zur Umsetzung der EU-Richtlinie zu dem erwünschten Anstieg führt. Lediglich vier Firmen, darunter die Bundesdruckerei, nutzen bereits die Möglichkeit von eRechnungen – bisher ausschließlich im ZUGFeRD-Format, andere Formate wie EDI und PEPPOL könnten aber ebenfalls verarbeitet werden.

Nutzen

Unabhängig davon lassen die erzielten Vorteile die bisherige Bilanz äußerst positiv ausfallen. Vor allem die Anbindung aller Stellen, die deutlich schnellere Verarbeitung und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit auf die Rechnungen zählen für die Verantwortlichen in Karlsbad zu den Highlights im Rechnungsworkflow. Der eRechnungs-Manager punktet sowohl mit der weitreichenden Automatisierung mehrerer Arbeitsschritte als auch der Meldung über Fehler oder Abweichungen von definierten Formaten bei den eRechnungen, sodass eine gezielte Kontrolle jederzeit möglich ist.

Handlungsbedarf sieht Martin Rank dagegen noch beim Thema Skontofunktionen: „Hier gibt es in der Praxis zu viele Ausgestaltungen, als dass diese mit „x% auf Rechnungsbetrag“ abgedeckt werden könnten.“ Ein weiterer Punkt, der durch Axians Infoma gemeinsam mit der Gemeinde Karlsbad bereits angegangen wird, ist die Optimierung intelligenter Kontierungsvorschläge mit Hilfe von Machine Learning Algorithmen. Damit soll es möglich sein, auf Basis von durch newsystem gelernte Kontierungen weitaus mehr vorkontieren zu lassen, als dies bisher über die Vorlagen bzw. historischen Kontierungen eingerichtet ist. Ein Test im Echtsystem der Gemeinde ist bereits erfolgt.

Die weiteren Planungen für 2019 sind umfangreich. Sie sehen unter anderem vor, die kreditorische Ausrichtung auch auf debitorische Belege auszudehnen. Auf diese Weise sollen weitere Abläufe vollständig digitalisiert und gleichzeitig Kosten für Papier und Transport eingespart werden. Als großes Thema steht zudem die Prüfung und Realisierung des neuen Umsatzsteuergesetzes an, das aufgrund der aktuell verfügbaren Systemfunktionalitäten aber wohl reibungslos umzusetzen ist.

Überhaupt hat die Digitalisierung für die Karlsbader Verwaltung eine weitreichende Bedeutung, „obwohl wir uns hier oftmals im Spannungsfeld zwischen technisch möglichen und sinnvollen Neuerungen und den noch starren rechtlichen Vorgaben und bereits vorhandenen Systemen befinden“, so Martin Rank. „Hier gilt dann immer zu entscheiden, ob Bestehendes durch Neues abgelöst werden soll, auch wenn das vorhandene Verfahren durchaus gut und vielleicht sogar Vorteile gegenüber dem neuen hat.“ Die in Karlsbad praktizierte Vorgehensweise, regelmäßig zu prüfen, welche Prozesse digitalisiert werden könnten und dann das Kosten-Nutzen-Verhältnis abzuwägen, hat sich daher bewährt – und in den Verwaltungsabläufen zu wesentlichen Optimierungen geführt.